How to write an English email.09.6.26

WritinganEnglishEmail内容电子邮件的格式邮件正文的五C原则得到快速回答的几个因素十种主题邮件的常用句邮件技巧七种常犯的错误EMC秘书门事件电子邮件的格式①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②标题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。电子邮件的格式邮件正文的五C原则简洁原则（Conciseness）简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price：FOBShanghaiUSD96“PC.例3Hopeyoucanacceptit.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。邮件正文的五C原则准确原则(Correctness)由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。完整原则（Completeness）商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。邮件正文的五C原则清楚原则（Clarity）商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例1中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。礼貌原则(Courtesy）商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。例1Ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberoffourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces.例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。帮你得到快速回答的几个因素Brevity简练简短的电子邮件最有效。当我收到一封长达几页的电子邮件，我必须作出决定：我现在是否有时间来处理这封邮件？它是否很重要而必须回过头再来处理？能不能把它发给另外一个人呢？如果我不能对这几个问题作出肯定的回答，我将永远不会再回过头来处理这封邮件。你也许有很多信息要与人分享，但是通过电子邮件，你是在同时与很多人争取你的接收者的注意力。保持邮件的简明扼要是对别人的尊重，也不太可能给你的读者增加压力。辅助材料或其它重要信息可以附加上去，但是要与这些内容分开：你是谁，你的问题是什么，你想从我这儿得到什么。帮你得到快速回答的几个因素Context上下文收到很多这样的回复：你指什么？缺少上下文是问题所在。当你在问问题时，预先考虑到所有可能遗漏的细节，以免造成长期的反反复复。每当别人回复你的时候，你就站在了对方思路的线索背后了。尽你所能让你的电子邮件一次奏效。加标题，一个有意义的标题。一些最重要的邮件甚至都没有标题，因此而差点被错过了。不要用像“重要”或“Re:Re:Re:Re:Re“这样的文字浪费标题的空间。如果邮件中所谈的主题变了，改变标题使其匹配。记住，在邮件接收者的屏幕上，你的标题在同很多其它的标题争抢接收者的注意。守旧的电子邮件用户有这样一个倾向，在回复邮件时，他们去掉除了回复以外的所有内容。不要这样做。举个例子，如果你给我发送一封邮件，邀请我在一个会议上发言，我问发言的主题是什么，你可能只回复我这个主题，剪去了所有关于这个会议的细节。如果这时我忘记了你之前发给我的邮件，这就意味着我不得不重新翻出大量的电子邮件存档来找到最初的信息，弄明白你说的是什么。即使我还记得那封邮件，我手头上也没有了关于这个会议的详情。所以不要随便剪去邮件内容，让它一直向下延续。现在是二十一世纪，一封底部带有10k字节旧文字的邮件不会淹没你的邮箱的（每天两万封的垃圾邮件正在出色地完成这件事）。帮你得到快速回答的几个因素Somethingtoacton需要遵照执行的事情让你的要求更加清楚明白。你应该将他们剥离出来独立成句，前后留出空间，以便与其他信息区分开来。如果你写的是HTML格式的邮件，用破折号、星号和子弹号立出清单。封闭式（是或否，这或那）问题当然更好，开放式问题会让邮件变得很长很混乱，减少了总体的相关性，并且你可能会得到并非你期望的答复。不要给人误读你的理由。如果你在一个很长的段落后面才提出要求，或者很被动（“如果某人能......那将会是非常好的”），那么很有可能在最后被接收者错过。如果你发送一封邮件，你必然有你的目的，抓住它。一些例子：CanIcallyoutomorrowmorningat10amPT?HereismycontactinfoforyouraddressbookWouldyousendmeanylinksyouhavewhereIcanreadmoreaboutx?Wouldyouforwardthistopersony?I明天上午10点我能打电话叫你吗？这是我的联系信息，请记录到你的地址簿。我想更多地阅读一些关于x的东西，你能发给我你所有的链接吗？你能将这封邮件转发给y吗？帮你得到快速回答的几个因素Reasonableexpectations合理的期望值Adeadline最后期限十种主题邮件常用句[1]祝福[2]发起会议[3]咨询信息/反馈/建议[4]意见反馈[5]附件[6]列表[7]提出问题[8]提议[9]感谢信[10]道歉十种主题邮件常用句1.Greetingmessage祝福Hopeyouhaveagoodtripback.祝旅途愉快。Howareyou?你好吗？Howistheprojectgoingon?项目进行顺利吗？2.Initiateameeting发起会议Isuggestwehaveacalltonightat9:30pm(ChinaTime)withyouandBrown.PleaseletmeknowifthetimeisokayforyouandBen.我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空？IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。We'dliketohavethemeetingonThuOct30.Sametime.十月三十号（周三），老时间，开会。Let'smakeameetingnextMondayat5:30PMSLCtime.下周一盐湖城时区下午五点半开会。IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。十种主题邮件常用句3.Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknows.如果存取文件有任何问题请和我联系。Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.期待您的反馈建议！Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?你对计划方面有什么想法？下一步我们应该怎么做？Whatdoyouthinkaboutthis?这个你怎么想？Feelfreetogiveyourcomments.请随意提出您的建议。Anyquestion,pleasedon'thesitatetoletmeknow.有任何问题，欢迎和我们联系。Anyquestion,pleaseletmeknow.有任何问题，欢迎和我们联系。Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.有任何问题，欢迎和我们联系。Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.有任何问题，欢迎和我联系。Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!欢迎您的评论和建议！Pleaseletmeknowwhatyouthink?欢迎您的评论和建议！Doyouhaveanyideaaboutthis?对于这个您有什么建议吗？Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser'sbehavior.您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了！Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue.如果可以，我希望你能负责这件事情。十种主题邮件常用句4.Givefeedback意见反馈Pleaseseecommentsbelow.请看下面的评论。Myanswersareinbluebelow.我的回答已标蓝。Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.我就文档添加了一些备注，仅供参考。5.Attachment附件Ienclosetheevaluationreportforyourreference.我附加了评估报告供您阅读。Attachedpleasefindtoday'smeetingnotes.今天的会议记录在附件里。Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.设计文档在附件里，请评阅。Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedrelease