单据传递流程

单据传递流程为加强公司的业务单据传递管理，根据公司实际情况研究制定以下制度。一、公司单据传递时间：1、成品库、原料库仓管，采购入库，成品销售等公司当天出入库发生的所有单据应于当天下班前1小时内转给财务，紧急情况发生的单据应于办理出入库手续后立即转交财务，及出、入库可以同时转交入账。2、成品库生产入库单已转交财务，但相应的原料库入、出库单没转交到财务的，视为单据转交不及时，财务部门每天对单据传递情况进行统计，计入相关传递单据人员的绩效考核。二、公司单据传递过程及填写规范：1、外购货物到货由质量部验收合格后，原料库仓管称重并及时填写入库单，质量部和仓管签字确认转交采购人员，采购员当场签字并填写货物单价后由采购转交财务，同时仓库保管员应及时填写原料请验单转交质量部（特殊情况请验单日期应提前7天左右填写），如发现货物已出库到车间采购员还没有转交采购入库单的，视为单据转交不及时或无单据。2、已经办理入库的材料，车间或是其他部门领用必须拿有领料人签字的领料单，到仓库转交仓库保管员，保管员才能给予发货，发货后由仓库保管员在单据上填好发货数量并签字确认。没有领料单或者领料单上书写不规范的单据仓库保管员有权拒绝发货；车间在生产之后如有颗粒或没有使用完的材料，应及时退到原料库（车间不得暂存大量材料），并由仓库保管员接收称重填写退货单双方签字确认后方可离开，若发、退货而单据上没有相应人员签字的，视为不规范单据，财务有权给予处罚。3、质量部检验合格的成品，由车间包装组人员办理入库手续，成品库保管员验收数量无误后，车间人员配合把成品放到相应货架上，由成品库保管员开具成品入库单，车间交库人及仓库保管员当场签字确认后，即为入库完成。4、成品库保管员按照销售内勤出具的销售出库单上的品种、数量、批号等信息进行发货，发货后由成品库保管员和送货人员当场清点并在销售出库单上签字确认，即为发货完成，若货到对方出现不够情况，由送货司机负责，销售打单和成品发货均应以先进先出为原则，不得随意进行打单和发货。5、退货情况：如有退货现象，送货人员应到销售内勤处把所退货明细告诉内勤，打印相应退货单，司机拿着退货单及所退货物到成品库保管处交货，所退货物司机必须放置到成品库退货区并摆放整齐，成品库保管验收无误后，由成品库保管员和送货员签字确认后即为退货完成，仓库收到退货应及时通知质量部验货并尽快给出处理意见转给财务（应注明品名，退货原因，处理方法及处理时间），需要哪个部门处理的质量部应直接把处理意见同时下到处理部门，处理部门收到处理意见应在第一时间拿处理意见到成品库把所退货物领出进行处理并及时入库。6、送货人员或者司机在每次送完货后应及时把销售出库单回单转交销售内勤，如有退货做退货处理之后，销售内勤连同退货单审核无误后转交财务，当天发生的回单和退货单据销售内勤于软件系统核对无误后应于当天转交财务，最迟第二天上班9点之前送达财务（如遇特殊情况及时通知财务）。7、成本核算方面：生产部门在生产过程中发现货物损耗异常应及时通知财务，若因哪个环节单据转递不及时或其他原因，造成货物已入库成本无法核算的（或损耗超标导致成本异常的），财务有权制止成品进行销售，期间是哪个环节造成的损失由哪个环节承担。三、账务处理方面：1、各仓库管理员应按照当天所发生的单据当天登记账务及货位卡，做到账目清晰规范，账、货、卡三者数量相符，并与每周五、周六给把每周发生的出入库情况给财务部门对账。2、仓库保管员应见规范单据发货，无单据或单据不规范的不得给予发货。所有出入库单据必须双方当面签字确认，当时没有签字的事后不得给予补签。四、业务计划及账务方面：1、销售计划，销售人员余每月25号左右制定下月销售计划，分客户制定，定好后转给销售内勤、采购、质量、生产和财务各一份，采购根据销售计划来定合理采购计划（含采购价格），做到按需采购，转交财务审核，财务审核后的采购计划采购才可进行实际采购。2，客户往来账务方面，每月底最后一天财务把本月购、销情况导出发给采购、销售，在一周内跟客户对清楚后，回来跟财务对，时间最迟不得超过每月10号，若财务账务和采购、销售对好账务不符，由采购、销售部门承担。3，生产方面的计件产量应于每周三之前和财务核对上周产量，超过周三财务可以不予对账，造成工资发放不及时的由生产部经理承担责任。4，质量上每次给客户出具的质量检验报告及每周在车间检验成品时出现的不合格产品情况及时报告给财务，如发现没有报告的由质量部经理承担责任。5，行政考勤应做到及时准确，于每月10日之前做好转发财务。五、本规定从2015年2月1日期执行。公司不定时抽查，对没有及时登记账务的或者账目不清晰的、没有按照本规定办理出、入、退库手续、单据出具错误等的相关人员给予处罚并记入考核。若有以前规定于本规定冲突，按照本规定执行。