2009大众经销商年会接待方案

2009年一汽-大众经销商营销大会FAW-VolkswagenDealerConference2009接待执行方案君为传播ChinaKingwayLiveEventsDec15,2008PresentedbyChinaKingwayLiveEvents目录一．来宾邀请二．制证三．车辆服务四．酒店入住五．酒店内餐饮服务六．礼品来宾邀请PresentedbyChinaKingwayLiveEvents来宾邀请一．来宾邀请1.1经销商邀请工作流程1.2经销商及客人邀请分工1.3电子邀请函1.4电话预约来宾邀请1.5首轮信息整理、提交及回复1.6信息总表1.7正式电子版邀请函发送1.8航班信息及酒店信息1.9应急预案1.10挑战与应对PresentedbyChinaKingwayLiveEvents君为设计电子邀请函并与客户确认，同时取得邀请人员名单及人员更换原则排序整理人员名单及邀请分工将汇总信息提交客户确认电话邀请并与经销商预约时间发送电子邀请函与经销商电话沟通，确认是否收到电子邀请函/是否出席收集整理航班信息并安排酒店房间，提交客户确认电邮/电话/短信通知来宾具体的入住酒店信息再次邮件/电话/短信确认来宾及航班，汇总后调整酒店房间，并提交客户确认1.1经销商邀请工作流程出发前一天再次就航班及酒店入住信息短信温馨提示经销商PresentedbyChinaKingwayLiveEvents邀请人员分配结构示意图NSC1负责人：张楠NSC4负责人：刘哲/马彦NSC3负责人：姚远NSC2负责人：黄竞总负责：杨海丹•参会人数620人（其中经销商550人）•其中经销商名单由网络部提供，君为将配备4个工作小组分别管理四个不同的区域（每个区域2名负责人）根据名单进行整理同时与经销商分别联系；向网络部负责领导汇报与更新所有信息（前期每两日、后期每一日）。•按照人员名单创建联系人数据库，以汉语拼音的先后顺序进行人员排序以便会议期间的查询（机场接机、入住酒店、用餐、晚宴入场和机场送机），制作信息总表及分类表。1.2经销商及客人邀请分工组长：黄竞组长：姚远PresentedbyChinaKingwayLiveEvents尊敬的董事长（总经理）：一汽-大众公司诚挚邀请阁下出席“2009年一汽-大众经销商合作伙伴大会”，届时我们将与您共同分享一汽-大众2008年所取得的成就，并迎接充满机遇与挑战的2009年。时间：2009年1月9日–11日星期五-星期日活动安排：1月9日15：00前抵达广州、酒店入住、颁奖晚宴1月10日商务会议1月11日返程注意事项：1.请经销商伙伴董事长或总经理亲自出席此次大会。2.由于酒店房间数量有限，恕不能邀请更多人员参会。3.由于1月9日晚6点将举办颁奖晚宴，请各位董事长或总经理于1月9日15点前到达广州机场。4.由于本次活动有颁奖晚宴和商务会议，请着正装出席。回执您是否能够出席此次大会，是否您的来程航班时间：航班号：您的返程航班时间：航班号：1.3电子邀请函-内容(草案)PresentedbyChinaKingwayLiveEvents1.3电子邀请函-视觉设计PresentedbyChinaKingwayLiveEvents•首先以电话的形式对一汽-大众经销商发出邀请并预约时间。•MIP和VIP的参会人员由市场部直接发出电子邀请函；•君为专业接待小组将用电话邀请各位经销商；•认真核实每位受邀人员的回复情况，在总表中详细体现，避免出现差错。1.4电话邀请PresentedbyChinaKingwayLiveEvents根据首轮电话的沟通与确认，君为整理出一个来宾邀请的总表，涵盖所有客人的首轮确认情况，提交给网络部，已确认的客人随后发出书面邀请函，未联系上的继续联系，更换的客人提交给网络部确认，确认后给予答复。网络部确认可以来的客人，随后发出邀请；网络部确认不可以来的客人，电话回复客人。1.5首轮信息整理、提交及回复PresentedbyChinaKingwayLiveEvents•接待小组将设立五部专线手机，早上9点到晚上6点之间与被邀请的客人打电话沟通并确认（避免太早或太晚影响客人休息）。五部手机确保24小时开机以备客人随时电话咨询。•电话确认反馈：在邀请名单中做详细的标注(确认参加、不参加、未接通/未接)，对于没有通话成功客人的继续联络，直到联系到为止。电话邀请内容样板大纲：“某某董事长/总经理您好，我是一汽-大众经销商合作伙伴大会会务组的XXX,我代表一汽-大众邀请您参加‘2009一汽-大众经销商合作伙伴大会’，大会时间定在2009年的1月9日到11日。请您预留这段时间，稍后我们会将电子版的正式邀请函发送给您，具体事项您看我们是跟您联系还是和您的秘书联系比较方便？”回答如果跟本人联系：“您能把您的个人邮箱发给我吗？”回答如果跟秘书联系：“您能把您秘书的姓名、电话告诉我吗？”谢谢您！打扰了。1.4电话邀请PresentedbyChinaKingwayLiveEvents1.5信息总表姓名所在城市单位身份（投资人/总经理/获奖者/代表/内部人员）性别身份证号手机座机邮箱邀请状态（来/不来/待定）食物禁忌来程航班返程航班酒店房号备注信息总表将包括以下内容：PresentedbyChinaKingwayLiveEvents1.9应急预案•出现临时增减邀请人数情况，君为会及时更新人员名单并通知客户和酒店方；•邮件和电话都无法取得联系的客人，君为会及时通知客户；•为了防止垃圾邮件堵截而导致客人收不到电子邀请函，君为在发邮件时设置对方查阅邮件通知功能。PresentedbyChinaKingwayLiveEvents1.10挑战与应对1.通过经销商名录中的联系方式与经销商无法取得联系；2.经销商迟迟不确定是否参会及行程；3.经销商换人参会但没有通知会务组；4.经销商到达广州在没提前通知的情况下增加参会人员；PresentedbyChinaKingwayLiveEvents上海办公室Tel:[phone]Fax:[phone]RoomF,29/F,NewShanghaiInternationalBuilding360,PudongSouthRd.Shanghai200012谢谢!北京总公司Tel:[phone]Fax:[phone]A2-3-A2301,ZhaoWeiHuaDengMansion14,JiuxianqiaoRd.ChaoyangDistrict,Beijing100016