公司行文规范--(含发文通知、全套文控表格)

X-X-X-X-X-X-有限公司X-X-字[2018]001号关于发布《公司标准行文规范》的通知公司各部门：为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布，强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化，有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策，确保政策指令畅通，确保各项工作的落实。根据母公司Y-Y-Y-Y-Y-有限公司的相关制度结合公司的实际情况，经总经理办公会研究决定制定《公司标准行文规范》。望公司各部门组织相关人员学习，掌握行政公文的拟定和发布的基本要求和流程，提高日常的行文工作效率。附件：《公司标准行文规范》（共9页）X-X-X-X-X-X-科技有限公司二〇一八年十月二十三日主题词：行文规范通知密级：一般签发：xxx主送部门：公司各部门抄送部门：发文部门：行政部校对：印发分数：10份X-X-X-X-X-X-科技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》XX-AD-01-2018第1页/共11页附件：公司标准行文规范1、目的为规范公司各类通知、通告、制度、决议等行政公文的拟定、批准和发布，强化各部门公文处理的标准化、规范化、制度化，有利于公司更好的实施管理、处理公务、沟通信息、联系事务和传达公司决策，确保政策指令畅通，确保各项工作的落实，制定本规范。2、范围本规范适用于公司各种规章制度、及对内对外发文的编制格式（包括：标题、正文、落款、附录）、审核、批准、发放、归档等文件管理要求。3、职责3.1公司行政部负责文件的归口和管理，为内部行文统一编号、打印、发放和归档。3.2各部门领导负责组织本部门行文的拟定。3.3各部门分管领导负责本部门对内、对外行文的审核。3.4总经理负责对内、对外行文的签批。4.行文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。4.1各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；4.2公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；4.3公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。5、行文定义5.1规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；5.2请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；5.3报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；5.4通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；5.5通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；X-X-X-X-X-X-科技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》XX-AD-01-2018第2页/共11页5.6通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；5.7决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；5.8决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；5.9函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；5.10会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；5.11说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；6、行文格式6.1正文内容（1）公司统一文字排版上边距为2.5cm,下边距为2.2cm，左右边距为2.4cm，表格排版上下左右边距为2cm；（2）文字版头标题为黑体加黑、小二号字体、居中，正文为仿宋、四号或小四号字体；表格版标题为宋体加黑、二号字体，表内文字为宋体、五号字体；（3）文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；（4）文本中所有的符号、数字、英文均选用TimesNewRoman体；6.2页眉页脚：对内行文首页页眉第一行“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”等线加粗、50号字体并居中，单倍行距段前断后0.5行；第二行“X-X-字[年号]XX号”仿宋-小三号（序号为TimesNewRoman）加粗；次页眉靠左“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”，“文件名称”居中，“文件编号”靠右(编号格式见本规定或附录一)；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“X-X-X-X-X-X-科技有限公司”；页脚同对内行文；6.3落款为四号或小四、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；6.4附件发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；7、行文要素X-X-X-X-X-X-科技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》XX-AD-01-2018第3页/共11页7.1标准发文即为红头文件的形式，除第六条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：文件按密级分为“普通”、“秘密”、“机密”三级；普通指在工作当中随时让员工可以借阅、查看、了解的文件资料；秘密指在一定的时间和范围内，需加以限制、保护，避免外界知悉的保密性文件资料；机密指关系到公司的利益，依照公司的规定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的保密性文件资料；涉及公司保密的文件应当标明密级，其中秘密、机密文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；文件按紧急程度分为：“急件”、“一般”；急件需立即办理；一般文件可根据岗位工作进展调整办理时间；发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：XXXX[20XX]XX号（字体：宋体；字号：5号，其他符号：用TimesNewRoman体，5号）各部门发布公文时，应向行政部申请文件编号；2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；3、所有发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页页脚居中。7、发文管理7.1发文按照编制→审核→批准→发放/存档→学习与执行→作废的程序进行管理。7.2文件编制、审核、批准流程：制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政部发布；通知、通报、通告、决议、决定→行政部编制→主管领导审批→行政部发放；会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政部存档。7.3公司内部行文，各项规章制度扫领导批复分别属、机密、秘密范围；相对于通知、通报、通告、决议、决定等无须全员查阅但当下一段时间内比较重要的，应以红头文件的形式；7.4对于公司出台的各项制度、通知、决定等，公司行政部对生效公文（加盖公章）进行签字留存；7.5公文作废时，需向总经理进行申报请示，获批后，进行统一整理销毁；8、其他注意事项8.1所拟稿件的密级等级（见公司保密制度），应先通报总经理进行初步定级；X-X-X-X-X-X-科技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》XX-AD-01-2018第4页/共11页8.2公文在讨论期间需要打印时，均应先用已单面使用过的废弃纸张，包括呈送公司相关领导的纸质文件。附1部门文件编号规则：附1.1编码格式附1.2文件类型识别序号文件类型类型识别序号文件类型类型识别1行政管理AD5市场管理MS2人事管理HR6技术管理TM3采购管理PM7安环管理SE4财务管理FD8质量管理QA附2行文正文格式：附2.1请示/报告格式附2.2行文通知/决定附3行文流转表格：附3.1X-X--MR-8.3-01-2018（1.0）《受控文件一览表》附3.2X-X--MR-8.3-02-2018（1.0）《文件审核表》附3.3X-X--MR-8.3-03-2018（1.0）《文件发放回收登记表》附3.4X-X--MR-8.3-04-2018（1.0）《文件更改申请书》附3.5X-X--MR-8.3-05-2018（1.0）《文件更改登记表》附3.6X-X--MR-8.3-06-2018（1.0）《文件归档登记表》附3.7X-X--MR-8.3-07-2018（1.0）《文件借阅登记表》附3.8X-X--MR-8.3-08-2018（1.0）《文件复印登记表》附3.9X-X--MR-8.3-09-2018（1.0）《受控文件销毁登记表》□□□□-□□-□□-□□□□文件版本号文件序列号（按需要设置）文件类型识别公司识别（X-X-）X-X-X-X-X-X-X-技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》X-X--AD-01-2018第5页/共9页附2.1请示/报告关于××××的请示/报告（请示领导）正文妥否，请批示。部门/姓名年月日主送：抄送：附2.2行文通知/决定X-X-X-X-X-X-X-有限公司X-X-字[20XX]XXX号关于*****的通知/决定正文X-X-X-X-X-X-科技有限公司年月日主题词：任职决定密级：签发：主送部门：公司各部门抄送部门：X-X-X-X-X-X-X-技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》X-X--AD-01-2018第6页/共9页发文部门：校对：印发分数：附3.1受控文件一览表（格式）X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-01-2018（1.0）受控文件一览表序号文件名称文件编号版次受控状态来源备注附3.2文件审批表（格式）X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-02-2018（1.0）文件审批表文件名称文件编号文件性质受控（）非受控（）目的及适用范围：编制依据：主要内容：编制人/日期:审核意见审核人/日期X-X-X-X-X-X-X-技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》X-X--AD-01-2018第7页/共9页X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-02-2018（1.0）文件审批表批准意见批准人/日期实施日期附3.3文件发放回收登记表（格式）X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-03-2018（1.0）文件发放回收登记表附3.4文件更改申请表（格式）X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-04-2018（1.0）文件更改申请表申请部门拟更改文件名称申请人拟更改文件编号更改理由更改内容申请人：日期：审核意见：审核人：日期：序号文件编号文件名称分发号发放登记回收登记部门签收日期部门签收日期X-X-X-X-X-X-X-技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》X-X--AD-01-2018第8页/共9页X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-04-2018（1.0）文件更改申请表批准意见：批准人：日期：X-X-X-X-X-X-X-技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》X-X--AD-01-2018第9页/共9页附3.5文件更改登记表（格式）X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-05-2018（1.0）文件更改登记表文件名称文件编号修改内容修改前修改后执行日期编制人日期批准人日期审核人日期发放人日期接收人日期接收人日期归档人：归档日期：附3.6文件归档登记表（格式）X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-06-2018（1.0）文件归档登记表序号文件编号文件名称份数归档人接收人接收日期备注X-X-X-X-X-X-X-技有限公司X-X-字[2017]001号《公司标准行文规范》X-X--AD-01-2018第10页/共9页附3.7文件借阅登记表（格式）X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-07-2018（1.0）文件借阅登记表序号文件名称文件编号类型借阅人部门批准人借阅日期发放人回收日期回收人附3.8文件复印登记表（格式）X-X-X-X-X-X-有限公司文件管理XX-MR-8.3-08-2018（1.0）文件复印登记表序号文件名称文件编号复印人部门用途批准人复印日期备注附3.9受控文件销毁登记表（格式）X-