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焦桥镇中心小学关于印发规范各类行文书写格式的通知各办公室:近年来,我校语言文字规范化工作有了进一步的发展,师生语言文字规范化意识和水平不断提高,师生普通话和校园用字更加规范。但是,目前我校的工作计划、工作总结、报告存在着很多不规范的现象。为了进一步提高老师们语言文字规范化水平,根据邹平县汉语言文字工作委员办公室要求,现对学校公文类行文主要格式及要求给予原则上的规定并通知如下:一、公文文号的正确使用印发公文时,年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择),而不应该用小括号“()”或中括号“[]”。副科级以上单位有资格发公文。如:邹教语委发(2009)5号(不规范)邹教语委发[2009]5号(不规范)邹教语委发〔2009〕5号(规范)二、标题的要求(一)正文必须要有标题(封面除外)。标题使用二号小标宋体字。不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。(二)标题字数较多时,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当,不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形,避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。(三)标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外,一般不用标点符号。如有副标题则回行居中,字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用()括住,字体使用四号楷体,单位名称与时间间隔两个空格,时间使用数字形式,如:(焦桥镇中心小学2012年3月11日)三、正文的要求(一)正文要与标题隔一行。(二)正文使用三号仿宋体字。每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号黑体,二级标题使用三号楷体,三级标题使用三号仿宋体加粗,四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。(三)全文层次序号的使用1.第一层为“一、”,以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。2.第二层为“(一)”,以下可排(二)(三)(四)等,此序号是从插入中的特殊符号里选择,不采用输入法输入,括号后面不得添加任何标点。3.第三层为“1.”1后面添加的是圆点,而不是顿号或句号。以下可排2.3.4.5.6.7.等。4.第四层为“⑴”,此序号是从插入中的特殊符号里选择,不采用输入法输入,括号后面不得添加任何标点。⑴以后可排⑵⑶⑷⑸等。5.第五层为“①”,此序号是从插入中的特殊符号里选择,圆圈后面不得添加任何标点,①以后可排②③④⑤⑥等。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。(四)行文格式的要求1.每个自然段的首行必须左空两格(包括序号)。一级标题前面不空格。2.请示、报告、通知等有称谓的,文章的第一行称谓须顶格。(五)正文中如有引用的内容则必须准确无误,必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题,后引发文字号。引用公文标题使用简称时,先用全称,并注明简称。(六)正文如有附件,应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。四、正文中一些主要标点符号的使用(一)破折号,行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号,破折号的长度为两个汉字的长度,例“——”,而不是数个短横,例“——”。(二)连接号,相关的时间、地点或数目之间用连接号,表示起止。学校计划、总结中使用到的主要有以下情况:1.表示时间起止的,学期工作计划、总结中学年度中的连接号“—”是两个字符的长度,也就是一个汉字的长度,不是两个短横或其它。2.表示数目的,用阿拉伯数字表示数值的范围,例如:总结、计划中出现的“0~3岁婴幼儿”,0和3之间应用浪纹线。3.表示地点的,例如:邹平——焦桥,是两个汉字的长度。(三)省略号,省略号的形式为“……”,六个小圆点占两个字的位置,不是六个小短横。(四)标点符号的位置1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置,居右偏下,不出现在一行之首。2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末,后一半不出现在一行之首。3.破折号和省略号各占两个字的位置,中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置,这四种符号上下居中。(五)页码用四号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条四号一字线。单页码居右,双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。五、文章中数字的使用(一)使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方,所表示的数目又比较精确时,均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如:2012年3月11日500克20支等。(二)使用汉字。根据国家有关标准,凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字,必须使用汉字。如:星期六二万五千里长征第四方面军一二〇师“十一五”计划零岁教育等。(三)应当使用国家法定计量单位。六、汉语拼音注音字母的正确使用(一)大小写:句子的首字母大写;诗行的首字母大写;专有名词每个词首字母大写;标题、标语可以全部大写。(二)分连写:词内连写,词间分写。以标语为例:“公共场所请勿吸烟”GONGGONGCHANGSUOQINGWUXIYAN以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注,不规范。以下标注规范:“公共场所请勿吸烟”GONGGONGCHANGSUOQINGWUXIYAN七、封面和成文结尾时间的汉字写法(一)正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间政府系统一般使用汉字,党群系统使用阿拉伯数字。(二)时间使用汉字的规范写法,如:二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字,可从插入中的特殊符合里选择,是正圆,不是椭圆,不是阿拉伯数字0,必须拼写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用,不能写成二00九年。(三)其他不规范形式,如:二〇〇九年6月或2009年六月。(四)成文时间及文中不能拼写成大写的汉字,如:贰零零玖年玖月玖日。八、落款及时间(一)正文结尾要有单位名称(全称或规范简称)。单位名称一般在正文的右下方适当的位置,右空两格。如全称:焦桥镇中心小学,简称:焦桥中小。(二)时间在单位名称的下一行,右顶格。(三)落款多个单位时,应该每个单位占一行,两端对齐。(四)正文标题下已经书写单位名称和时间的,结尾不再使用落款和时间。九、公文中纸张及印章的正确使用公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm*97mm),左侧装订。版式通用word,页边距上下2.54厘米,左右2.7厘米,行距一般为固定值30磅。如有特殊要求,另行处理。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。焦桥镇中心小学二○一二年三月十一日
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