2.公文处理规范培训

公文处理规范培训2011年3月综合部Page2公文处理工作原则公文处理工作常识常见问题剖析目录Page3公文的作用在公司运营管理中发挥着重要的信息沟通作用传达国家机关、上级单位的政策、要求向国家机关、上级单位请示、报告重要事项指挥生产，沟通情况，商洽业务体现自我综合素质的重要载体文字表达能力是个人综合能力的最好表现个人通过公文可以表达组织意志，行使组织职能Page4公文处理工作原则坚持少而精的原则，注重效用言简意赅，减少关于重要性或意义的论述，不“穿靴戴帽”从工作实际出发，意图清晰，主旨明确事前充分调查研究，注重行文的指导性、针对性和可操作性精练扼要实事求是严格执行保密法律、法规，确保国家秘密的安全遵守公司保密工作规定，保守商业秘密安全保密Page5公文处理工作原则公文处理工作常识常见问题剖析目录Page6公司常用公文种类↓平行文、下行文↑上行文报告请示通知通报决定批复函会议纪要意见Page7公司常用公文用途发布制度，布置工作，转发文件/表彰先进、批评错误，传达工程进度、网络运行、业务经营等工作进展答复下级单位的请示事项向平行和不隶属单位商洽工作、询问事情、征求意见、答复问题、请求帮助或进行告知等。必须为“一事一函”记载和传达公司会议主要内容和议定事项。“向下指导，平行交流”通知/通报批复函会议纪要部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）汇报工作开展或者完成情况部门或个人向公司领导或者上级公司（部门）征求决定性意见。必须为“一事一请”，不得多头请示报告请示Page8OA文体格式套用公司发文公司通知公司发函OA文体格式套用公文请示、报告、通知（报）、批复等业务通知函呈批件会议纪要……OA文体格式套用公文请示会议纪要…………对内、业务通知用“公司通知”,但无法发到省公司对外、重要事项通知用“公司发文”，可以发送到省公司对内、一般事项请示用“呈批件”，可发到省公司，但一般不发外单位对外、重大事项请示用“公司发文”注意Page9公文基础知识通知（通报）事由主干结尾表明发文缘由、目的。例：“为了……”、“根据……文件精神”。陈述通知的具体事项，分类分条讲明内容。例：一、活动开展时间；二、活动开展地点；三、活动开展方案；（一）参与人数：……（二）具体步骤：……明确要求，强调意义，提醒告知。例：“希望相关部门……。特此通知。”Page10公文基础知识请示事由主干结尾提出请示依据，直叙请示要求。例：“为了……，根据……文件精神，我部门拟实行……计划（开展……活动）。”陈述请示的具体事项，讲明其他部门配合要求、所需资源（金）、所需授权、预期效果等。例：一、内容1：费用为……；二、内容2：授权签定合同……；三、内容3：活动开展方案为……；四、内容4：预计产生……效果。简单结尾。例：“（以上请示）当否，请批示。”Page11公文基础知识报告情况结论建议提出事件由来，叙述发展经过，分析针对性问题。例：“根据…文件精神，我部门自…起开展…活动。首先，精心组织，广泛动员。……；其次，扎实开展，层层推进。……；最后，取得实效，……。”得出明确结论，总结经验教训。例：“经过为期三天的实地检测，专家组一致认为设备可以投入使用。”可以省略，直接结尾。例：“特此报告”也可以提出改进措施、建议意见等。例：“为了彻底解决调查中出现的问题，我们建议：一、…；二、…。”Page12公文基础知识函情况要求结尾简单介绍背景情况，表明来意。例：“我公司是…企业，因近期业务拓展，特向贵公司征求关于…产品的意见”商洽、咨询、答复的事项和问题，提出希望和要求。例：“请贵公司就…事件做出合理解释”，“请贵公司尽快传真报价”。表明敬意、谢意或诚意，紧接结束语。例：“对于贵公司的配合我方将万分感谢”，“特此函达”。若需回复，则为“此函盼复”。若答复对方，则为“特此函复”。Page13公文基础知识会议纪要概况内容结尾写明会议召开的时间、地点、人物、议程、总体情况等。例：“2010年11月11日，公司在…召开…会议，各部门及分公司分别汇报了近期工作和专题分析，公司领导就下阶段工作做了具体布置。”综合总结会议内容、达成共识、领导指示等。例：“一、设计方案通过初审；二、根据…协议，请…公司…。”写明会议主持、与会人员、记录整理人员。例：会议主持：***与会人员：***、***、***记录整理：**Page14OA发文“稿纸”的三大件——稿纸头部填表的总体要求：每个表单选项需逐一填写，不忽略、不随意空白稿纸正文稿纸头部稿纸尾部Page15公文标题的一般写法公文标题中除书名号外，一般不用标点符号例：关于“十·一”国庆节放假的通知关于国庆节放假的通知关于表彰2005年先进集体、个人的通报关于表彰2005年先进集体和个人的通报关于本地传输工程（二期）的立项请示关于立项建设本地传输二期工程的请示注意例：关于9月份互联互通工作情况的报告关于进一步加强车辆安全管理的通知发文事由公文种类+发文机关发文事由公文种类++完全式：（对外）省略式：（对内）例：无锡分公司关于9月份互联互通工作情况的报告Page16主送、分送与抄送抄送性质相同的单位之间用中文顿号间隔，性质不同的单位间用中文逗号相隔单位名称及排序按公司oa设定的组织机构规范；涉及县公司的，约定为“江阴、宜兴分公司”形式：例：市场部、集团客户部，江阴、宜兴分公司主送分送主送单位指需要办理文件事项的部门或单位抄送指需要阅知的单位及领导；会议纪要中未参加会议单位分送在会议纪要文体中指参加会议的各方抄送单位需按照“先外后内”的原则：外单位，公司领导，各分公司，各部门主送后面不需要跟冒号（系统自动生成）注意Page17其他表格选项主办部门信息：请完整填全，拟稿人联系电话写11位号码发文机关：全称或规范简称，联合发文写公司全称：“中国移动通信集团江苏有限公司无锡分公司”秘密等级：一般或秘密，不使用机密、绝密紧急程度：一般或急件，慎用特急正确选择公文类型和公文去向Page18OA发文“稿纸”的三大件——稿纸正文稿纸正文稿纸头部稿纸尾部Page19正文的规范要求仿宋3号字，黑色，不加重；段首空2字，1.5倍行间距。（格式自动处理宏）正文词句不能加粗或加下划线所有正文均需在MicrosoftWORD中排好版，再复制（Ctrl+C）入OA稿纸原则上正文中不插入表格（应做附件）正文内容中无需落款单位和时间，也不要写主送单位(系统自动生成)。视具体文种，用“特此通知。”、“特此报告。”、“当否，请批复。”等为正文结尾；没有“特此纪要”的说法文字要求文通字顺，内容严谨，表述简洁,标点准确格式要求Page20正文相关注意点段落序号的标注引用外部文件的方法一、……（一）……1.……（1）……二、……普通格式错误格式正确格式根据江苏移动市[2008]91号《……》的精神根据《……》（江苏移动市〔2008〕91号）的精神第一章总纲第一条……第二条……第二章……第三条……“章断条连”除了成文日期、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应用阿拉伯数字。例：二十一世纪，90年代，十七八岁数字的使用Page21OA发文“稿纸”的三大件——稿纸尾部稿纸正文稿纸头部稿纸尾部Page22OA拟稿注意事项什么情况下需添加附件？上报、下发自成体系的文件（规章或制度或报告）特殊格式的内容（表格、彩色文字强调等）避免正文冗长的补充说明（表彰名单、报表等）行文格式OA格式里有一栏“附件”需要填写内容：1.2.正文结束后，在“特此通知”下方空两格写明：附件：1.2.附件文件的格式要求附件只能为word、excel、ppt、pdf、jpg等几种格式不得采用音频、视频、压缩包、电脑软件等格式Page23公文流转流程对外行文流转发文拟稿中心审核部门审批部门会签综合部秘书核稿部门会签领导签发公司发文（函、纪要）办公室秘书分发综合部主任核稿省公司外单位各部门分公司Page24公文流转流程对内行文流转公司业务通知发文拟稿中心审核部门审批部门会签综合部核稿部门会签领导签发综合部秘书分发省公司外单位各部门分公司Page25公文流转流程呈批件呈批公司领导呈批省公司发文拟稿中心审核部门审批部门会签部门会签综合部核稿领导签发综合部秘书分发省公司综合部核稿领导签发综合部秘书分发省公司Page26公文处理工作原则公文处理工作常识常见问题剖析目录Page27标题常见错误“请示”的标题中不应再出现“请、申请、恳请、请求批准、希望、要、要求”等词汇例：关于恳请协调空运抗震救灾移动通信设备的请示关于协调空运抗震救灾移动通信设备的请示标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号例：关于财务集中管理工作实施情况的通报（十三）关于2月份财务集中管理工作实施情况的通报例：关于申请增加我公司移动用户号码的请示关于增加移动用户号码的请示Page28正文常见误区（1）在批复、通知中出现“拟”字如：经研究决定，拟在全区开展。。。。。（到底有没有决定？）又如：《关于。。的批复》中，“建设规模：在清扬路东侧拟建设……管道3公里……。”正文提到的公司名称错误正确的全称为：中国移动通信集团江苏有限公司无锡分公司正确的简称为：中国移动江苏公司无锡分公司正文内小标题随意加粗加颜色原则上正文不应加粗和添加颜色。如有特别强调需要，建议将正文主体内容做成附件。Page29典型问题：请示与报告不分报告请示性质陈述性恳请性目的告知获取时限事中、事后事前内容涉及多方面一文一事兼容性不可含请示事项可含报告事项报告与请示的区别Page30正文常见误区（2）正文标点符号中英文混用，还有用两个“”号自己组合成书名号的。要上报省公司的文件误使用“公司通知”文体，导致无法提交。正文结构有头无尾、无头无尾、虎头蛇尾等问题。（开头常以“为……”；“根据……”等开头，末尾通常以“特此通知。”、“特此报告。”等结尾）Page31问题案例行间距不等，缺段首空格外部文件引用问题Page32问题案例又如：……根据《江苏移动市通〔2009〕80号》文……正确格式：根据《……》（江苏移动市〔2008〕10号）Page33问题案例部门名称、排序不规范公司通知误以部门语气正式通知出现“拟”字Page34问题案例这里不能加”请示”2字批复中不要使用”拟”字Page35问题案例“附件”需要填写内容：1.2.单位名称及排序按公司OA设定的组织机构规范，性质相同的单位之间用中文顿号间隔，性质不同的单位间用中文逗号相隔附件：1.2.Page36问题案例日期需规范，会议纪要不能以部门语气段落格式：一、……（一）……1.……（1）……二、……Page37笔下有财产万千笔下有人命关天笔下有是非曲直笔下有毁誉忠奸共勉