漫谈机关文稿写作

漫谈机关文稿写作一、机关人员应具备一定的文字功底机关文稿是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。《现代汉语词典》对“公文”的解释为：“机关相互往来联系事务的文件。”2000年8月国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》对“公文”的定义是：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”三国时期魏文帝曹丕在著名的文学评论书籍《典论》中说：“文章乃经国之大业，不朽之盛事”。南朝梁代文论家刘勰在《文心雕龙》中也说“章表奏议，经国之枢机”。这里的“章表奏议”指的都是公文，“经”是管理的意思，“枢机”是指朝廷的重要职位或重要机构。可见，自古以来，公文写作和公文处理机构就在治理国家、管理社会中占有重要地位。作为机关工作人员，不管具体从事何种业务，都应具备一定的文字功底，都要了解和掌握机关常用文稿的基本格式、基本写法和行文规则。二、起草机关文稿关键是要肯于吃苦一要肯于吃苦，文字工作是一件苦差事。二要注意做个有心人（善于积累：积累理论功底、文字资料和相关素材；积累面上工作情况和重点工作的进展情况；积累领导的意图和思想火花）。三、要掌握机关文稿的外在格式。主要以机关公文为例，其它文稿可参照。1、纸张：一般A4纸。2、字体：大标题用2号小标宋，正文用3号仿宋，内文小标题用3号黑体，一般每面22行，每行28个字。3、印刷要求：版面要干净，版心不斜，正式公文要求双面印刷。为了方便阅读，一般单页码居右空l字，双页码居左空1字（一般性材料也可居中），页码左右各加一条一字线。注意：页码只标识到公文主体部分结束的那页，空白页和空白页以后的页(包括印有版记的那面)不标识页码。这样做，是为了防止在空白页私加文字。如果想在主体部分之后私加文字，就需要在该页标识页码，这样，假公文就会露出马脚。4、装订要求：两页以上必须装订；左侧装订；骑马订或平订的订位均为两钉钉距外订眼距书芯上下各四分之一处，允许误差±4mm。5、正式公文一般包括眉首、主体、版记三部分（即公文的头、身、脚）：☆眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。（1）公文份数序号即每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识于左上角第一行，一般带有密级的必须标注序号，其他的可编可不编。（2）秘密等级和保密期限秘级分绝密、机密和秘密三种，紧急程度分特急、急件两种，分别顶格标识于右上角第1行，如同时标注秘级和紧急程度，则密级在上、紧急程度在下。（3）发文机关标识即人们通常所称的“红头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。注意：联合行文时必须把主办机关排在前边，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。（4）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字包括发文机关代字和主办部门代字两部分。如洛阳市政府文件的代字有“洛政”、“洛政文”、“洛政办”、“洛政土”等，“洛”代洛阳，“办”、“土”代主办这份政府文件的政府办公室、土地部门。机关代字主要是为了知道文件的主办部门是谁，便于分办、查询和归档。有的文件机关代字有七八个之多，可能各有所代的层次，但尽量以简化为好。年份要用全称，不应简化，如“87”、“93”等均属标识不正确。年份应用六角括号“〔〕”括起。注意：六角括号不是数学公式的中括号，二者形状略有不同。因为其它文件引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“()”括起，如果年份用中括号，就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。序号是发文的流水号。只要是同一发文形式，不论哪个部门主办，都应统一按顺序编号。编号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字，主要是为了减少发文字号的字数。（5）签发人上报的公文特别是请示件，必须标识签发人姓名。当标识签发人姓名时，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名按发文机关顺序依次排列（竖排）。☆主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章等。（1）公文标题红线下空2行居中排布。难点是在回行时不仅要排列对称美观，而且不能把完整的词拆开，做到词意完整，排列对称，间距恰当。注意：A：不管前边标识有多少，主办机关有多少，首页都必须显示正文，这是原则，任何情况下不能违反。B：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（2）主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各县（市）区人民政府”。注意：A：主送机关过多需回行时，仍然要顶格。B：如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可以将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上。（3）公文正文即公文主体部分，要注意三点：A：数字、年份不能回行。B：公文的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。C：公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数以及在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它均应使用阿拉伯数字。（4）附件公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断前后意思，造成阅读上的不便。这时要从正文中抽出，作为附件单独表述。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。附件在正文下空l行、左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，应使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××”)。注意：A：附件名称后不加标点符号。B：附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”，有序号时标识序号。C：附件序号和名称前后标识应一致。如果前后不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了应有的的效力。（5）成文日期与印章成文日期是公文生效的时间。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。注意：成文日期用“大写”书写，不能用阿拉伯数字。规定零(零散的零)要写成英文字母“○”，是因为“零”与汉字的繁写“壹、贰、捌”是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外，不加盖印章的公文应视为无效。◇单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，然后在日期上加章。成文日期一般右空4字。印章必须端正、居中，一般有两种加盖方式：一种为“下套”方式，适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是：印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。之所以这样规定，一是显示印章的庄严性，特别是完整地显示国徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因图案或文字压在成文时间上而难以辨认。另一种为中套方式，适用于印章下弧有文字的印章(部门印章或专用印章多是这种样式)，这时印章中心线要压在成文日期上。◇当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7个字的位置；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。◇当联合行文需加盖3个以上印章时，必须署发文机关名称(可用简称)，印章加盖在机关名称上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，要居中排布。之所以这样做，是因为三个以上单位联合行文，会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上，形成至少有一个以上的印章是空白印章。出现空白印章，就等于把单位印模送给了所有收文对象，极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章，就规定：所有的行文单位都要署单位名称，将印章加盖在单位名称上，这样就不会出现空白的印章。注意：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，务使印章与正文同处一面，不得采取过去常用的标识“此页无正文”的方法，这样做也是为了防止在空白页私加文字。☆版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。（1）主题词标注主题词是为了揭示公文内容，便于公文检索查询。政府系统的公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。注意：A：主题词顶格标注；B：每个词目之间不加顿号、空1字。（2）抄送机关抄送机关的标识要注意三点：一是抄送机关居左空l字，这与主题词顶格标识不同。二是回行时与上一行对齐，这与标题之下的主送机关回行时仍顶格不同。三是抄送机关之间用逗号隔开，最后要标注句号，这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他机关。（3）印发机关和印发日期印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公室或文秘部门。一般印发机关左空l字，印发日期右空1字。四、要善于总结规律，把握机关文稿的一般模式什么事都是有规律可循的，机关文稿写作也不例外。各个种类的机关文稿都有其相对的模式和套路，掌握了这些基本模式、基本规律、基本要求，我们就会事半功倍。对于不是专门从事文稿写作的机关人员而言，掌握了这些基本套路，应付个一般性的写作任务也就足够了。所谓机关文稿，大体可分为四大板块：一是机关公文；二是机关常用文稿；三是调研报告；四是领导讲话稿。★关于机关公文，2000年8月国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》中共为13个种类。分别是：1、命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。2、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。5、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。7、议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9、请示适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复适用于答复下级机关的请示事项。11、意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。★关于机关常用文稿，主要包括工作总结、述职报告、汇报材料，以及各种礼仪类文稿等。★关于调研报告，也可细分为反映情况型、总结经验型、决策建议型等。★关于领导讲话稿，我在《政府系统常用文稿写作》一书中，把讲话稿分为8大类：法定程序型、工作部署型、传达贯彻型、总结表彰型、纪念庆祝型、报告汇报型、座谈研讨型、仪式礼仪性型。之所以把机关文稿分为上述四大块，每块又细分为若干小类，主要是告诉大家，机关常用的文稿实际上就这么多，并且每一个小类都有相对固定的写作模式，只要大家对每一类都找出一个范例，细心钻研、品味，做到心中有数，就基本上算是入门了。下面，仅就最常用的几个文种做以简单介绍。（一）通知通知是行政机关广泛使用的周知性公文。它的使用范围很广，无论哪级机关，甚至企事业单位、社会团体都可使用。受文对象可以是机关单位，也可以是普通公民。通知大致分为以下几种：1、批转性通知。主要是批转下级机关的公文。如：《洛阳市人民政府办公室批转市卫生局关于医疗机构整顿工作报告的通知》。2、转发性通知。主要是转发上级机关和不相隶属机关的公文。如：《河南省人民政府办公厅转发省公安厅民政厅关于切实做好城市社区消防工作意见的通知》。3、发布性通知。主要用来发布有关法规和规章、印发领导讲话和各种重要工作方案、计划等，一般用于机关内部行文。如《关于印发×××同志在全市××工作会议上讲话的通知》、《关于印发××市人畜吃水工程管理办法的通知》等。4、周知性通知。这类通知无需受文单位办理什么事情，只是告知他们有关事项或一些新情况，如任免人员、机构成立与变更、启用公章、单位更名、开展有某项