办公自动化电子表格

办公自动化办公自动化（OfficeAutomation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。主题:电子表格Excel2003代课人:高纯联系方式:13421579133(615638)QQ:465729719的主要功能:1.数据记录和整理2.数据计算3.数据分析4.商业图表制作5.信息传递6.自动化Excel的功能和用途学习目的与要求通过本章学习掌握并能够熟练操作电子表格的建立及格式化，以及如何正确输入和快速的输入数据数据,包括分数小数等。第一章目录6.1界面与常用术语6.2工作表的常规操作6.3工作表的计算6.4工作表的数据库功能6.5案例：小组成绩分析界面与常用术语编辑栏位于Excel窗口顶部的条形区域，用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。编辑栏的名称区与编辑区中有“×”、“√”、“fx”三个按钮，分别表示取消、确认和插入函数操作。单元格工作表中行列交汇的小格子，用于保存数值、文字、声音等数据，它是Excel处理信息的最小单位，一个单元格最多可容纳32000个字符。单元格地址(编号)表示单元格在工作表上所处位置的坐标。例如，第C列和第3行交叉处的单元格，其编号为“C3”。行号范围1～65535，列标范围A～Z，AA～AZ，BA～BZ，…，IA～IV共256列。活动单元格当移动鼠标到工作表内时其形状变为空心十字架，单击某单元格，这时该单元格四周框线变粗，该单元格又称为当前单元格，俗称激活单元格。用户只能向活动单元格内写入信息，编辑栏的名称框显示的是当前单元格(或区域)的地址，编辑区显示的是当前单元格的内容(或公式)。工作表用于存储和处理数据的主要文档，即电子表格。工作表由排列成行或列的单元格组成，一个工作表最多含16777216个单元格(65536×256)。工作表总是存储在工作簿中。Excel允许同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对多张工作表的数据进行汇总计算。区域工作表上的两个或多个单元格，这些单元格可以相邻或不相邻。通过对区域的引用实现工作表的主要操作，如计算、生成图表等。工作簿包含一个或多个工作表的文件(扩展名.xls)，该文件可用来组织各种相关信息，其默认文件名为Book1.xls。一个工作簿最多包含255个工作表，默认情况下一个工作簿含3个工作表(默认名称Sheet1，Sheet2，Sheet3)，工作表可以重命名、增加、删除。数据输入1.单元格宽度有限，怎么输入长字符串？如在A2单元格输入“中国北京清华大学出版社教材部”。当在活动单元格内输入数据的宽度超过了单元格的宽度时，有三种处理方法：若右侧单元格无内容则当前单元格自动扩宽，成为宽单元格；若右侧单元格有内容，则超宽部分自动隐藏(可通过双击列标后的竖线或选择【格式】︱【列】︱【最合适的列宽】命令，将隐藏内容显示出来)；用Alt+Enter强制断行，实现在一个单元格内输入几行数据。数值字符串输入数值字串是数字的组合，不具有数字的含义(如编号、身份证号)，不能进行数学运算，如求和、求平均等。其输入方法有两种：先输入单撇号“’”，再输入数字(如在A3格输入编号“001”，直接输入001结果变成了1，应该输入’001)；或先设单元格格式为文本，然后再输入数字串。设置单元格格式的方法是在【单元格格式】对话框中的【数字】选项卡中设置。分数的输入分数有真分数和假分数两种：输入真分数时，先输入数字0和空格，再输入内容；输入假分数时在分数和分数之间还要输入一个空格。4.大数值的输入比如输入身份证号510802198501250719，变成了科学计数法的形式5.10802E+17。5.逻辑型数据输入Excel中某条件成立用“TRUE”表示，否则用“FLASE”表示。如在A2内输入“=52”，则显示值为“TRUE”。时间和日期型数据的输入先试验一下：在某单元格内输入3-2时，显示结果“3月2日”；在某单元格内输入=3-2，显示结果为1。这说明当输入的数据符合某种格式时，Excel将自动以该种格式存储数据。所以当输入06/1/1时，系统认为是日期2006年1月1日；当输入8:30，21:45时，系统认为是时间；也可以在单元格内同时输入日期和时间，二者之间以空格分隔。智能填充数据填充柄活动单元格右下角的小黑块，拖动它可以实现智能填充。具体填充方法：在当前单元格中输入数据序列中的任意一项，纵向或横向拖动填充柄至某单元格，松开鼠标。若数据序列用完，则从头开始循环填充。填充相同数据项对时间或日期数据，按住Ctrl拖动填充柄；对字符串或数值型数据，直接拖动填充柄。这种填充其实是复制单元格数据。图6.7【序列】对话框递增方式填充数据项对时间或日期数据，直接拖动填充控制手柄；对数值型数据，按住Ctrl键拖动填充控制手柄。快速填充不拖动填充柄也能实现填充，主要是日期、等差或等比序列。例如在A1～F1单元格填充等比数列1，3，9，27，81，243：在A1内输入1；选中A1～F1区域；选择【编辑】丨【填充】丨【序列】命令，按图6.7设置参数，单击【确定】按钮即可。选择区域1.选整行或整列单击行号或列标(此时还可通过【格式】︱【行】(或【列】)设置行高(列宽)，当然也可直接拖动行号或列标的边线调整)。2.选整个工作表单击【全选】按钮(行号1的上边列标A的左边)或按快捷键Ctrl+A。3.选区域按住鼠标左键从一个单元格拖动到另一个单元格，则相应的矩形区域被选中；在名称框内输入单元格首尾编号后按Enter键(形如A5，B2:F5等)；也可配合Shift或Ctrl键作连续选择和间断选择区域。4.条件选定选择满足条件的若干单元格，这个功能非常有趣。选择【编辑】︱【定位】命令打开【定位】对话框，在【引用位置】处输入区域名称或单击【定位条件】按钮，打开【定位条件】对话框，如图6.8所示。区域数据的清除与区域格式设置1.区域数据清除选中区域，选择【编辑】︱【清除】命令，弹出级联菜单如图6.9所示，根据需要进行选择：欲保留区域格式只清除其内容，选择【内容】或直接按键盘上的Delete键；欲清除区域格式只保留内容，选择【格式】；格式和内容欲同时清除选择【全部】。当然，可用同样方法清除区域的批注。2.区域格式设置所谓格式是指数据的类型、精度、字体、边框、底纹、对齐方式等。设置区域格式的方法是：右击选择区域，从快捷菜单中选择【设置单元格格式】打开【单元格格式】对话框(如图6.5)，根据需要通过各个选项卡进行设置。删除与插入删除分删除整行、整列、单元格、区域等几种删除方式。右击活动区域，从快捷菜单中选择【删除】，打开【删除】对话框如图6.10所示，根据需要作相关选择。插入右击活动单元格，从快捷菜单中选择【插入】，打开【插入】对话框如图6.11所示，根据需要作相应选择。图6.9【清除】子菜单图6.10【删除】对话框图6.11【插入】对话框工作表的计算6.3.1运算符算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符引用单元格绝对引用混合引用三维引用相对引用相对引用公式中的相对单元格引用(例如A1)是基于包含公式和单元格引用的单元格的相对位置。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。默认情况下，新公式使用相对引用。绝对引用单元格中的绝对单元格引用(例如$A$1)总是在指定位置引用单元格。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。绝对引用的标志是符号$。3.混合引用混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用$A1，$B1等形式；绝对引用行采用A$1，B$1等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。4.三维引用公式中引用本工作表单元格地址，简单而应用广泛。其实，跨工作簿、跨工作表单元格地址也可以引用，只需在单元格地址前进行一些限定。函数Excel提供了11类函数，分别是数据库函数、时间日期函数、外部函数、工程函数、财务函数、信息函数、逻辑运算符函数、查找和引用函数、数学和三角函数、统计函数、文本和数据函数，每一类又有若干个函数，共有数百个之多。常用的函数下表所示。工作表的数据库功能Excel的数据库功能主要指Excel工作表在数据管理方面的功能，如有效性设置、追加记录、删除记录、查找记录、修改记录、排序、筛选、分类汇总等。排序数据1．使用排序按钮排序2．使用“排序”对话框排序筛选选择【数据】︱【自动筛选】命令，则自动筛选箭头显示于筛选区域中列标题的右侧。单击该箭头，弹出下拉列表框，根据需要设定条件。高级筛选第1步：构造条件区域第2步：实施高级筛选分类汇总分类汇总指按某列的类别对数据作进一步的汇总，汇总的方式有求和、求平均、统计个数、找出最大值、找出最小值。有效性设置安全性设置安全性指对工作簿、工作表、区域、单元格的数据进行保护，防止别人非法修改，还可把工作簿、工作表、某些行列、单元格公式隐藏起来，让别人看不到。保护工作簿相当于保护了工作簿中的所有工作表。方案1：打开或修改工作表时需要密码。方案2：保护工作簿的工作表和窗口，禁止对工作表插入、删除、移动等操作。图表创建图表图表可以分为内嵌图表和独立图表两种1．用图表向导创建图表2．用“图表”工具