如何成为一名优秀的秘书

秘书助理的职业化道路主讲：梁涛请思考一下：你认为助理文秘是一个什么工作？调查表明：1、7％的被调查者认为“做文秘就是打杂，跑腿，没有什么前途”；2、10％的认为文秘就是一个过度性的职业，没有专业可言，是女性结婚前的最好职业；3、13％的人觉得文秘在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人；4、22％的赞成经济越发展，好的文秘越缺乏；5、48％的都认为，文秘是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的一个阶梯。如何才能表现更好的工作状况?工作的态度是关键！面对的问题及机遇心态决定一切•人与人之间最大的差异是心态•心态导致人生惊人的不同事物的本身并不影响人，但人却受对事物看法的影响——叔本华如果态度改变、行为就会改变如果行为改变、习惯就会改变如果习惯改变、性格就会改变如果性格改变、命运就会改变1.秘书的职责范围日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）接待事务（来访接待、安排服务等）会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）行政事务信访事务（顾客的投诉处理或员工意见等）调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）写作事务（各种文体的写作）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）其他领导临时交办的任务企业行政文秘的工作内容（1）项目内容1、日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受。2、环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理。3、会议及活动开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。企业行政文秘的工作内容（2）项目内容4、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理5、会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐、税务与海关6、突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、疾病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络企业行政文秘的工作内容（3）项目内容7、接待、应酬工作面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排，电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理8、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项部分行政工作9、文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理企业行政文秘的工作内容（4）项目内容10、信息的搜集整理文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索；11、决策支持工作信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；领导者替身决策支持事务执行者服务人员协调人信息传递领导秘书的角色定位秘书助理岗位上走出来的领导者陈伯达毛泽东秘书纪东（武警指挥学院院长）周恩来秘书吴仁宝（华西村）禹作敏秘书唐骏鲍尔默助手谭群钊（盛大CEO）陈天桥助理潘石屹冯仑助理等等。。。。。秘书应具备的心态1.这是一个完善.成就自己的岗位唐骏在做鲍尔默助手时鲍尔默告诉唐骏的第一句话就是：“学会忍耐学会说话学会我的工作方式哪怕你想杀了我，但你还是要忍耐，因为我会教会你一些对你有用的东西”4+1成功模式成功=4+1态度激情梦想勤奋性格二.如何提升工作效率1.高效的档案管理1、什么是档案管理档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。如何管理你的文档1、分类原则：方便使用；操作简单；设置合理方法：按工作的主要内容分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。公司部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。按事件的处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档2、整理原则：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；方法：（1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2）把暂时不用的文件移走。（3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。（4）一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。3、存储普通文件：文件柜、箱电子文件：硬盘光盘原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。4、更新和使用定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。三、信息、情报管理1、信息的概念及其特征概念——信息是客观事物的特征和变化的最新反映，包括自然信息和社会信息2．信息在企业工作中的作用•战略决策•企业经营•市场销售•3、企业信息的分类（技术、生产、市场）在今天的世界上，只要你打个瞌睡，机会就消失了。情报是防止你打瞌睡的闹钟。----TI公司的全球营销副总裁信息情报的收集来源（1）相关行业的报纸、杂志、图书（2）图书馆、互联网（3）从相关部门、企业购买（4）通过同行业索要、交换（5）从广播、电影、电视中获取（6）通过专利机构咨询（7）通过工商主管机构了解（8）通过咨询公司了解（9）通过知名学者、专家、科研人员及其它专业人员（10）向有关国家和部门了解2）高效客户关系管理A完善客户信息资料B在节日生日等客户重要时间发出问候并提示总经理C日常的短信问候D了解客户日常的兴趣爱好E至少半个月一次的电话沟通F最重要的就是在最短最快的时间里解决好客户遇到的问题及意见3）高效文书管理A按类型分类归档B需总经理审批的文件按轻重缓急进行分类C每月对当月归档的文书再进行一次整理1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。4).高效时间管理（一切从设定目标开始）一.常见的时间管理误区事务性、重复性工作太多打扰（电话或没有预约客人）没有目标、次序和计划缺乏自律资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位文件越积越厚工作没有效率二.时间管理的目标：加强工作效果提高工作效率三.时间管理的三原则第一原则：目标管理原则第二原则：抓住重点原则“80、20”法则运用第三原则：工作优先级综合分析第一原则：目标管理原则■目标不明确——工作的目标是什么？——你自己的人生目标是什么？■目标确定根据目标确定工作计划案例：海尔的OEC管理法（OverallEveryControlandClear）即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并已将它们转化为例行作业了。”第二原则：重点原则“80、20”法则帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，他在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。80％的结果来自20％的原因。80%的利润来自20%的客户80%的销售来自20%的销售人员80%的时间用在了20%的日常事情上80%的事情在20%的高效率的时间内被完成80%的效率提升可以来自20%的环节改进第三原则：工作优先级综合分析四象限坐标图重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫■请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的工作B（石块型的事务）工作计划了解上级提高工作能力建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬其它休闲活动第一招：时间计划表1.结合工作目标作好时间计划表注意：60％有计划的工作20％没有预期的行事20％突发的行事四.时间管理的策略（12招）第二招：帮助上级跳出时间陷阱过多的电话不必要的会议不速之客无意义的文件方法过滤第三招：区分掌控的时间可控不可控工作、起居饮食、睡眠自我情绪管理交通开会上司召见二分法：区分可控和不可控时间第四招：每日工作计划表一日之计在于昨天明天必须要做的六件重要事情，写下来。相关工作一并完成。不作预定表以外的工作。第五招：减少被打扰的时间“打扰是第一时间大盗”日本专业的统计数据指出：“人们一般每8分钟会受到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50~60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。其中80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。流程管理要多用打扰性不强的沟通方式与别人的韵律相协调第六招：今日事、今日毕工作计划表正在进行的计划，尚未完成的事情。每日行事历规定的事项一定完成。今日不做，明天就后悔拖延容易变的更困难第七招：找出上级的最佳工作时间了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿安排重要的事情的在最好的时间保证1-2个小时的免打扰时间第八招：没定期限就不叫工作设定期限（双方共同协议）交办事项、定下期限，按时追踪指使、要求、命令——书面化按时追踪承办事项