材料采购制度及流程

项目材料设备采购管理制度及流程为进一步提高项目部的管理水平，在保证施工安全、进度、质量和降低成本的前提下，提高项目部盈利水平，加强对物资采购、使用过程的监督管理，根据国家有关的法律法规的相关规定结合公司对物资工作的管理要求，特制定本制度。材料采购员（以下简称采购员）是工程材料设备采购管理的第一责任人，具体工作由采购员、项目部主管副经理会同项目财务人员共同完成材料采购管理及流程相关程序如下：一、采购计划1.项目部在施工前填写项目材料采购计划表。2.由项目部依据建设施工图和施工进度以及材料消耗定额提出材料需用计划及采购要求。3.材料需用计划必须说明材料的名称、规格、型号、需用数量、需用时间等。必要时，应提出使用要求及验收标准和质量保证要求。4.急件优先办理。二、市场询价1.详细说明采购材料的品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。2.同规格产品应询价与不少于三个供应商，应提供同规格，不同品牌做比较。3.是否有其他较有利的代用品。4.是否有办理售后服务和保固年限的必要。5.新供应商产品需经检验试用。6.合格材料设备供应商制度6.1项目部对材料、设备采购实行统一管理，以保证质优价廉。建立材料供应商考察、评审制度，建立项目部合格供应商名册。6.2对首次接触的新供应商应进行资格预审，采购员应合同主管项目副经理应对供应商进行考察，形成供应商评估报告，经项目部主要管理人员认可后纳入合格供应商目录。6.3涉及技术、质量等方面有特殊要求的材料、设备，需有相关专业技术人员参加评审。对供应商实行分级制度，年度审核优胜劣汰，一般情况下优先采购优质供应商的材料。三、比价、议价1.合格材料生产厂家的条件：能提供采购物资质量方面的合格文件;具有良好的市场信誉，价格合理；提供合格的物资，并保证物资质量的持续稳定性；满足进度和服务要求。2.合格供应商名册中有同类材料供应经历的供应商，优先询价及相关服务咨询。3.价格上涨下跌有何因素。4.单价一万元以上、总价5万元以上大宗材料、大型设备的购进按照招标采购流程进行。4.1招标在入围的合格供应商中进行，参加投标的供应商数量不少于3家。4.2按规定时间开标，由项目部、采购部、财务部、商务部、法律部、技术部共同评标，按合理低价的原则，确定中标单位。经领导审批后，对中标单位发出中标通知书。5.价格低、批量小的材料，经项目部分管副经理批准后可通过询价方式定点采购。四、材料设备询价表的审核1.同种规格的材料应记录不少于三家的报价。2.询价表应详细注明与厂家议定的价格、运输方式、税率、结算方式。3.现场选用较贵材料时，联络相关部门说明原因。4.询价完成后交采购部主管领导审核。五、签订合同、订购材料1.与厂商确认价格、交货期、质量验收标准、付款方式及附带条件。2.合同签订由项目部、财务部、采购部、法律顾问共同会签后转交主管领导审核。3.合同内容包括品名、产地、品牌、等级、数量、单价、型号、供货时间、运输责任、结算及付款方式，包装要求以及所需的售后服务六、催交1.约定日期前应再确认交货期。2.无法于约定日期前交货时联络材料使用部门，协商具体解决或替代办法。3.已逾约定交货日期尚未到货者加紧催交。七、采购材料的验证1.材料验收内容：材料需用计划、发票票据、数量、包装、材质证明材料和产品合格证明，随行技术资料以及相关质量、安全、环保标准材料和生产许可证（或复印件）。2、.仓库管理员对到货材料与送料单上的相应项目内容是否一致进行核对验收。3.仓库管理员对应相应项目内容填写入库单，入库单一式四联，一联签字后交送货方做结算凭证使用，一联交财务记账使用，一联作入库记账凭证，一联交项目部质量部门。4.项目部质量部门根据到货材料记录确定检验或实验项目，配合业主或监理人员按规定抽样报检。八、材料储存与保管1、.项目部对进场材料应按其性能、形态分类，合理堆码，分类存放。并用标示牌明确标示厂家、进场时间等相关信息。2.有毒、有害、易燃易爆、腐蚀性等危险品和化学品应分类储存，设置安全警示标志，采取防护、隔离等预防措施，制定应急预案。3.按有关规定建立防火、防水、防盗措施。4.材料工程师对已进场检验合格的材料建立《材料进出库台账》，正确标识，记录规格、数量、进出库情况，定期盘点，核对帐、物。九、材料领用1.现场领料的依据是下达给施工班组、施工队班组的作业计划（任务书）。根据任务书上签发的工程项目和工程量计算出的材料用量，办理材料的领发手续。（附表5）2.库外储存材料：在办理材料进场验收手续后，同时将材料点交给班组，办理领料手续。3.库内储存材料：凭限额领料单领料。出库时，材料工程师和使用人员共同核对领料单，复核、点交实物，记账。4.班组应明确专人负责办理材料领用手续。十、6、由财务部门履行支付现金或支票支付的必要手续。7、即将采购的材料样品由仓库保管员进行封样，便于货样与入库货物相符。8、有些必须分期分批进入工地的材料，采购部们要本着“先急后缓”的原则提出采购计划或供应材料。9、材料入库必须要有监控程序，工程部、采购部要对每批入库材料定期或不定期抽检。大宗材料入库，每批都要检查到。不在三亚地区的工地验收抽检，由项目经理或项目经理指定其他施工人员代为承担。10、施工材料按时到货入库，履行必要手续。凭产品合格证、质检报告、出厂证明、材料申购表办理入库。缺少上述材料的不许入库。11、采购人员凭购货合同、采购批准表、入库单、相关票据、履行报销、报帐手续。12、零星采购物品和办公用品，上呈计划清单与采购申请单，报总经理签字批准后进行采购。