【2019年整理】文书档案保管期限表

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》培训材料《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》培训材料目录一，机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定二，文书类归档文件整理单位的确定与装订三，文书类归档文件分类四，文书类归档文件的排列与编号五，文书类归档文件的编目与装盒一，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(一)，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》介绍1，《规定》的制定背景1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件，在近20年的实践和应用过程中，对划分机关文件材料的归档范围和界定机关档案保管期限方面发挥了积极的作用，但是随着我国改革开放的不断深入，档案工作理论与实践发展以及办公自动化的日益普及，两个业务性文件难以适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要，如对反映维护国家，集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够；某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档；某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确；档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段等，针对这种情况，越来越多的档案行政管理部门，综合档案馆和机关档案室以及档案学理论研究部门呼吁对1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件进行修订。2，《规定》制定的原则（1）《规定》的内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录。（2）《规定》要对机关文件材料的归档范围和不归档范围作出明确规定。（3）《规定》在明确界定机关文件材料的归档范围时，采用标时制标明文书档案的具体保管期限；提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按国家有关规定执行。（4）要尽量避免机关文件材料重复归档。（5）凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限要体现“从宽”的原则（6）《规定》要明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的职责和义务，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表实用性和可操作性。3，《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化（1）《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合二为一，《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能（2）改革了文书档案保管期限划分方法，将原有的永久，长期，短期划分方法改变为永久，定期。定期中再实行标时制，分为30年，10年。（3）突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。（4）充实了一些文件条款，《规定》的附件涉及保管期限界定的条款共84项，比1987年规定的63项保管期限相比，增加了21项，在具体内容方面主要充实了如行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。（5）与1987年规定相比较，对一些档案的保管期限作了适当调整，比如凡涉及到公民权益有关的档案，这次绝大多数调整为永久保管，体现以人为本的思想。（6）加大了管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”，建立机关文件材料归档范围和文书档案保管期表的审批制度，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表有具有针对性、实用性、可操作性。（二）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局2006年第8号令2006年12月18日)[]中内容为解释部分第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。[这个定义对“机关文件材料”的内涵有明确的界定，从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料；这个内涵就是要使《规定》适用于机关各种门类或载体的归档工作，而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。虽然《规定》没有其他门类文件材料的归档范围和保管期限表，但第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行”]第三条机关文件材料归档范围是：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。[这四项是原则规定，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括了文书材料，而且包括了非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等，不仅包括了纸质文件材料，且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等，因此机关文件材料内容及其载体差异性较大，内容也为庞杂，如详细概括既不科学，也不实际。《规定》对机关文书材料的归档范围有具体要求，对非文书和纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即“机关形成的人事，基建，会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。]第四条机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。[这四条仔细看是从机关级别的来划分，即上级，本机关，同级，下级，是比归档范围四条原则内容要明确，也有操作性。]第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。[各机关应归档的文件材料，要实行集中统一管理，集中统一管理可以分为两个方面，一是对本单位档案实体实行集中保管，统一整理、编目，提供利用；另一方面对本单位的全部档案信息（目录，数据等）按统一的管理制度进行集中管理。]第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。[定期保管的文书档案必须实行标时划分，不能直接注明或写上“定期”，这是与1987年国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》不同之处，]第七条永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；[如政府令，各种规定，办法等。](二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；[如这次国家档案局8令，对于档案部门是重要的业务文件，需要永久归档。](八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。[这八条在保管期限表中还要具体解释，这八条要求重要的归在永久，那么把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小，规格层次，影响力，产生的文件材料是否具备法规政策性诸多因素来考虑。]第八条定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。[把握材料的“一般性”，要看文件材料涉及的问题是否是常规性，技术性等方面的问题，比如说单位请示，档案室是否可以建在地下室等问题，这类问题是技术性问题，相关的文件材料就属“一般性”。]第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。[现有各种专门档案管理办法，规定近30种，有的办法或规定涉及到了文件的归档范围，比如涉及到人事档案管理的规范性文件有：《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》，还有《会计档案管理办法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《测绘科技技术档案管理规定》、《婚姻档案管理规定》这些规范性文件都标明了专门文件材料的归档范围和保管期限，具有较强的针对性和实用性。因此机关专门文件材料的归档范围和档案保管期限，国家已有规定，按现有规定执行；国家没有规定的，由国家档案行政管理部门会同专业主管部门，制定后执行；在其它门类文件材料的归档范围和档案保管期限规定未出台以前，应参考已有的文书有专门档案的规定。]第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。[本条对电子文件材料归档时的组成要件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期性，可读性，元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式，编排结构，硬件和软件环境，文件处理软件，字处理和图形工具软件，字符集等数据。背景信息是指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用，办理过程，结果，上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。关于电子文件有《电子文件归档与管理规范》，我在这里就简单讲一下，《电子文件归档与管理规范》规定电子文件要转化为通用格式存储，如对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式，文字处理工具等，必要保留文字处理工具软件，文字型电子文件以XML，RFT，TXT为通用格式。比以前DOS操作系统产生的文件，放到现在的WINDOWS系统中就打不开。]机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。[这里规定了纸质文件材料归档的组成要件，机关文书处理过程中，办理各种文件，常有文件处理单或发文稿纸，包含有拟办，批办，承办，审核，签发等多种不同内容，体现了文件形成后的过程和来龙去脉。]第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。[这条明确了机关联合召开会议，联合行文所形成的文件材料由谁归档，应该归档哪些文件材料的问题，主办机关和其他机关虽然归档内容相同，但在档案的保管期限划分上是不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关。通常一般是从发文字号来确定谁是主办，谁是协办，但在日常工作中也有特殊情况，如以“两办”发文，通常是以县委办的发文字号，这是以“两办”名义发文的惯例，实际上主办者可能是县委办，也有可能是政府办，这要从会议内容和文件内容来判断，如果是政府归口管理的职责范围，政府办就是主办机关，县委办是协办机关。如以“两办”名义联合发出加强农业工作的文件，由于农业归口政府管理，那么主办机关是政府办，协办机关是县委办。]第十二条各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件