档案管理制度V0.1

管理制度汇编1/7省软件产品质量监督检验中心软件中心档案管理制度第一条为规范中心档案管理，增强中心档案的实用性和有效性，特制定本制度。第二条归档范围中心各项目组在工作活动中形成的各种具有保存价值的资料文件，包括各种文字、图表、图纸等不同形式的载体，具体分类如下：1、中心管理文件资料：会议材料、外来文件、中心内部请示与批复文件、中心各种证件、员工任免奖惩、中心内部管理资料、中心外部协议等对外各项合同协议。2、会计档案：2.1、会计凭证：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。2.2、会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。2.3、财务报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。2.4、其他类：银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册。3、人事档案：招聘申请书、人事管理制度、员工人事资料、岗位职务说明书、员工档案表、人事考核制度、奖惩资料、社会保险及公积金缴纳核算表（月度）、培训计划等。4、业务文件资料：招投标书、各种业务有关的记录、客户资料等。5、技术资料：工作过程中的各种记录。6、档案载体：光盘、纸质件、各类资质、证书、奖牌等。第三条中心的档案管理工作由中心综合管理办公室档案管理员负责。第四条档案管理员的职责保证中心及各项目组的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。4.1各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写；4.2及时、准确地登记档案的移交和接收,做到帐表相符。具体格式见《记录归档移交表》（附件一）。4.3做好各类档案资料借阅情况的统计。具体格式见《档案借阅申请表》（附件二）。4.4做好档案室日常检查等各项工作。第五条档案的收集与整理5.1归档时间：5.1.1中心的归档资料按照类别及产出时间不同，实行“实时归档”、“周归档”、“月度归档”、“季度归档”及“年度归档”制度：中心经营管理活动中的各种合同及常规性报表按周归档；各项目组工作产出物按月归档；会计档案和人事档案按年度归档；其它各类载体档案即时归档。5.1.2在档案资料归档期，由档案管理员分别向各项目组负责人收集应该归档的原始资料。各管理制度汇编2/7省软件产品质量监督检验中心项目组负责人应积极配合与支持。5.1.3凡应该及时归档的资料，产出部门或人员应及时上交中心综合管理办公室，由档案管理员及时归档。5.2质量要求：5.2.1档案立卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持资料文件之间的有机联系完整性，区别不同，便于保管和利用。5.2.2在归档的资料文件中，应将每份文件的正件与附件、初稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，归放在一起，不得分开；5.2.3不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的文件可特殊处理，或者再立卷；5.2.4案卷目录，应逐项按规定用黑墨水书写，字迹要工整、清晰。5.2.5案卷各部分的排列格式：封面(含卷内文件目录)一文件一封底，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。5.3编号规则5.3.1资料编号规则(1)公司代号：江苏苏测软件检测技术有限公司：SC（2）文件类别采购：CG标书：BS租赁合同：ZLHT销售合同：XSHT合作协议：HZXY会议纪要：JY(对于不同类型会议的会议纪要，在会议纪要文件类别后面再加上会议类型的描述，如例会会议纪要为JY-LH)人事资料：RS技术资料：JS其他资料：QT荣誉证书：RY□□-□□-□□□□□□□□-□□□-□□分号：归档的同一份资料达到2份或者两份以上时，请加分号。如同样两份合同，则具体表示为：在第一份的流水号后加上1/2，第二份流水号后加上2/2流水号：001、002所属年月份：如2013年5月31日，则表示为20130531资料类别（详见上面说明）管理制度汇编3/7省软件产品质量监督检验中心公司代号（详见上面说明）5.3.2光盘编号规则入档日期：光盘上交日期根据光盘实际完成时间，可能是当月，也可能是次月，最迟不得超过三个月；编号：年份（四位）-月份（两位）-日期（两位）-归档流水号（三位），例如2013年5月31日备份的第6份光盘，因此标注为2013-05-31-006；每张光盘用光盘盒单独包装，并在光盘上用光盘笔标明“编号”，且用标签纸在光盘盒正面上方正中贴上标签，标签上简要说明光盘中的内容以及“编号”，并且保证内外标识一致，便于查找。5.3.3荣誉证书的编号规则入档日期：荣誉证书上交日起根据实际颁发日期编号：公司代号（两位）-文件类别（两位）-颁发年份（四位）-颁发月份（两位）-颁发日期（两位）-归档流水号（三位），例如2013年5月31日颁发的第1份荣誉证书，因此标注为2013-05-31-001；证书编号是顺序编排，不带任何因素。5.3.4公司发文编号规则江苏苏测软件检测技术有限公司发文编号规则：苏测字【四位年份】-第【三位数流水号】号第六条档案的鉴定与保存期限6.1从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。6.2中心档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。确定保管期限的基本原则是：（1）有长远利用价值的档案应永久保存：（2）在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。6.3业务资料：市场情报、客户资料及其它业务上属于机密性的资料。保存期限5年以上（长期保存）。6.4中心管理资料:各种证照、资质、会议材料、外来文件、请示批复、外部协议等中心认为有必要归档保管的管理资料，一般为永久保存。6.5会计档案保管：6.5.1年度财务报告、会计档案移交清册永久保存。6.5.2定期保存分3、5、15、25年，保管期限从会计年度终了后第一天算起：3年：月、季度财务报告5年：银行对账单25年：现金和银行存款日记账（普通日记账为15年）管理制度汇编4/7省软件产品质量监督检验中心其余15年6.6人事档案永久保存。6.7涉密档案：保存期限按照【国家保密法】和中心相关规定执行。第七条档案的借阅7.1中心副主任、中心主任借阅中心非绝密及机密档案资料时可直接通过档案管理员办理借阅手续。7.2.因工作需要，中心的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅人办理《档案借阅申请表》（附件二）提交直属领导审批后，送分管副主任核批。7.3中心档案密级分为中心绝密事项档案、中心机密事项档案及公开信息档案共3类。绝密事项档案禁止调阅，机密事项档案只能在档案室阅览，不准外借。7.4档案借阅者必须做到：7.4.1爱护档案，保持整洁，严禁涂改。7.4.2注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。7.5借阅期限不得超过两个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。第八条档案的销毁8.1中心任何个人或项目组非经允许不得销毁中心档案资料。8.2当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《文件销毁申请》（附件三）交中心主任批准后执行。8.3经批准销毁的中心档案，档案管理员须认真核对，将批准的《文件销毁申请》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。8.4在销毁中心档案资料时，必须由中心主任指定专人监督销毁。第九条档案安全保密制度9.1严格遵守中心相关要求，加强管理，防止丢失、泄密。9.2查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的文件，应严格履行手续，经主管领导/分管副主任批准，否则不准摘抄、复印。9.3需要带回使用的档案，需经主管领导批准，不准私自外借，不准带入公共场所。第十条档案室管理10.1档案室是保存档案的重要基地，非本室工作人员严禁入内。10.2档案室内严禁吸烟、喧哗、动用火种，严禁携带危险品进入。10.3档案室门窗要牢固，随走随关，班前班后要经常检查，严防档案丢失和意外事故发生。10.4档案室要保持清洁卫生，有防火、防盗、防光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防污染等措施。10.5档案装具要坚实、耐用、整洁大方。管理制度汇编5/7省软件产品质量监督检验中心附件一记录归档移交表序号移交文件类型移交文件名称移交数量移交人签字接收人签字日期备注管理制度汇编6/7省软件产品质量监督检验中心附件二档案借阅申请表借阅部门：借阅人：借阅档案名：借阅事由：借阅时间：借阅期限：归还时间：借阅档案：原件或复印件借阅份数：主管领导审批：年月日分管主任审批：年月日中心副主任/主任审批：年月日管理制度汇编7/7省软件产品质量监督检验中心附件三文件销毁申请文件名称文件编号销毁份数销毁原因：申请人：日期：所在部门意见：签名：日期：文件保管部门意见：签名：日期：中心主任意见：签名：日期：