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附表1-集团会议管理要求一、会议管理的基本原则本着精简、高效的基本原则,不断提高会议质量和效率,降低会议成本和频次,做到会前有准备、会中有控制、会后有落实,确保达到会议预期目的。二、会议管理要求1、会前有准备①会议召集人应提前做好会议议程准备工作,主要包括确定会议时间、地点、议题、议程、与会人员及会议要求等,并提前向与会人员发出正式会议通知;②会议召集人要准备会议资料并发送至与会人员提前查阅,会前做好会议的各项保障工作,完成电子、书面材料的准备,以及投影、视频、电话、音响、话筒等会议设备的调试;③与会人员应在会议开始前完成会议资料的审阅并拟定相应的意见或建议。2、会中有控制①会议决策人由最高职位领导担任,对最终形成的会议决议具有解释权利。②会议主持人对会议节奏、时间安排、会议方向具有主导权,确保会议按既定议题及议程进行,避免话题发散偏离主题或会议秩序混乱,会议结束前要总结发言、提炼结论,确保达成会议目标结果;③会议主持人要在会议正式召开前检查并公布人员出席情况,请假、迟到、早退人员需提前向会议主持人及参会最高领导人请假或报备,否则视为无故缺席、迟到、早退,情节严重的报人事行政部按规定落实处罚;④与会人员应遵守会议纪律,提前签到入场,会议期间应将手机关机或调成静音状态,有紧急事项需接听电话的应到会场外接听,并且不得玩手机、上网、开小会、做其他与会议无关的事情;⑤会议记录人员应如实记录会议内容,并根据实际情况进行摄像、录音及拍照等。3、会后有落实①会议记录人员原则上应在会议结束后24小时内完成会议纪要,经审核后,在48小时内发送相关人员;②会议决议责任人应根据会议要求,制定相应的工作计划,并逐项进行落实;③会议组织部门应跟踪决议事项的推进过程直至其关闭,存在落实不及时的情况时应将跟进结果反馈至上级领导协调解决;④如决议无法按期完成,决议责任人应至少提前三个工作日知会决议跟进部门,并进行情况说明;⑤会议决议事项应由各级会议相应的考核部门进行跟进及考核。战略规划-1总结会议-2运营会议-3其他专题会-4项目投资阶段-1项目前期阶段-2项目实施阶段-3交付及后评估阶段-4其他专题会议-5集团级会议-AA-M-1-1战略规划研讨会A-M-1-2集团年度经营计划研讨会A-M-2-1年度/年中总结会(述职汇报会)A-M-3-1目标与行动沟通会(动员大会)A-M-3-2董事会/经营管理团队办公会A-M-3-3集团月/季度经营例会A-M-3-4集团周/双周运营例会涉及到集团经营管理问题解决的其他专题会议,如全面预算沟通评审会、标准化评审会、制度评审会、方案评审会等A-P-1-1投资拓展项目汇报评审会A-P-2-1项目总体控制计划评审会A-P-2-2产品定位评审会A-P-2-3概念方案评审会A-P-2-4实施方案设计评审会A-P-2-5项目概算(目标成本方案版)评审会A-P-2-6景观方案评审会A-P-2-7精装方案评审会A-P-2-8材料部品评审(涉及到展示效果的部分)A-P-4-1工程结算评审会(集团权责内的工程结算)对涉及到项目开发需集团负责协调解决的相关会议城市公司(事业部)级会议-BB-M-2-1年度/年中总结会(述职汇报会)B-M-3-1目标与行动沟通会(动员大会)B-M-3-2事业部/城市公司周运营例会涉及到事业部/城市公司经营管理问题解决的其他专题会议B-P-2-1项目启动会B-P-2-2示范区方案评审会B-P-2-3营销总体策划方案决策会B-P-2-4项目概算(目标成本施工图版)评审会B-P-2-5合约规划评审会B-P-2-6施工图评审会B-P-2-7材料部品评审B-P-3-1开盘方案(协调)会B-P-3-2开盘价格决策会B-P-4-1工程结算评审会B-P-4-2集中入伙沟通协调会B-P-4-3项目后评估总结会涉及到项目开发过程中由城市公司负责协调解决的其他专题会议项目级会议-CC-M-3-1项目周运营例会涉及到项目管理问题解决的其他专题会议C-P-3-1施工图纸交底会C-P-3-2合同交底会C-P-3-3清单评审会C-P-3-4技术沟通评审会涉及到项目开发业务、技术等具体问题解决的其他专题会议项目开发会议-P经营管理会议-M会议分级附表2-集团三级会议管理体系说明:1)集团级会议的会议组织部门为集团各部门,城市公司(事业部)级会议组织部门为城市公司(事业部)管理层或下属部门,项目级会议组织部门为项目部或城市公司(事业部)下属部门;1)会议形式按照所需要达到的目的不同可大致分为汇报会议、沟通会议、研讨会议、评审会议、决策会议,同一会议也可根据事项的复杂程度或推进的不同阶段采取多种形式并存的方式进行,如汇报评审会、沟通研讨会、研讨决策会议等;2)集团及事业部/城市公司下属部门的例会由各部门自行安排,不纳入体系内控制。会议开始时间周一周二周三周四周五9:00城市公司(事业部)运营周例会集团级项目开发类会议10:00例会后专题会(城市公司级经营管理类会议)项目投资评审会14:00集团运营双周例会(每两周召开一次)15:001、例会后专题会(集团级经营管理类会议);2、管理团队办公会(每月安排一次)。附表3-运营例会会议地图备注:1)原则上集团各部门/子公司以及事业部/城市公司要严格按照上表时间安排相应会议,控制会议频次提升会议质量和效率。2)周五全天的项目开发、经营管理类会议由战略运营部统筹安排并由会议发起部门自行组织,无例会周也照常安排;周四各城市公司(事业部)周例会及会后的经营管理类会议由总经办统筹安排,由城市公司各部门自行组织;为保证会议效率,会后的各类专题会议安排要限定会议时间,原则上不得超过1个小时,超过会议时间仍未能达成一致的,应另行安排会议研讨。3)周一、周二、周三安排项目级运营周例会/项目级项目开发会议,在周四、周五集团或城市公司级项目开发类会议无法安排满的情况下,可安排项目开发类会议;各项目周例会具体时间由城市公司(事业部)根据会议人员、开会地点等自行合理安排。4)考虑到周五集团总部会议室资源有限,集团各部门例会应避免安排在周五进行。5)每月在双周例会后安排一次管理团队办公会,参会人员可视情况扩大到部门负责人。6)针对佛山公司、珠海公司等异地参会人员可采取多样化的会议形式,如视频会议等。说明:为避免会议过多或时间重合导致参会人员时间无法安排,集团、城市公司(事业部)、项目均需设置定期的运营例会,将常规性会议一并纳入例会体系,且将能够合并的会议尽可能的合并召开,以提高会议质量和效率,降低会议成本和频次。上午下午城市公司(事业部)级项目开发类会议1、项目级运营例会/项目级项目开发会议2、集团级项目开发类会议/城市公司级项目开发类会议会议类别会议目的会议议程会议时间参会人员集团级运营例会1、对公司上周经营管理情况及董事会考核的项目节点等的进展情况进行汇报;2、对于制约各项目开发的风险点进行分析研讨并提出解决措施或方案,并由经营管理团队协调或决策;3、集团高层对各部门、子公司、城市公司(事业部)提出工作要求或进行工作安排;4、对董事会、公司管理理念及要求等进行宣传贯彻,统一思想。1、由战略运营部汇报公司上周经营管理情况(主要包括销售回款完成情况,各部门、项目董事会考核节点的完成情况,董事会决议、审计整改事项、集团周例会决议事项的落实情况);2、由城市公司(事业部)汇报存在滞后风险或已滞后节点目前的主要问题及拟采取的措施,或提出需集团领导协调决策的事项;3、由集团各部门/子公司提出需要向公司领导汇报或协调的事宜;4、集团高层对各部门、子公司、城市公司(事业部)提出工作要求或进行工作安排。周五下午14:00(双周一次)集团高管、各部门/子公司负责人及事业部/城市公司负责人城市公司(事业部)级运营例会1、对城市公司(事业部)上周经营管理及项目进展情况进行汇报;2、对于制约各项目开发的风险点进行分析研讨并提出解决措施或方案,并由管理层在权限范围内协调或决策;3、城市公司(事业部)管理层对各部门提出工作要求或进行工作安排,同时兼顾对董事会、经营管理团队管理要求以及公司管理理念的宣传贯彻。1、由各项目部汇报上周项目进展情况,分析存在滞后风险或计划滞后的原因,并提出相应抢工措施或需其他部门及领导协调的事宜;2、由各部门提出需要向城市公司(事业部)领导汇报或协调决策的事宜;3、城市公司(事业部)管理层对各部门提出工作要求或进行工作安排。每周四上午9:00事业部/城市公司管理层、部门负责人项目运营例会对项目上周开发情况进行梳理,对于影响项目开发的风险点进行分析研讨并提出解决措施或方案。1、项目部汇报现场施工情况及计划完成情况;2、各专业部门项目对接人汇报主责工作的进展情况,对需要各部门协调的事项进行沟通协调;3、对项目工作中出现的疑难问题进行讨论并形成解决措施或方案上报城市公司(事业部)领导协调或决策。周一、周二、周三项目经理、各专业部门项目对接人附表4-各级运营例会会议安排汇报范围汇报节点汇报资料资料上报时间分析问题权责内权责外备注项目级运营周例会涉及到项目开发的所有事项一级、二级、三级项目开发周报表每周三由项目部、各部门对接人提出影响项目节点达成或制约项目开发进度的主要问题分析研讨问题解决的措施或方案协调处理上报城市公司(事业部)领导线下或上会协调解决城市公司(事业部)级运营例会①各项目关键节点进展情况②各项目需城市公司(事业部)领导协调解决的事宜一级、二级城市公司(事业部)项目开发周报表每周四由城市公司(事业部)管理层、各部门提出在项目部层级无法解决的影响项目节点达成或制约项目开发进度的主要问题分析研讨问题解决的措施或方案协调处理上报集团领导线下或上会协调解决集团级运营例会①各项目董事会考核节点的进展情况②各城市公司(事业部)项目开发过程中存在的重点难点问题③需集团领导协调的事宜董事会考核节点(里程碑、一级节点)集团周例会会议汇报表每周五——分析研讨问题解决的措施或方案协调处理上报董事会说明:1)对于各级会议中涉及到权责外无法处理的事宜,要在第一时间与上级领导线下协调解决,尽量减少上会处理频次,不能等到开会了才汇报,即要保证问题处理的及时性又要确保会议效率;2)各级会议中涉及到在权责内能够解决的问题应高效快速解决,权责外事宜应拟定好处理意见或方案再报上级领导协调决策,尽量避免直接将问题往上抛;3)为保证项目开发信息准确高效传递,会议汇报资料应固定每周逐级上报。附表5-各级运营例会信息汇报及问题解决机制在权责内协调处理的重点、难点事宜的处理意见与结果,要通过信息报表报上一级、管理团队/董事会备案知悉发现问题项目开发信息沟通汇报解决问题
本文标题:房地产开发公司会议体系梳理
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