涉密文件管理制度

秘密文件、资料管理制度第一章秘密文件、资料的收发第一条秘密文件、资料的收发应由保密员负责。因特殊情况,保密员不在单位时,由分管领导指定专人负责。第二条秘密文件、资料的收发应采用保密部门统一印制的收(发)文登记簿进行登记,以规范管理。登记的项目一般包括收(发)文时间、收(发)文单位、文件字号、文件标题、秘密等级、文件份数、收(发)文编号(即按年度编排顺序号)等。各项登记均应准确,无误。第三条收发秘密文件、资料,必须履行签收手续,明确交接双方的责任。第四条接收秘密文件、资料的程序如下:（一）首先要检查包装是否完整,并将件数、发送编号、密级、收件单位与送件单位进行认真对照,核实无误后,在回执清单上签上姓名、日期和加盖文件收发专用印章,证明已经收到。（二）签收后即打开包装,检查是否存在错发或数量不对等现象。如发现问题,要及时向发出单位查询,防止漏失。如无差错,应随即在收文登记簿上进行登记,并在文件、资料的首页上方加盖本单位的收(发)文印章,并填上收文编号和日期。第五条对外发出秘密文件、资料,必须严格按照规定的范围发放,不得擅自扩大范围。程序如下:（一）按照确定的发放范围,在发文登记簿上按对应的栏目要求进行登记。（二）在文件、资料首页上方盖上单位的收(发)文印章,用号码机打上发文编号。（三）在信封面左上方标志好秘密等级及发文编号,并准确书写收件单位的地址和名称。（四）核点数量并进行封装。如果在同一信封内装几份或几个不同内容的秘密文件时,要在发文登记簿上记录清楚,信封面上要标明其中的最高密级。（五）秘密文件发出前,要认真清点核对,确保收件单位、发文编号、密级准确。（六）由单位保密员按发放范围发放。第二章秘密文件、资料的传阅第一条传阅秘密文件、资料应由保密员专人负责。先由单位主管领导根据文件、资料的密级和制发机关、单位的要求,以及工作实际,确定知悉的范围,然后由保密员负责传阅;任何机关、单位和个人不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。对绝密级的,保密员必须对接触和知悉内容的人员做出文字记录,记录内容包括接触人员姓名、文件编号、签领时间、退回时间等。第二条阅读绝密级文件、资料必须在保密室或符合保密要求的阅文室进行。阅读其它密级的要在符合保密要求的其它办公场所内进行。如因确工作需要在办公场所以外阅读和使用的,必须经有关领导批准。阅读和使用时必须遵守有关保密规定,确保秘密文件、资料的安全。第三条传阅秘密文件、资料,应当办理登记、签收手续。传-阅时必须采取直传方式,不得在阅读人之间自由传阅,保密员要随时掌握文件、资料的去向。第四条阅读人不得擅自留存、摘抄传阅的秘密文件、资料。第五条传达秘密文件、资料时,凡不准记录、录音、录像的,传达者应当事先申明。第三章秘密文件、资料的复印第一条绝密级文件、资料原则上不得复印,如确因工作需要复印的,应当经密级确定机关、单位或上级机关批准。第二条复印制发机关、单位允许复制的机密、秘密级文件、资料,应当经本机关、单位的主管领导批准。第三条密码电报严禁复印。第四条复印秘密文件、资料,不得改变其密级、保密期限和知悉范围。第五条复印秘密文件、资料,应当履行审批、登记手续;复印件应当标明复印的机关、单位、份数和日期及编号,并视同原件一样管理。第六条汇编秘密文件、资料,要请示原制发单位,经批准后方可汇编。汇编时,不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围,并且要按照其中的最高密级和最长保密期限进行标志和管理。第七条摘录、引用国家秘密内容形成的秘密文件、资料,应当按原件的密级、保密期限和知悉范围进行管理。第四章秘密文件、资料的清退销毁制度第一条秘密文件、资料必须采用保密部门监制的电脑密码文件柜存放,并单独设置保密室,由保密员统一管理。存放秘密文件、资料的场所,必须配备防盗铁门、铁窗。第二条秘密文件、资料原则上要退回原制发的机关、单位。特殊情况的,可咨询保密部门清退办法。第三条保密员要定期核查、清退所经管的秘密文件、资料。除制发机关规定清退时间的须按时清退外,一般情况下,保密员每月要进行清点,每季度核查、清退一次,当年的秘密文件、资料必须在次年第一季度全部清退完毕。如确需立卷归档或需延长使用时间的,应当向发文机关说明情况,并办理有关手续。第四条涉密人员、保密员离岗、离职前,应当按有关规定将所保存的秘密文件、资料进行清退,并办理移交手续。第五条需要归档的秘密文件、资料,应当按照国家有关档案法律规定归档。第六条如果单位被撤销或合并的,应当将秘密文件、资料移交给承担其原职能的机关、单位或上级机关,并办理好登记、签收等移交手续。第七条与会人员带回的秘密文件、资料要及时交给保密员登记、保管。保密员要主动跟踪会议文件、资料的管理,防止有关文件、资料丢失。第八条要建立定期的文件清理制度，定期做好文件的清退和销毁工作。按政府有关要求集中清退和销毁文件，文件的清退与销毁必须严格履行登记手续。文件销毁时需经主管领导批准同意。个人不得擅自销毁文件。第九条秘密文件、资料的销毁，由单位保密员按国家保密部门指定的销毁地点进行销毁，并须单位主要领导同意。