桂林智元软件有限公司公文审批系统用户手册

地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页智元软件公文审批系统用户使用手册产品名称：智元软件公文审批系统当前版本号：V2.0.0.2产品代号：SmartFlowV2.0（SmartSysOfficialDocumentApproveSystem）月地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：发布文件第一步：登陆系统打开InternetExplorer浏览器，在地址栏中输入公文审批系统地址，出现如下登陆界面，如下图所示。在页面中输入用户名和密码，点击“进入”按钮，登陆系统。第二步：发布文件登陆系统成功以后，点击界面上方菜单栏“后台管理”，进入后台的公文传输，点击左边导航栏的“发布文件”出现如下图界面。选择文件接收单位，填写文件标题、法文字号、类型、简介、添加正文附件等信息，点击界面右上角的“提交”按钮，文件发布完成。地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：签收文件提示助手每次进入系统后，在待办公文界面右下角“提示助手”中，如果有新文件需要办理，“提示助手”会及时弹出提示用户。方法一第一步，用户进入系统后，会在待办公文—公文传输栏目列出未签收的文件表，在文件列表的最右边栏“签收情况”中有“点击签收”字样显示。第二步，点击“点击签收”链接，弹出输入签收人姓名和密码对话框，如下图。地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页输入正确的签收人和反馈内容后，点击提交，完成公文的签收，出现如下图示，查看公文；第三步，公文正文内容不直接在网页中显示，需要用户自己打开后查看或打印。在正文区域中双击文件图标即可打开文件。如下图所示：地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到待办公文列表界面，可看到该文件已不在待办公文区中显示，已转为已办公文中，并且签收状态变为“已签收”。方法二第一步：用户进入系统后，点击菜单栏的“公文签收”栏目，进入公文签收主界面。第二步：点击未签收文件的标题链接，进入查看未签收文件的信息，如下图所示：第三步，点击右上角的“此文未签收”按钮，弹出输入签收人和反馈信息对话框，输入正确的签收人和反馈内容后，点击“提交”按钮，完成公文的签收。第三步，公文正文内容不直接在网页中显示，需要用户自己打开后查看或打印。在正文区域中双击文件图标即可打开文件。第四步，点击按钮栏中的“返回”按钮，返回到公文签收列表主界面，可看到该文件的签收状态已改为“已签收”。地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：签收情况特别说明：各用户只能查看自己发布文件的签收情况。第一步，在公文签收栏目文件列表区域中，如果是当前用户发布的文件，在文件状态中，就会有青色文字所示“签收情况”链接；第二步，点击“签收情况”链接，出现文件签收情况报表界面，如下图所示；第三步，在文件签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址，反馈内容等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件单位列表和未签收文件单位列表；地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：公文类型特别说明：只有超级管理员用户才能管理和维护公文类型。超级管理员用户进入系统后，点击菜单栏的“后台管理”，进入后台公文传输模块。点击左侧导航栏的“公文类型”，进入如下图的界面：增加类型第一步，进入公文类型界面后，点击按钮栏中的“新建”按钮，进入新增类型界面。第二步：在“新文件类型”中输入类型名称，如：市政府文件，在“类型简介”中输入介绍信息，简介必须填写。第三步：点击按钮栏中的“提交”即可保存类型信息。修改类型点击类型列表中任意类型，即进入类型修改界面，修改相关信息后，点击按钮栏中的“提交”即可。删除类型类型列表行中第一列勾选要删除的类型，点击界面下方的“直接删除”按钮即可。地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：流程说明下图是发文一个非常标准、典型的流程图。本部分的使用说明依照下图流程进行分析讲解。首先在此先介绍该流程图的处理方式，从下图可以明显的标明，整个发文流转过程所要进行的处理有起草、审核/核稿、审批、签发、清稿、办公室处理等，我们把这些事务称为环节；每个处理环节所对应的处理人称之为处理角色，包括有起草人、办公室、科室/部门、主要领导、分管领导等，可理解为在公文流转中实际处理这个环节的一组人。从整体看，每个角色所对应的环节，就是该角色在发文流程流转中所具的权限和所需要进行的操作。样例流程图说明清楚之后，对该流程在系统中的具体应用进行分步说明。发文流程主管领导办公室分管领导科室审核起草人开始起草审核、核稿审批编号、套打、盖章发文、归档清稿结束签发地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：起草公文第一步：用户进入系统后，然后点击菜单栏中“后台管理”，点击菜单中的“发文管理”链接进入的发文管理主界面，点击左边导航栏的“起草公文”，进入如下界面：第二步：填写发文拟稿纸，填写发文单位、拟稿人、标题、主题词、内容简介、主送单位、抄送单位等；第三步：增加正文，在拟稿纸下方的正文区域，把起草好的正文文件加入到系统中去，点击正文控件第一个按钮，选择保存在本地计算机的正文附件文件，如下图所示：第四步：选择审批流程，在拟稿纸下方的审批过程区域，点击“选择”按钮，选择文件所需的审批流程，如下图所示：地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页第五步：填写完成拟稿纸、加入正文、选择审批流程后，点击拟稿纸表单按钮栏上的“提交”按钮，进入文件审批流程；2.3审批环节和审批人文件起草完成与用户审批完后，点击“提交”进入，审批环节与审批人选择。确认下一审批环节选中下一环节审批名称后，点击“确定”按钮。确认下一环节审批人点击“查找”按钮选择环节的审批人；选择审批规则；地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页顺序审批：按照审批人用户先后顺序审批，全部审批人处理完，进入下一环节；并发审批：同时通知所有审批人，有文件审批，不分先后顺序处理，全部审批人批示完成，进入下一环节；选择审批通知提醒方式，提醒下一环节审批人，有新文件需要审批。2.4公文审批第一步：用户进入系统后，会在“待办公文”模块下的发文管理显示等待审批的文件，并同时有小助手提示有多少份文件等待审批，点击需审批文件的链接，对文件进行审批，如下图所示：地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页第二步：在正文区域中双击打开文件，可对文件进行修改，系统会自动保留文件修改痕迹，如下图所示：地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页第三步：手写批注文件，选中正文文件，点击附件控件中的“”按钮，可对文件进行手写批注。如下图所示：第四步：填写审批意见，切换到“审批意见”也签中，选择意见类型“签发意见”、“会签意见”、“领导意见”、“其他意见”，在意见栏中，填写意见内容，也可以选择“手写批注”按钮，手写批示意见，同时审批意见也可以从常用审批语表中选择。第五步：填写完成意见以后，点击按钮栏中的“提交”按钮，把文件呈送给下一审批人审批。地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：文书处理文件审批完成以后，返回给办公室文书对文件进行编号、清稿、套印、盖章、下发。文书在整个文件审批过程中起到关键作用。下图为文书处理文件界面：地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页第一步：发文编号，点击按钮栏上的“发文编号”按钮，选择文件对应的发文字，系统会自动编号，填写到发文稿纸上的发文编号域中。第二步：清稿，点击按钮栏上的“清稿”按钮，系统会自动完成清稿，清除修改痕迹，生成修改后的文件。第三步：套印，点击按钮栏上的“套印”按钮，选择文件对应的红头模板，系统会自动生成正是的文件，如下图所示：地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：公文下发第一步：正式发文，点击按钮栏上的“正式发文”按钮，选择文件下发范围，如下图所示：地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页选中接收用户和单位以后，点击“确定”按钮，发文完成。2.7签收情况第一步：用户登陆系统后，进入后台管理，点击“发文管理”栏目，选择左边导航栏的“签收情况”，进入签收情况主界面。第二步：点击文件列表中“签收情况”链接，如下图所示：第三步，在文件签收界面中，可以查看各接收用户和单位签收情况，在签收情况表格中，对某个接收单位可以列出收文单位名称，签收状态，签收时间，签收人，IP地址，反馈内容等信息；第四步，在签收情况页面中，有“签收情况”，“已签收”，“未签收”三个标签，可以切换这些标签，查看该状态下的收文单位列表，例如：已签收文件单位列表和未签收文件单位列表；2.8公文归档第一步：用户登陆系统后，进入后台管理，点击“发文管理”栏目，选择左边导航栏的“正式发文”，进入正式发文列表主界面，如下图：地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：页第二步：在文件列表左侧第一列勾选要归档的文件，点击界面下方的“归档”按钮，即完成文件的归档，文件会自动转入公文库中。地址：桂林市漓江路25号联系电话：[phone]网址：流程说明收文流程主要领导分管领导科室、部门办公室开始登记、拟办批示分管领导意见办理、传阅处理结束收文样例流程图收文流程图说明上图是单位收文一个非常标准、典型的流程图。本文档的操作说明案例依照图1流程进行分析讲解。首先在此先介绍该流程图的处理方式，从图1可以明显的标明，整个收文流转过程所要进行处理包括登记、拟办、批示、办理、传阅，我们把这些处理称为环节；每个处理环节所对应的处理人称之为处理角色，包括有办公室、科室/部门、主要领导、分管领导等，可理解为在公文流转中实际处理这个环节的一组人。从整体看，每个角色所对应的环节，就是该角色在收文流程流转中所具的权限和所