96秘书信息工作与档案管理讲义-初稿

秘书信息工作与档案管理讲义i秘书信息工作与档案管理讲义秘书信息工作与档案管理讲义2一、考试介绍：1、考试时间：2014年4月，请同学们提前查看考场所在位置。届时务必携带填涂机读卡的2B铅笔。2、考试题型：一、单选题二、多选题三、简答题四、论述题五、案例分析题这是过去的考试题型，本次考试为新换教材，题型待定，不确定是否有多项选择题。本讲义为初稿，文中难免有错别字，请同学们多多体谅。先按这个复习，后续王老师会给大家更新，凭我过去的教学经验，本课程会有20分左右课本之外需要考生临场发挥解答、没有标准答案的题目，结合学习的知识点，阐述自己的观点。鉴于这门课程一年只考一次，请同学们把握住机会，争取这次就过了，刚刚换的新书，比过去的内容少，知识点相对比较好记，建议把书上的要点记住，展开的内容用自己的话叙述即可。（我的心声：希望各位同学加油复习，争取一年毕业，王爱敏老师会一直陪伴在你们身边，帮助你们学习，你们顺利过关就是对老师们的最好回报，每次我最开心的时刻就是收到你们顺利通过的好消息，真心为你们高兴！）秘书信息工作与档案管理讲义3第一章秘书信息工作和档案管理概述任务一认识企业信息工作和档案管理工作一、认识企业管理中的信息工作（一）企业信息与企业信息工作的概念企业信息主要是指与本企业相关的经济信息、科技信息、政治信息、社会信息和生活信息等。企业信息工作则是指为企业的经营、战略、管理、生产等服务而进行的有关信息的收集、加工、处理、传递、存储、交换、检索、利用、反馈等活动的总称。企业以先进的信息技术为手段；对信息进行采集、整理、加工、传播、存储和利用；对企业的信息活动过程进行战略规划；对信息活动中的要素进行计划、组织、领导和控制；力求资源有效配置、共享管理、协调运作；以最少的消耗创造最大的效益。（二）企业信息工作的内容（1）企业信息化建设。这是企业实现信息管理的必要条件，包括计算机网络基础设施建设、生产制造管理系统的信息化、企业内部管理业务的信息化、企业信息化资源的开发与利用、企业信息资源建设等。（2）企业信息开放与保护。信息开放的两层含义：公开和共享。保护的手段：专利保护、商标保护、知识产权保护、合同保护、公平竞争保护等。（3）企业信息开发与利用。内容包括市场信息、科技信息、生产信息、销售信息、政策信息、金融信息和法律信息等。（三）企业信息工作的作用：1.它是企业管理的基础；2.它是开发利用新产品、新技术、新工艺的前提；3.它是生产过程控制的手段；4.它是企业走向市场的关键；5.它是提高企业员工素质的阶梯；6.它是树立企业良好形象的途径二、档案是企业信息的重要组成部分档案与信息有什么关系？档案是企业信息的重要组成部分，档案管理工作是企业信息管理的主要内容之一。（一）档案的定义是指国家机关、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。表达了七个方面的含义：档案形成的时间--历史性、档案产生的主体--多元性、档案来源渠道--广泛性、档案形成的特点--原始性、档案保存的目的--价值性、档案表现的形式--多样性、档案本质属性--记录性。（二）档案的分类：按产生领域分：文书档案、科技档案及专门档案，如会计档案、诉讼档案、人事档案等。按制成材料分：甲骨、竹简、绵帛、纸质、胶片、磁带、光盘、实物档案等。按单位性质分：党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等。按形成时期分：有新中国成立前档案，包括革命历史档案和旧政权档案、新中国成立后档案。前秘书信息工作与档案管理讲义4者常称为历史档案，后者常称为现实档案。（三）档案的价值：凭证价值参考价值任务二进入秘书的信息工作一、秘书信息工作的主要内容(一)信息收集—基础(二)信息整理—核心(三)信息存储(四)信息传递—发挥价值(五)信息反馈(六)信息开发和利用二、树立秘书人员的信息意识信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映树立信息意识1.多看2.多思3.多练任务三走进秘书的档案管理工作一、了解秘书档案管理工作的主要内容(一)档案的收集(二)档案的整理(三)档案的鉴定(四)档案的保管(五)档案的统计(六)档案的检索—编目(七)档案的利用—输出(八)档案的编研二、树立文秘人员的档案管理意识(一)要有档案概念意识(二)要有档案价值意识(三)要有档案业务知识思考题：1.企业信息指（）、（）、（）、（）、（）、（）。2.企业信息工作的内容包括（）、（）、（）。3.档案的生产者包括（）、（）、（）。4.按照形成时期，档案分为（）和（）。5.档案的价值包括（）和（）。6.信息工作的内容包括（）、（）、（）、（）、（）、（）。秘书信息工作与档案管理讲义57.简答题：档案管理工作的内容包括哪些内容？8.论述题：如何树立信息意识？9.简答或论述题：档案与信息、文书、资料的区别与联系？补充知识：企业在生产、管理、销售中无时无刻不在与信息技术打交道，于是一个专门负责信息开发和运用的职位应运而生，这一职位被称作首席信息经理（CIO）。在现代企业中首席信息经理是举足轻重的人物。在美国的企业中，它相当于副总经理，直接对最高经营决策者负责。第二章信息收集与整理任务一信息收集一、信息收集的范围和原则（一）信息收集的范围：1.组织信息2.社会经济信息3.市场信息4.法律政策信息（二）信息收集的原则：1.准确2.及时3.完整4.适用5.选优二、信息收集的渠道(一)大众传播媒介—重要途径(二)图书、档案资料(三)供应商和客户(四)贸易交流渠道(五)信息机构渠道—主要场所(六)关系渠道(七)调查渠道—主动三、获取信息的方法(一)观察法(二)阅读法(三)询问法(四)问卷法(五)网络法(六)交换法(七)购买法秘书信息工作与档案管理讲义6任务二信息整理一、对信息进行分类(一)名片资料—商业名片、公用名片、个人名片；(二)贺卡资料—根据需要回复贺卡、保存邮件地址、客户信息并归类、保存特殊的祝福、附言等；(三)广告资料—不是全部有用，而且有的资料也是有特定期限的。(四)图书期刊资料—《中国图书馆分类法》是较通用的一种分类方法；(五)音像资料(六)因需要而收集、自行收集的资料—按主题分类、按内部机构岗位分类、按地区分类。二、筛选信息信息筛选是指从大量繁杂信息中，剔除虚假、失效和无效信息，挑选有价值的信息。(一)查重法(二)时效法(三)类比法(四)专家评估法—专业性强、技术性强。(五)老化规律法—文献（半衰期越长，说明老化速度越慢）。三、校核信息信息校对是对初步甄别的信息进一步的校验核实，分析可靠性和准确性，对真实性进行认定。有三种方法：(一)分析法(二)核对法(三)调查法任务三信息存储一、信息存储的装具和设备(一)案卷存储(二)音像存储(三)缩微存储(四)计算机存储无论选择哪种存储载体，要注意这样几点：(一)要选择质量好的存储载体；(二)加强存储载体的日常保管；(三)注意调节存储场所的温度与湿度；(四)防尘、防磁场，勿折、勿摸磁表面；(五)定期检查、复制；(六)计算机存储应采取必要的保护措施。二、按照程序存储信息(一)字母编排法主题分类法、内部机构岗位分类法、地区分类法。(二)数字编排法—杜威十进制数码法(三)按时间排列秘书信息工作与档案管理讲义7思考题：1.()是信息工作的起点和基础。A.信息预测B.信息收集C.信息整理D.信息分析2.首先对入藏的信息资料进行分类，并对每一类编以号码，一般用字母号码，如A、B、C，然后对各种资料用数字编码，这种编码方法称为()A.顺序编码法B.分类编码法C.区间编码法D.十进制编码法3.信息收集的基本要求是及时、准确和()。A.安全B.适量C.有用D.全面4.收集信息最基本的方法是（）A.观察法B.调查法C.阅读法D.交换法第三章信息传递与反馈任务一信息传递一、信息传递的基本要求信息传递的定义：信息传递是指把加工整理后的信息，通过各种传播途径提供给接受者和使用者。信息传递是信息工作的衔接手段。信息传递的基本要求（常考）：(一)迅速(二)准确(三)保密二、利用各种方式方法传递信息(一)语言传递—简洁、直接、快捷；难以保存(二)文字传递—避免失真，便于利用和存储a)文本—大多数形式b)表格—c)图表—柱形图、饼状图、折线图d)框图—流程图和组织图(三)电信传递(四)可视化辅助物传递任务二信息反馈一、信息反馈的内容信息反馈的定义：是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再反送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。信息反馈的作用：(一)检验信息工作的重要环节；(二)新一轮信息工作的基础；(三)判断检验决策的主要尺度，修正的主要依据。信息反馈的重点：秘书信息工作与档案管理讲义8(一)成绩(二)问题(三)方法二、信息反馈的形式、方法形式：1)纵向反馈（上级）和横向反馈（同级）2)正反馈（成绩经验）和负反馈（问题失误）3)前反馈（发出前提出要求愿望）和后反馈（发出后）方法：1)连续型反馈信息：过程中的某个关键问题短期内连续不断地反映；2)系列型反馈信息：全过程按不同阶段连续反映；3)广角型反馈信息：某个过程从不同角度反映。三、信息反馈的具体措施信息反馈的要求：(一)反馈时间要短；(二)反馈内容准确、真实、广泛、全面；(三)要多信源、多通道反馈。信息反馈的具体措施：(一)建立健全信息反馈系统；(二)简化信息反馈程序；(三)建立科学的工作制度。思考题：1.能使系统的输入对输出的影响增大，不断打破系统旧的平衡状态，使系统性运动加剧的是()A.正反馈B.负反馈C.前馈D.信息反馈2.信息反馈的方式主要有（）A.正反馈、负反馈、前馈B.正反馈、全反馈、前馈C.正反馈、负反馈、下级向上级反馈D.典型反馈、负反馈、前馈3.下面是信息传输的现代技术的是（）A.综合业务数字网B.传真技术C.视频数据技术D.卫星通信E.电子邮件第四章信息开发与利用任务一信息开发一、了解信息开发的途径和方法信息开发的定义：是指对信息资料进行技术化处理，使信息更好地为各级领导决策和工作服务。信息开发是信息优化的重要保障，是提高信息质量的重要手段。（一）信息开发的工作程序①确定主题；②分析信息材料；③选择信息开发方法（汇集法、归纳法、纵深法、连横法、浓缩法、转换法、图表法）；秘书信息工作与档案管理讲义9④选择开发信息的形式（剪辑报纸、编制索引、制作简报、编写文摘、编写简讯、撰写调查报告）；⑤形成信息产品。（二）信息编写的类型（过去常考这里的案例分析题，学会辨别如何对信息分类）1)动态型信息。反映某项工作、活动或事件的发生、发展、变化的客观情况。2)建议型信息。反映问题并提出解决问题的措施。3)经验型信息。反映地区、单位、部门某方面经验的信息。4)问题型信息。即负面信息。5)预测型信息。预测社会动态、经济动态、市场前景、工作情况等的信息。二、进行一次、二次、三次信息开发从信息加工的层次的角度出发，可以把信息开发划分成一次信息开发、二次信息开发和三次信息开发三种。信息的客观性、原始性逐渐降低；信息开发者的主观性、能动性逐渐增加。(一)一次信息开发将无序信息转变为有序信息，按照一定的主题、类别、领导的信息需求放到一起。剪报：从报纸杂志等上面剪下的文字、图片等资料，整理分类并集纳成册。简报：传递某方面信息的简短的内部小报，具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报，又称动态、简讯、要情、摘报、工作通讯、情况反映、情况交流、内部参考等。简报的种类：按时间分--定期和不定期；按性质分--工作、生产、学习、会议；按内容分—有综合反映情况的简报和反映特定情况的专题简报。简报包括：报头（名称、期号、编发单位、发行日期）、标题、正文和报尾四个部分。（二）二次信息开发二次信息开发是对一次信息整理后形成新信息。索引、目录编制和文摘属于二次信息开发。索引：揭示文献内容出处，提供文献线索的检索工具。组成基本单位是索引款目，包括索引词、说明或注释语、出处。目录编制：根据信