公文写作要点

公文处理一、公文的形式1.文件的形式（1）公文首页有发文机关的名称加“文件”两字组成红色文头。如“中国邮储银行抚州市分行文件”（2）文件头要下压117毫米（A4纸），留出批示空间2.函的形式（1）文头必须为发文机构全称（2）上级部门对下属机构一般不用函，但是可用函的形式，文种可用通知。下属部门对上级部门不能用函。（3）函的格式（4）函分为行函和部门函。对外不得用部门函。3.签报（分请示、报告、意见）只适用于机关（单位）内设机构负责人向分管部门或领导之间的文种，属于上行文形式。签报批准之后要发布正式公文，而签报也要随正式公文一并下发归档。4.传真电报适用范围广泛，对上对下都行，但是一般用于比较紧急的事项传真电报要重点掌握公文的文种，一般是用于通知传真电报的权威性体现在电报上的领导签名5.会议纪要：（1）代表了机关的会议决策，不加盖印章，权威及法定性效益较弱（2）属于告知性文书（3）会议纪要没有主送，只有分送二、公文写作中需要注意的问题（一）公文撰写中需要注意的问题1.通篇公文中必须保持概念的唯一性。2.作者的确定性3.要求的可行性4.完成任务的时限性（二）公文形式常见问题1.尽量不要出现重复字眼。比如：“关于印发《关于XXX的通知》”，应将前面的关于删去，直接用“印发《关于XXX的通知》”作为文件头。2.关于文号。文件的文号要在文头正中下方，而函的文号则在文头（标题）右下方。3.公章盖章处必须要有签字，日期或发文单位名称之中的任何一个，不能空白纸上盖章，造成印模丢失。4.公文的标题不得超过40个字。5.印发、转发等文件的处理一律作为公文的正文，不作为附件。包括被转发文中的附件，也做为文件的主体公文，按原样不动。一般转发、印发前面都不用加关于，直接是转发《···的通知》。6.关于数字。成文日期要用大写汉字，其他一般用阿拉伯数字，但是党委的成文日期要用阿拉伯数字。7.关于附件的说明：（1）附件是对正文的补充说明（2）在书写时要标注附件的名称，不论是文件，资料还是表格，不能加书名号。（3）如有多个附件，前面要用阿拉伯数字进行标引。（4）附件的结尾不用点号（句号，分号都不用）（5）前后名称要一致，不能简称。例：附件1：XXXX表2：XXXX名单8.段落书写方面需要注意层次结构第一层次：一、——用、号，不用.号第二层次：（一）第三层次：1.——用.号，不用、号第四层次：（1）忌：不能出现半括号1）以上层次符号可以任选一个作为首层，但是不能逆用9.标点符号问题（1）不能让人产生歧义，不让人误解。（2）引号里嵌套引号，需要单双引并用。（3）请示，报告中最后的，妥否，特此报告后面不能加标点符号。杜绝此类现象：妥否？特此报告！10.盖章的问题：印章加盖的位置上不压正文，下压成文日期。但是印章于正文不能超过1行间隔，最好相切，防止他人用技术手段在正文与公章之间添加内容。11.任免通知中人名需注意的（1）如果是人事部门任免通知，里面的人名后面不加同志两字。即直接写任免XX为```。而不是任免XX同志为```。（2）如果是党委任免，人名后要加同志两字12.请示公文需要注意的：（1）属于上行文范畴（2）请示只写一个主送机关，一事一请，不得多事一请（3）可抄送，但是不得抄送给主送机构的内设部门（4）请示公文的篇幅长度最长不超过1000字（硬性要求）13.标题不当的问题例2：关于工商营业执照变更登记授权的请示（这是错误的）改为：关于变更登记授权工商营业执照的请示※注意：标题不用倒装句。各种文件的样式1.平下行文（点击超链接）2.上行文（点击超链接）3.函（点击超链接）三、公文书写1.公文标题发文机构名称、公文事由、文种基本要求：1.标题最长不超过40字；2.标题一般不出现标点符号，除法定规定书名号外；3.标题表述概念是确定的，具有确定性；4.标题尽量避免重复用语、文种；5.标题审核切记马虎。2.公文主送机关：1.需要从事完成发文机关布置任务的单位，从高到底排列；2.先写系统外单位，再写系统内单位；3.一般不写“各有关、相关单位”；4.至少保证三行正文3.公文主文（正文）：硬性规定①书写款式／格式：每个段落的段首空两格；不能出现半括号；结构层次序号要统一；正文中要用小标题都用，不用都不用；小标题后面用句号要用都用，不用都不不用。②公文引用文件名称，先引用标题，用书名号，再用括号标注发文字号。③标本名称：先写标本的标号，空半格，《标本名称》，再标本名称。④费解的名称、术语、外文等，后面需作出译文、解释。⑤引文：引用文章，用前双引号、后引号括起或变更字体处理（如黑体）；引用同义公文连续3段，第一段段首用前双引号第二段段首用前双引号第三段段首用前双引号，段尾用后引号。⑥标点符号：标点适当引号：引文中有引号，“……‘…’…..”书名号：引用文中有书名号。《...〈..〉...》圆括号：句内括号，句中某个词解释句外括号，指对完整句子、段落进行说明。如“妥否，请批示。”，切不可将“，。”改为“？！”⑦数字：圆标行政文公行文日期：汉字党委公文行文日期：阿拉伯数字结构层次惯用语、姓名、名词、缩略语、成等都用汉字⑧特殊：数字不超过10，可以用汉字表述数字，但行文要同一用汉字。增长是“倍”，降低是“几分之几、百分之几”⑨附件说明：附件名称，对正文的补充说明附件名称不得加注书名号；有多个附件用阿拉伯数字进行标引顺序；附件说明结尾不用“句号”如：附件1.抚州市邮储银行宣传人员名单2.抚州市邮储银行先进单位申报表附件标引与后附件名称一致，不可“一个简称，一个简称”4.附注：成文日期下一行，左侧空两格，前后用括号括起，但不加附注两字附注使用范围为：公文传达范围，使用方式，上行文联系人、姓名、电话。报告文体不用附注，通知和请示可以用附注。5.印发日期、印发数。印发日期不等同于成文日期。6.主题词：办公自动化、计算机简缩从主题表中选择进行标引，主题词表里没有的基本不用，如果使用主题词表里没有的词，在该词后面用“△”标识。主题词最多不超过七个，最少不少于两格，最后一个必须是文种。常用格式为：类别词+类属词+文种7.版记：白页之后不添页码，首页不加页码转发文切记出现两个版记8.密件：分为秘密、机密、绝密密件必须印份数，并签收单位备注份数，阅示完必须全部归档。急件：特急、加急、紧急，常用于传真电报补充几点：1.转发原文的发问机关不可以省略如：转发总行／省分行《关于…的通知》的通知2.不允许只转发文号（特殊情况除外），如“中央一号文件”3.公文印章与公文主文处于同一页上4.印章加盖位置，上不压正文，下压成文日期。一般为“日”字5.正文分序：汉字（一、二、….）后用“、”号。阿拉伯数字序号用“.”号，不可以用“、”号三、几种文种写作方法1.公告：行政级别比较高，如中央、全国人大、国务院、全国政协、各部委2.令：各级人民政府，国务院各个部门，军事、公关、司法机关等3.议案：同级人大、政协、政府，企事业单位很少用。4.通知：适用批发下级，传达上级，隶属关系。用作下行文，特殊情况下作平行文。五种类型：指示类、告知类、转发类、任免类和会议类。5.通告：在一定范围通知需要注意的事项，扩大范围的通知，一般无主送机关，具有指示、强制、告知性。6.通报：表彰先进、批评错误、反映情况等通报事项必须真实性，发布要及时性，用于下行文，不可用于隶属、上级单位，宜短不宜长。7.请示：向上级机关请求指示、批准，属于上行文请示必须一文一事；请示只写一个主送机关；请示抄送范围不得有主送机关的下属机关；请示必须在附注位置标上联系人、联系电话首页要标注签发文的姓名；请示篇幅一般超过1千字；请示的结束语不能省略，“妥否，请批示。”请示内容一般为：超过职责范围，但需要办理的；执行上级单位请示、条例、制度出现偏差需要上级单位给予解释说明的；遇有重大问题、困难等，需要上级机构给予帮助、指导的8.报告：向上级汇报、或答复上级机关询问事项的，是典型性陈述性公文，是事情已发生后的，忌讳写成流水账。专题性报告一般不超过3000字；综合性报告一般不超过5000字。此文体无标注，但首页需标识前发发的姓名。9.意见：可以作为上行文、平行文、下行文。利用“意见”行文，下级机关收到后必须无条件执行；平行文，互不隶属的机关，收到“意见”只作参考；上行文，下级机关对重点问题提出建议、解决方法，“意见”只作参考，上级机构一般不予以答复。党委机关只作下行文。10.函：不相隶属单位、部门之间，相互行文，想有关单位请求批准、审批相关事项等。函←→复函；请示性函，参照请示写作格式，标注并注意语言礼貌得体，函尾结束句，“请予审批，望函复。”等11.批复：用于答复、批准下级单位的请示事项，属于下行文。注意：上级机关对下级机关的请示不同意，委婉告之理由；上级机关对下级机关的请示同意，批复中的同意事项要进行罗列。结尾句一般为：“此复”、“特此批复”或不写12.决定：一般用于对重大事项、重要情况作出安排的文体。13.会议纪要：适用记载、传达重大会议精神。会议议定事项，忌讳出现不同意见、悬而未决的事项；会议纪要写作口气是会议（第一人称），不是某个单位、某个人、某个组织会议纪要的签发人是会议的主持人，不加盖公文印章，无主送单位。会议纪要要连用会议相关的文件一同归档。四、规范性文件分为条例、办法、规定、细则。1.条例：是党的最高领导机关、国家最高行政机关，国家和地方立法机关，用来对机关、团体的组织、职权、工作、活动及成员的行为，对某一重大的事项办理做出比较全面、系统、原则的规定的法规性文件。用于规定比较长期实行的调整国家的政治、经济和文化等方面的准则与要求，或用于某一机关的组织、职权以及某些专门人员的任务和权限等内容的规范类公文。2.规定：规定是规范性公文中使用范围最广、使用频率最高的文种。它是领导机关或职能部门对特定范围内的工作和事务制订相应措施，要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文。规定是局限于落实某一法律、法规；加强其项管理工作而制定的，具有较强的约束力，而且内容细致，可操作性较强。3.办法：国家行政主管部门对贯彻执行某一法令、条例或进行某项工作的方法、步骤、措施等，提出具体规定的法规性公文。办法的法规约束性侧重于行政约束力。办法的条款都具体、完整，不能抽象笼统。4.细则：也称实施细则，是有关机关或部门为使下级机关或人员更好地贯彻执行某一法令、条例和规定，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的的解释和补充。规范性文件正文分为总则、分则、副则三个大部门。总则：导言性质，法律法规依据、适用范围、目的等；分则：根据内容可以分为多个涉及子内容、操作要求和程序等；副则：在总分则之间，低于前者而作出解释、要求。一般排序为：章---节---条---款---项目五、公文审核∕修改1.公文的硬伤：2.公文的软伤：字句斟酌、小心收拾。原则为小改大不改；多就少改公文审核需要注意：结果失误、缺少限定、词序颠倒、表述不当、中心模糊、意思杂糅、搭配不当、解读错误。谢谢大家！