某电子公司ISO体系管理文控文件文件控制程序

Xx电子（深圳）有限公司文件名称：文件控制程序编号：SG-QP-001版本：A0页次：1/4编写：审核：批准/日期：★诚信、同心、主动、一流的品质、一流的效率、一流的服务★1.目的：确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。2.范围：本程序适用于质量体系文件和资料的控制。3.定义：3.1DCC：DocumentControlCenter文件控制中心。3.2一级文件：质量手册。3.3二级文件：程序文件。3.4三级文件：工作文件和技术资料。3.4.1工作文件：作业规范、规则、流程，质量计划，操作、使用说明；企业标准，；外来文件等。3.4.2技术资料：设计和工程等部门制作的所有技术资料，例：BOM、原理图、图纸、作业指导书、测试报告等。3.5四级文件：质量记录（表单记录类）。4.职责：4.1文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。4.2各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。5.程序：5.1文件的编写、审核及批准：项目序号文件级别编写审核批准控制部门5.1.1一级文件ISO专员管理者代表总经理文控中心/部门5.1.2二级文件主管、工程师经理管理者代表文控中心/部门5.1.3三级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门5.1.4四级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门Xx电子（深圳）有限公司文件名称：文件控制程序编号：SG-QP-001版本：A0页次：2/4★诚信、同心、主动、一流的品质、一流的效率、一流的服务★5.2文件的受控5.2.1经审核、批准后文件的纸质档与电子档一律交给文控中心受控、发放。5.2.2部门文员负责（技术资料类文件由编写人员负责）将本部门需要受控的文件资料按照《文件编写规范》审核后送到文控中心受控。文控中心负责对文件的名称、编号、版本、页次进行核对。对不符合《文件编写规范》的文件，文控中心将退回原编写部门进行更改。5.2.3经审核、批准后的文件（技术资料类除外），需要发放时由发文部门向文控中心提供纸质文档和电子文档，二者必须一致。5.2.4文控中心根据《文件管理规范》规定的发放范围，复制相应数量的文件副本，并在文件副本的每页加盖红色“受控文件”印章（文件正本无需盖此章）。部门文员根据《文件新制/更改/作废申请》、《技术资料发放清单》上登记的发放内容核对签收。5.2.5文控中心应保存最新版本的文件，文件发放的相应部门应与发放清单所列相符。5.2.6文控中心负责将一级文件、二级文件、三级的作业规范类文件、四级文件和主要技术资料的目录及清单的电子文档放置在网上共享，并对其进行维护与更新。5.2.7因文件或部分文件遗失、破损需申请补发文件时，必须由所需部门填写《补发资料申请单》，经文控中心批准后，由文控中心补发。5.2.8因工作需要增发文件时，必须由所需部门填写《增发资料申请单》和《申请发放资料目录清单》，经各级审核批准后，由文控中心增发。5.3外来文件的管理5.3.1国家标准、行业标准、设备类操作说明书等外来文件，由使用部门提供目录清单并送文控中心登记受控后，再办理借阅。5.3.2顾客的资料（顾客对产品性能要求的需要等）、由客户或供应商提供的检验、测试、制造等文件资料，由各部门负责收集整理，并将收集整理的外来文件及目录清单送文控中心登记受控。5.3.4由文控中心登记管理的外来文件，加盖红色“受控文件”印章。5.4网络文件的控制。Xx电子（深圳）有限公司文件名称：文件控制程序编号：SG-QP-001版本：A0页次：3/4★诚信、同心、主动、一流的品质、一流的效率、一流的服务★网络文件的安全由网络工程师负责设置使用授权人、防毒及防止文件丢失。5.5文件的更改、回收及作废5.5.1程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。5.5.2技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。5.5.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子文档。5.5.4旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。除文控中心外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。5.6文件的保密管理及正本文件的保存年限文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。6.流程见附件：文件控制程序流程图7.支持文件7.1《质量记录控制程序》SG-QP-0107.2《文件编写规范》QW-DCC-0017.3《文件管理规范》QW-DCC-0027.4《受控文件保密管理办法》QW-GEO-0058.质量记录8.1《文件新制/更改/作废申请》QR-DCC-0018.2《技术资料发放清单》QR-DCC-0088.3《增发资料申请单》QR-DCC-0148.4《补发资料申请单》QR-DCC-0158.5《申请发放资料目录清单》QR-DCC-016Xx电子（深圳）有限公司文件名称：文件控制程序编号：SG-QP-001版本：A0页次：4/4★诚信、同心、主动、一流的品质、一流的效率、一流的服务★附件：文件控制程序流程图流程图权责部门NGOK各部门各部门总经理、管理者代表、经理、文控中心文控中心、相关部门文控中心文控中心、相关部门制定/更改提出申请核准登记发放/回收归档/保存/作废