oracle+erp+采购管理操作手册

AIMBusinessFlowAcceleratorsDO.060岗位操作手册文档重庆建设工业有限责任公司采购管理作者：何浪创建日期：2008-9-20修改日期：2008-9-20文档控制号：版本：1.5批准人：重庆建设工业有限责任公司-项目经理：重庆亨格信息科技股份有限公司-项目经理：采购管理岗位操作手册第1页1文档控制更改记录日期作者版本变更参考审阅姓名职位分发编号姓名地点采购管理岗位操作手册第2页2目录文档控制...................................................................................................................................1目录...........................................................................................................................................2编写说明...................................................................................................................................3使用对象.............................................................................................................................................4参考文档.............................................................................................................................................4图标说明.............................................................................................................................................4相关业务列表...........................................................................................................................5相关业务列表.....................................................................................................................................51.原材料采购申请.............................................................................................................................71.1、录入采购申请........................................................................................................................71.2、查看采购申请.......................................................................................................................131.3、审批采购申请.......................................................................................................................182.原材料采购订单............................................................................................................................202.1、自动创建采购订单...............................................................................................................202.2、人工录入标准采购订单.......................................................................................................282.3、录入费用采购订单...............................................................................................................342.4、运行最大最小计划...............................................................................................................43采购管理岗位操作手册第3页共63页编写说明“岗位操作手册”是以各业务流程的“四级业务流程文档”为基础，详细描述了四级流程中系统实现部分的操作过程。“四级业务流程文档”详细叙述了每项业务的处理流程和业务模式，侧重的是业务的详细解决方案。“岗位操作手册”对每个流程中的系统功能详细叙述了各项业务在ERP系统中对应的每项功能及其具体的操作方法，侧重的是详细的操作步骤和方法。“岗位操作手册”的主要内容是：*描述各岗位的业务范围。*将业务处理流程和操作步骤方法细化到每个岗位。*描述岗位操作规范和注意事项：如：相关单据的形式、填写和审核规范；每天单据的输入和校对要求；每月的统计和汇总要求。*力求反映如何将软件功能与日常管理制度有机结合，以及如何灵活利用软件，加强日常管理，实现管理效益。*常见问题与处理的备忘记录。各岗位的业务人员对照该手册，能够了解相关业务在ERP系统中对应的处理方法、步骤和规范，保证ERP基础数据采集的及时、准确、规范、可靠，为以后的信息集成和利用提供保障。结合岗位实际业务处理和系统操作将对“岗位操作手册”不断补充和完善。采购管理岗位操作手册第4页共63页使用对象建设摩托车股份有限公司物资供应处计采员参考文档*图标说明在以下叙述中，为更简捷清楚地反映操作流程，图标约定如下：[B]：按钮[I]：图标[M]：菜单[N]：浏览器[T]：Tab/Subtab（页）粗体字：字段的值斜体字：附加说明信息正常字体：指令，字段，名称采购管理岗位操作手册第5页共63页相关业务列表相关业务列表编号业务内容业务操作简述1.采购申请1.1、录入采购申请步骤1：首选项的设定步骤2：进入录入采购申请界面步骤3：选择物料\填写需求重量\填写需求时间步骤4：提交采购申请1.2、查看采购申请步骤1：进入查找申请界面并查找申请单号步骤2:查看申请内容1.3、查找采购申请审批状态为“已拒绝”的审批附注步骤1：进入查找界面步骤2：查看拒绝原因2原材料采购订单步骤2：1.1、自动创建采购订单步骤3：步骤2：步骤3：步骤1：步骤2：2。采购管理岗位操作手册第6页共63页编号业务内容业务操作简述采购管理岗位操作手册第7页共63页1.采购申请1.1、录入采购申请路径：采购管理申请申请说明：1）除进入BOM计划的原材料（MRP运算最大最小库存物料,见以下《最大最小库存物料明细表》），其余原材料的计划都需在系统中录入采购申请。没上JOS系统的原材料使用单位，用OA向供应处提交采购申请，由供应处采购员录入采购订单。2）在系统中已有申请物料编码是提采购申请的必要条件。首先查看系统中有没有所提需求的物料编码，如没有，就要通知相应的采购员要求加码。3)搜索物料的编码的目的是记住编码方便录入申请时直接输入编码。“搜索物料”同时也可查询库存量，如有库存的物料，直接领用，就不用提申请。查看物料编码方法如下：1、双击上图所示的“搜索物料”进入以下“查找物料”表单：1）输入说明2）钩选显示数量3)单击查找采购管理岗位操作手册第8页共63页注：1）物料掩码就是物料编码的，知道物料编码可以直接录入物料编码查找；2）说明可以输入%模糊查找；3）钩选“显示数量”可查找库存量；2、单击上图所示的“查找”进入以下“物料搜索”表单：注：步骤1：首选项的设定说明：设定首选项的意义是方便每张采购申请的共用的必填项不再重复填写，减少工作量，设定后只对未退出系统有效。也可不设定，直接进入步骤2。1、双击上图所示的申请进入以下“申请-新建”界面：采购管理岗位操作手册第9页共63页2、单击上图所示的工具选择“首选项”进入以下“申请首选项”表单界面：注：需要时间可不选择。3、单击上图所示的应用后界面如下：1)单击工具1)选择组织2)选择地点3)点击应用采购管理岗位操作手册第10页共63页注：点击应用后右下角出现“新首选项现在开始生效”字样。步骤2：进入录入采购申请界面1、关闭“申请首选项：，进入采购“申请-新建”表单：1）录入申请说明：(部门+时间)用文字对提需求时间及部门说明，如冲焊车间20081022，规范说明格式；方便在“申请汇总”中查找,2）单击申请行，选择物料；3）黄色框信息属必填项；白色框信息可不填；1)编写说明2)单击后选择物料采购管理岗位操作手册第11页共63页选择建议供应商与地点是关联的，选出供应商后会自动带出地点，但多个事业部共用的供应商需要选择；联系人及电话人工录入；步骤3：选择物料\填写需求数量\填写需求时间；1、单击上图的第2“物料”和下图的第2后进入以下界面：2、单击上图第6“确定”，进入以下界面，填写物料的数量及需求时间：注：1）可多行申请；1)输入%2)确定3)输入%4)查找5)选中需求的物料6)确定1)录入需求数量2)录入需求时间3)存盘4)提交审批采购管理岗位操作手册第12页共63页2)保存后会自动生成编号，记住编号方便在“申请汇总”中查找此笔采购申请记录；3)状态显示未完成（未审批状态）；步骤4：提交审批采购申请1、单击上图第4“审批”后，进入以下界面：2、单击上图的确定后进入以下界面：注：1）单击“审批单据--**”表单中的确定后，表单自动关闭，返回到“申请-新建”表单；2）此时“申请-新建”表单中的“审批”按钮显示灰色，说明提交审批成功；1)单击确定采购管理岗位操作手册第13页共63页最大最小库存物料明细表序号物料编码描述类别基本单位采购员107010100001柴油;0#;GB252-2000石油加工、炼焦千克谭力207010100002煤油;合格品;GB253-1989石油加工、炼焦千克谭力307010100005汽油;93#;GB17930-1999石油加工、炼焦千克谭力407010400001机械油;10#;GB443-1989石油加工、炼焦千克谭力507010400002机械油;100#;GB443-1989石油加工、炼焦千克谭力607010400004机械油;32#;GB443-1989石油加工、炼焦千克谭力707010400006机械油;46#;GB44