浅谈高校教学秘书应具备的基本素质和能力

浅谈高校教学秘书应具备的基本素质和能力摘要：本文先阐述了高校教学秘书的工作性质和工作职责，进而分析了教学秘书应具备的基本素质和能力。Abstract：Thisarticlefirstlyelaboratedtheuniversityteachingsecretary'sworknatureandtheworkresponsibility,thenhaveanalyzedthebasicqualityandabilitywhichteachingsecretaryshouldhave.关键词：高校教学秘书素质能力Keywords:University;Teachingsecretary;Quality;Ability作者简介：吴敏，女，汉族,(1981-)，福建省教育学院函授部教学秘书。科学严谨的教学管理是高校提高教学质量的重要保障，要提高教学质量，就必须提高教学管理人员的素质，拥有一支高素质的教学管理队伍。教学管理是学校管理的中心内容，教学秘书是学校教务部门和院系教学主任的得力助手，是各种教学管理信息上传下达的桥梁，是联系学院、教务处，系部领导、教师和学生之间的纽带，在教学工作中发挥着不可替代的作用。一、教学秘书工作性质与工作职责高校教学秘书既是基层管理者，要协同专职的教务员处理本学院教学方面的常规事务；又是面向师生的服务者，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助；同时也是联络者，与专职教务员共同在教务处、学院主管领导、教师及学生之间传递和沟通信息，协调关系。这三个角色是有机统一的。因此说教学秘书是学校与学院及师生这几者之间的信息沟通链条。[1]高校的教学管理主要包括教学计划、教学运行、教学质量监控、教学研究等方面，涉及学科、专业、课程、教材、实验室、实践基地、学风、师资、教学制度等基本条件建设等，而教学秘书的工作职责涉及到教学管理的各个方面。(一)参与教学计划管理教学计划管理的核心是专业培养计划，培养计划是保证教学质量和实现人才培养目标的重要条件，是组织教学过程、安排教学任务、确定教学规模的基本依据。教学秘书主要负责做好本院培养计划的落实工作，同时配合教研室落实教学计划所列的课程，在此基础上编制本院专业课表并维护课表正常运行。(二)保障教学运行管理教学运行管理是以教师为主导、学生为主体、师生相互配合的教学过程组织管理和以校、院系教学管理部门为主体进行的教学行政管理。教学秘书在教学运行中完成大量常规的保证教学秩序管理的具体工作，如各种教务安排，管理学籍教学档案，上传下达协助组织学风教风建设活动，及时汇报协助处理教学执行过程中的问题，保障整个教学过程的正常运行。(三)落实教学质量管理教学质量是学校教学工作永恒的主题。各高校都有一些教学质量监控与评价管理制度，力图对教学实施有效的监督、评估和指导，起到加强自我约束、形成良好的教风学风，增强自我发展能力的作用。在教学质量监控管理中教学秘书负责本院系具体落实工作，如起草计划并组织落实，与巡视员、信息员联系，组织学生评教，收集各方面意见并反馈等。(四)协助教学改革工作教学改革内容涉及人才培养方案优化、实践教学改革、精品课程建设、教学方法、实验室建设、教材建设等诸多环节。因此配合教师进行教学改革工作成为教学秘书日常工作重点之一，教学秘书在教研教改中为老师准备教学相关数据及资料，协助教师分析教学过程中存在的问题，协助对本院系教研教改课题管理，使教学改革不断推向深入，客观上也起到促进教学工作的顺利开展，提高人才培养质量的作用。[2]二、高校教学秘书应具备的基本素质2.1思想政治素质作为一名高校的工作人员，首先必须热爱祖国、热爱人民，具有坚定、正确的政治方向，坚持党的四项基本原则和各项政策方针，拥有高尚的思想品质，科学的世界观、人生观和价值观，为人正直、磊落，敢于扬善抑恶，自觉地用马列主义、毛泽东思想及邓小平理论来指导自己的言行，在实践中贯彻“三个代表”重要思想。这些尽管看似空泛，但“学校无小事，处处是教育”，在高校为人师表，个人的政治思想素质不仅反映自身的状态，而且影响那些世界观、人生观、价值观尚未定型的学生。因此，对教学秘书来说，思想政治素质是最基本的要求。[3]2.2职业道德素质教学秘书所从事的主要是服务性工作，都十分琐碎。要做好教学秘书这个工作，如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神，是绝对不行的。教学秘书要从大局出发，围绕高校的重心开展工作，着眼全局，当好参谋，发挥好助手作用。教学质量是学校生存和发展的基础，是学校的生命线，保证和提高教育教学质量和人才培养质量是学校永恒的主题。而这些，都离不开教学管理人员对教学管理工作的忠诚和热爱，对教学质量的不懈追求。教学秘书要增强使命感和责任感，深刻明确肩上的重任，绝不可放松对教学管理质量的要求，更要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神，甘作无名英雄，兢兢业业地、脚踏实地地努力工作，在实践中提高分析问题和解决问题的能力，不断提升服务质量。[4]2.3业务能力素质高校教学秘书的工作涉及面广、综合性强，这就要求既当专家，又当通才。教学秘书的工作是多方面的，这就要求不仅要掌握足够的知识，还要有合理的能力结构。教学秘书应具备的基本能力包括敏锐的观察力、良好的记忆力、丰富的想象力和科学的思维力。教学秘书既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍式”的人员，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定组织和管理能力的人，要组织一些活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。教学秘书不仅要熟悉自己本职工作的专业知识，同时还要熟悉自己服务对象的专业知识。2.4心理素质良好的心理素质，对于许多行业的人才来说都是必要的，尤其是教学秘书。随着经济社会的持续快速发展和知识经济时代的到来，教学秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对其心理品质提出了越来越高的要求。教学秘书的工作性质特殊，工作内容繁多，其工作的辅助性、服务性的特点又常常导致教学秘书处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的心理压力。没有健全心理品质的人是很难胜任这一工作的。因此，心理素质是教学秘书的必备素质之一。[5]三、高校教学秘书应具备的能力3.1处理信息资料的能力教学秘书的工作繁杂，每天面对着大量的文件、电话、会议资料，这些信息材料，都是从不同环节和角度来保证教学工作顺利进行的。它们的时效性、指导性和收藏价值各不相同，教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理，并报告有关领导，从而进一步调整、补充有关决策，使之更加符合教学实际的需求。[6]3.2良好的沟通能力教学秘书经常参加校内各机关的会议，与上下左右部门的人员交流信息，既要联系学校各部门机关和广大教职工，又要处理来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书有较强的沟通能力。教学秘书避免不了时刻与各方面人员打交道。由于他们的个性不同、工作不同，所形成的文化氛围也不同，为达到沟通畅通，教学秘书必须在坚持原则的前提下，讲究灵活性和应变性，做到热情而又机智幽默地传递信息。3.3开拓创新能力开拓创新是时代赋予的新要求。作为基层管理工作者的教学秘书，应该具有开拓和创新的能力，这表现在：利用新方法、新思路提高日常工作效率；注意收集国内外高校教育教学改革的好经验和好做法；工作中能形成自己的思想和见解，为领导提供教学、管理的新建议；有效地获取最新的发展信息，给领导的决策提供科学的依据。[7]3.4自我提高能力时代的发展不断地向教学秘书提出新的要求。未来的教学秘书应是具有扎实的基础与专业知识、适应面广、素质高、能力强的高级应用型人才，这就要求教学秘书应在顺应时代发展变化的过程中不断创新，与时俱进，发挥工作的主动性、积极性和创造性。通过自我学习的机制，自我提高。因此，教学秘书应具备自我提高的能力，以满足广大师生对教学秘书工作的期望与要求。当然，要具备良好的自身综合素质，成为一名合格的高校教学秘书，并非一日之功，而是要靠不断的学习和实践，日积月累来慢慢完善。俗话说得好，只要功夫深，铁杵也能磨成针。功夫不负有心人，我相信，每个教学秘书，只要具有强烈的事业心和工作责任感，有恒心和毅力，肯钻研、善探索，努力适应工作规律和寻找工作方法，不断地总结经验，一定能够全面地提高自己的综合素质，打破以往人们眼里教学秘书是系里的勤杂工的印象，树立新形象，为推动我国高等学校的发展发挥重大的作用。参考文献：[1]倪静.浅谈教学秘书的素质要求[J].读与写杂志,2008,2：64[2]向佳玲等.定位与职责：对高校院系教学秘书的再认识[J].产业与科技论坛,2008,7:175-176[3]邓落霞.浅谈高校教学秘书工作[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版）,2008,10：138-139[4]朱云飞.高校教学秘书素养之我见[J].辽宁行政学院学报,2008,1：215[5]谭娟娟.高校教学秘书素质与能力结构探析[J].辽宁教育行政学院学报,2007,12:34[6]吴秀红.谈高校教学秘书素质[J].机械职业教育,2007,2:25-26[7]谭娟娟.高校教学秘书素质与能力结构探析[J].辽宁教育行政学院学报,2007,12:36如何做好高校教学秘书工作教学质量管理是教学管理的核心，是人才培养质量的重要保证。教学秘书是系级教务管理工作的具体执行者、实施者，各项教学活动的组织者、安排者，作为联系教师和学生、教师和教师，系与系教学工作的桥梁和纽带，渗透教学计划管理、运行管理、质量管理的各个方面和环节，因此其地位独特，作用不容忽视。1.助手参谋作用教学秘书直接管理教学事务，获取信息快捷而可靠，可以尽快纠正教学过程中执行任务的偏差，不仅协助系主任处理系里的具体事务，如教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等，还应该积极调查并发现新情况、解决新问题，研究新方案、采取新措施，主动为领导提供可靠的第一手资料，在必要的情况下提出合理化建议，为系领导的决策创造条件，起到参谋的作用。2.组织协调作用教学管理涉及方方面面，在这个蓬大而又相互牵连的网络中，教学秘书处于枢纽位置。在教务管理工作中，教学秘书负责组织、落实各项教学工作，教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的，而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及教学津贴等等，都要由教学秘书组织完成。同时，由于教学管理的许多活动呈现纵横交错的网络关系，教学任务的完成是由许多部门共同完成的，教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁，具有上传下达、协调左右、互通情况、沟通信息、改善关系、合理统筹的作用，其协调职能发挥得好坏将对系（院）的教学活动产生直接影响。如果协调不好，就会造成混乱，或者导致矛盾，从而影响教学质量。3.服务保障作用管理也是一种服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，是提高教学质量的重要前提和基础，是系（院）级教学秘书的一项日常性的工作，也是教学秘书工作的重点所在，其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。教学秘书扮演的是服务教学、服务教师、服务学生的角色，应该加强与教师、学生的沟通，主动为广大师生着想，及时反馈教学信息，切实做好本职工作，真正把服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动的顺利进行提供保障。如：教师的教学工作进度、课堂教学的考勤和质量监控、教学工作量的核算、教研活动的开展、学生的学习情况、考试成绩的及时记录；学期中和学期末做的教学工作总结，考试后的教学质量分析等，教学秘书都必须熟悉掌握，并组织力量，合理安排，切实实施。论高校教学秘书的角色定位和素质高校的教学管理过程中，管理队伍素质的高低，这方面不仅仅直接关系到一个校园的教学水平、教学质量以及办学效益的高低，甚至关系到学校今后面对社会生存和发展。因此，要选拔工作能力强、有事业心、责任感、