公文规范与公文处理

12公文的规范格式眉首部分主体部分版记部分3公文用纸规范及常见错误公文用纸规范公文用纸一律采用A4型纸。纸张质量要求60g－80g的胶版印刷纸或复印纸，白度为85%－90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%。公文页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)公文用纸常见错误45公文的排版、印制装订规范及常见错误（一）排版规格与印制装订要求正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。（二）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm（三）印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％，M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（四）装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm~5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。常见错误6眉首（版头）部分眉首部分各要素的规范化1、发文机关标识：（1）发文机关名称+文件（2）发文机关名称2、秘密等级和保密期限3、紧急程度：特急，急件4、公文份数序号5、发文字号6、签发人常见错误A、用中括号“[]”代替六角括号“〔〕”。B、公文份数序号用括号C、秘密等级和紧急程度的位置D、签发人的排列位置与字体7××××文件公文份数序号发文机关标识×××〔2009〕24号签发人红色反线秘密等级和保密期限紧急程度发文字号签发人：×××80001绝密★一年特急海口市人民政府文件×发〔2010〕9号关于×××××××的决定××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×2.×××××××××二○一○年七月八日（印章）（此文发至县团级）主题词：××××决定抄送：××××、××××、××××。海口市人民政府办公厅2010年7月8日印发眉首主体版记（共印30份）9二、主体部分1.标题三项式标题:发文机关+事由+文种如《××省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》两项式标题:事由+文种如《关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》发文机关+文种：命令（令）、通告、公告如《中华人民共和国国务院令》公文标题常见错误不准确：缺少主要内容，如《xx县财政局通知》漏写关键词语，如《关于购买交通车的请示》（漏写“拨款”）不简洁：如《xx处关于动用历年节余经费一事的请示》误用标点：如《xx省人民政府关于转发“省安全防毒工作管理规定”的通知》《xx市人民政府批转市公安局〈关于加强社会治安综合治理的意见〉的通知》字体、字号、位置不对：应该用2号小标宋体在红色反线下空两行居中漏写文种102.主送机关（1）标题下空一行顶格写（2）上行文的主送：直接上级（特殊情况除外）下行文的主送：一个或多个下属机关（3）主送机关过多，一般用规范的统称如“各地行政公署，各市、自治州人民政府，省政府各部门：”（4）主送机关太多以致首页无法显示正文怎么处理将多余主送机关置于主题词下、抄送上，格式同抄送（5）主送机关常见的标注形式有三种一是全称，如《国务院关于太原市城市总体规划的批复》（国函〔２０００〕７５号），其主送机关“山西省人民政府”二是规范化简称。如《国务院关于严厉打击卷烟走私整顿卷烟市场通告的批复》（国函〔２０００〕１３号），其主送机关之一“国家经贸委”三是统称。一般用于下行文。统称具体又分两种：一种为“泛称主送”，如“各省、自治区、直辖市人民政府”；另一种为“递降称主送”，如“各行政公署，各市、县人民政府”。常见错误字体不对：应该用3号仿宋体主送机关全称或规范化简称、统称有误113.正文（1）3号仿宋体字（2）尾页必须有正文内容，不能只有署名和日期（3）使用法定计量单位：公斤、公里、千克4.附件（1）尾页上，正文后空一行，空两格（2）不加书名号，句末点号（3）两个以上须加序号（4）在附件的左上角标注“附件”，有序号的加上序号5.印章（署名）（1）与正文距离适中（2）下弧线骑年盖月（3）联合行文印章排列6.成文日期（1）签发日期（2）汉字书写（3）不能简写7.附注（1）需要说明的其他事项（2）居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行（3）“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和联系方式12主送机关公文标题公文正文13二○○九年三月十八日附件：××××附件（此文发至县团级）附注尾页必须有正文公文生效标识成文时间14三、版记部分1．主题词（1）必备的名词性词组3~5个，不超过7个（2）“主题词”居左顶格写，词目之间空一格，不加任何标点（3）“主题词”用3号黑体字，词目用3号仿宋体（4）类别词+类属词+文种例：农业部关于加强农田水土保持工作的通知2．抄送主题词下一行左空一字写“抄送”，用全角冒号抄送机关名称之间按级别选标点，最后一个抄送机关后用句号。3．印发机关和印发时间抄送下一行左空一字用3号仿宋体写印发机关，右空一字写印发时间。4.页码页面低端，外侧对齐单页码右缩进一字符，双页码左缩进一字符（页码套正）阿拉伯数码左右带一字线标识，如“-1-”153.版记版记应置于公文最后的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。主题词抄送机关印发机关印发日期版记中的反线印发份数16公文的规范性撰写17一、国家行政机关法定公文种类（13类14种）[命令（令）]、决定、[公告]、[通告]、通知、通报、[议案]、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要二、党的机关公文14种[决议]、决定、[指示]、意见、通知、通报、[公报]、报告、请示、批复、[条例]、[规定]、函、会议纪要18三、常用文种分析通告通知通报报告请示批复函19（一）通告1.通告的含义“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”，通告既具有知晓性，又具有法规性，有一定的行政约束力。2.通告的特点:（1）使用的广泛性（2）内容的强制性3.通告的种类:（1）周知性通告（2）规定性通告204.通告的格式与写法（1）标题《国家税务总局关于推行增值防伪税控系统的通告》《关于车辆年检、交通管制的通告》《税务局通告》（2）正文①通告的缘由（“现将有关事项通告如下：”）②通告事项或通告规定③通告结语（“特此通告”或“此告”可写可不写）5.通告与公告的区别第一，从制发者的级别来看,公告高于通告。第二，从告启的范围来看，公告大于通告。第三，从公布的内容和告知事项的重要程度来看，公告重于通告。第四，从文字的多少来看，通告多于公告。6.通告写作范例21范例XX电力工业局关于使用定期借记业务结算方式的通告根据中国人民银行XX分行的通知精神，从2001年12月起，原来使用XX市专用委托收款方式结算电费的用电户，将统一XX电子资金转帐系统定期借记系统。为此，对于愿使用专用委托收款结算方式缴交电费的企事业单位客户，我局将从2001年12月起改为使用定期借记方式收取电费。现将有关事项通告如下：一、请各用电客户尽快与开户银行联系，按照中国人民银行XX分行的统一要求签订《定期借记业务授权委托书》，并于2002年1月31日前将复印件送达所在区供电局。二、部分商业银行由于系统升级原因更改了开户银行账号格式，请客户在签订《定期借记业务授权委托书》的同时与贵开户银行确认新的银行账号，并于2002年1月31日前以正式公函形式通知我局，若届时未受到客户的《定期借记业务授权委托书》及新的银行帐号的，客户将无法使用定期借记方式缴交电费，我局将采取现金方式收取电费。三、由于定期借记业务系统投运后，银行系统将不再代为传递电费票据，故我局将统一采取邮政递送，客户签收的方式派发电费票据予客户。为了确认各客户的邮递地址以及签收人，请客户于2002年1月2日至1月5日前往所在区供电局领取2001年12月份的电费发票，同时填报有关资料交我局工作人员(具体格式将在各营业点派发)。特此通告XX电力工业局二〇〇年十二月十日22(二)通知1.通知的概念通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。2.通知的种类与写法（1）印发、批转、转发性通知（2）指示性通知（3）知照性通知（4）事务性通知（5）任免、聘用通知23印发、批转、转发性通知24指示性通知用于在开展某项工作时，或针对工作中出现的带有普遍性的问题，对下级机关作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。25周知性通知用于要求有关单位办理或周知的事项。26任免、聘用通知2728中共海南省委党校知照性通知29事务性通知通知为迎接国庆节，定于××月××日下午4：30分到街道打扫环境卫生，局机关和所属各部门全体人员参加。特此通知。局办公室××××年××月××日30（三）通报在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性公文。通报属下行公文。1.通报的分类根据通报承担的任务，可以分为三类：（1）表彰先进型（2）批评错误型（3）传达事项型2.通报的写法（1）标题①发文机关+事由+文种②事由+文种（2）正文：不同类型有不同的写法①表彰先进型：四个步骤②批评错误型：五个方面③传达事项型：两部分31表彰先进型通报用于表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，并提出有关工作要求和希望。32批评错误型通报用于通报问题、批评错误，以示警戒和要求有关方面吸取教训。33传达事项型通报用于在一定范围内通报重要工作情况和动向，以指导有关工作。34（四）报告报告的概念报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。其性质属陈述性的上行公文。报告的特点内容的真实性意见建议的可行性陈述的陈恳性报告的分类工作汇报性报告情况反映性报告意见建议性报告答复询问性报告报送材料性报告35报告的写法1.工作汇报型报告的写法（1）文头部分：要标明签发人（2）标题（3）主送机关：一般只有一个（4）正文①前言：交代写此报告的原因②简述工作情况和业绩③总结主要经验和教训④指出存在的问题和不足⑤今后的工作意见和打算⑥结尾：“特此报告”作结（5）发文机关的印章和成文日期多个单位联合行文的印章如何盖362、情况反映性报告（1）标题（2）主送机关（3）正文①汇报发生的情况并作客观的分析②报告处理结果或处理打算（4）结尾（5）发文机关印章和成文日期373.意见建议性报告（1）标题（2）主送机关（3）正文①汇报情况②提出意见或建议（4）结尾（5）发文机关印章和成文日期384.答复询问型报告（1）标题（2）主送机关：谁问答谁，可以是机关首长（3）正文①引述上级机关来文时间、标题、文号并用“所询关于xxx一事，现答复如下：”字样引出下文②答复内容（4）结尾（5）印章和日期395.报送材料型报告（1）标题（2）主送机关（3）正文一般都很简短，只用一两句话说明报送什么文件或材料请审阅（审核）、查核（查收）即可。40情况反映型报告用于工作中遇到的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊情况、倾向性问题时，向上级机关反映、报告有关情况。41答复询问型报告用于向上级单位报告交办事项的办理情况。42工作汇报性报告用于向上级机关汇报有关工作情况。43（五）请示请示适用于向上级机关请求指导、批准。请示属陈请性上行文。请示的作用在于请示工作要求上级批复。请示产生于事前，不可“先斩后奏”，这是请示区别于报告的主要特征之一。请示的特点1.内容的单一性2.要求的可行性3.语气的祈请性请示的种类1.求示性请示2.求助性请示3.求准性请示44请示的格式与写法1.文头部分要标注签发人2.标题（1）只能有一个动词（2）一定要写明事由3.主送