高效会议秘诀(超级实用)

2概述页CONTENTSPAGE你今天开会了吗？上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃。上午有早会，午后有午会，下班不能走，还要开晚会。虽然在开会，谁也不理谁，有人忙协调，有人无所谓。内容没准备，听来活受罪，差了十万八，大家还说对。台上说什么，没人去领会，手机不时响，怎还不散会。会开一下午，实在有够累，没听两三句，水喝好几杯。说来真惭愧，开会千万回，快要退休了，还是不太会。唱了大半天，到底会不会，你若还不懂，就要多开会。目录页CONTENTSPAGE01会议概述02会议为什么低效03高效会议秘诀过渡页TRANSITIONPAGE01会议概述02会议为什么低效03高效会议秘诀01会议概述5第一章会议概述会议习学议会讨论、商议聚会、见面、集会会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。会议是一种群体沟通的方式。1.1什么是会议6第一章会议概述会议作用集思广益头脑风暴问题讨论产生决策听取汇报分配任务融合意见达成共识资讯分享政策宣传表彰先进激励士气先请各位管理者思考一下？您答对了吗？1.2会议有什么作用7第一章会议概述1.3会议成本分析会议有哪些成本？时间成本金钱成本效益成本机会成本会议成本一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。8第一章会议概述1.3会议成本分析时间成本时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。金钱成本金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地费、设施费、文件复印费、交通费、餐饮住宿费等的成本。9第一章会议概述1.3会议成本分析效益成本效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。机会成本10第一章会议概述日本太阳工业公司每次开会时总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。成本的算法是：会议成本＝每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间（小时）。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。日本的会议管理1.3会议成本分析过渡页TRANSITIONPAGE01会议概述02会议为什么低效03高效会议秘诀02会议为什么低效12第二章会议为什么低效2.1会议为什么低效会是常常从早上开到晚上，没有话讲的人也要讲一顿，不讲好象对不起人。总之，不看实际情形，死守着呆板的旧形式，旧习惯，这种现象，不是也应该加以改进吗？到达岗位，尽是会议。会议多，文章太长，讲话也太长，而且内容重复，新的内容并不很多嘛！13第二章会议为什么低效2.1从会议要素角度分析没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。主题议程参会人主持人记录时间地点14第二章会议为什么低效2.2从会议过程角度分析1会议前缺乏准备没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习。没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等。15第二章会议为什么低效2会议中缺乏控制2.2从会议过程角度分析气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击的现象。议而不决，没有形成有效的决策。没有严格按照会议的议程进行16第二章会议为什么低效2.2从会议过程角度分析3会议后缺乏跟踪会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！过渡页TRANSITIONPAGE01会议概述02会议为什么低效03高效会议秘诀03高效会议秘诀18第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能开会只有一个目的：解决问题而不是讨论问题。该如何提高会议效能呢？19第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能原则三星高效会议20第三章高效会议秘诀凡是会议，必有准备3.1如何提高会议效能在三星，永远不开没有准备的会议，会议最大的成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于一场集体谋杀。所以，在三星重大的会议由事先检查制度，没有准备好的会议必须取消。在会议前，必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。21第三章高效会议秘诀凡是会议，必有主题在三星，开会必须要有明确的会议目的，为会议准备的PPT前3页PPT，必须显示会议主题。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。3.1如何提高会议效能22第三章高效会议秘诀凡是会议，必有纪律在三星，开会设一名纪律检查官（一般由主持人担任），在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议不按流程进行要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。3.1如何提高会议效能23第三章高效会议秘诀凡是会议，会前必有议程在会议之前要有明确清楚的会议议程，会议运营人员要在会前书面发给各参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。3.1如何提高会议效能24第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能凡是会议，必有结果开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费，所以，每个人都要积极的参与到会议议程中来，会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在1.5-2小时以内，太长的时间会超过人的疲劳限度。​会议主持人要设置时间提醒，现在还有60分钟，还有30分钟，还有10分钟。会议的决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论，达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。25第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能凡是开会，必有训练三星把培训看成是节约时间成本的投资，可使员工快速成长。培养员工，让员工减少犯错，提升技能，本质是提高了时间价值。三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的“会议训练”，而许多企业缺乏这样的培训：如何开会，如何主持，如何记录，如何追踪，如何对待分歧，如何会场汇报等等。这些必要的训练，会让公司的会议变得高效。26第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能凡是开会，必有训练开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果，适当采用一些艺术和技巧，就会化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到就事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人，对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞，对意见不同也要注意措词，不能伤害别人的自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。​有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己固有的立场所左右，不要将你的结论强加于人，如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。27第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能凡是开会，必须守时设定时间，准时开始、准时结束：准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间，开会一定要准时，并要对每个议程定个大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员，使他们有思想准备。28第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能凡是开会，必有记录一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如此项决议的完成需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成，这点特别重要，企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病，由于会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更会让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持开会或者参与开会。29第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能凡是散会，必有事后追踪记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：要建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、稽核检查，如有意外可及时发现适时调整，确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯，企业的高层也缺乏这样的要求。30第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能三个简单却很有意义的公式31第三章高效会议秘诀3.1如何提高会议效能开会零不落实+=12布置工作+不检查3+=抓住不落实的事追究不落实的人落实32第三章高效会议秘诀3.2从会议要素角度提升1一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。议题明确33第三章高效会议秘诀3.2从会议要素角度提升要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。注意：议程安排上，不要领导先讲话，先表态，避免有的人“话里听音”拍马屁，从而失去民主按领导意见办，或不能集思广益，积极发掘更多创意。2议程清晰34第三章高效会议秘诀3.2从会议要素角度提升3精选参与人会议的召开，并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。因此，要本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参加，避免“陪绑”的现象。35第三章高效会议秘诀3.2从会议要素角度提升4指定主持人无论是何种形式的会议，必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。36第三章高效会议秘诀3.2从会议要素角度提升5做好会议记录参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。37第三章高效会议秘诀3.2从会议要素角度提升6合适的时间上午10-12点和下午1-3点是比较适合开会的时段。时代光华的研究如下：心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。不太合适开会。最适合调动员工集思广益、头脑风暴，不断想出新点子、新方法。员工进入工作状态。最适合进行一对一的会谈，也是进行业务会谈的最佳时机。员工进入一天当中的倦怠期，希望马上回家，这时会议往往会事倍功半。38第三章高效会议秘诀3.2从会议要素角度提升7合适的地点123会议室大小要适当。会议室过大，人相对较少，气氛容易变僵，会议难以活跃。相反，如果会议室过于狭小，就会令人烦闷、不舒服，无法营造良好的气氛。桌椅摆放要符合会议讨论的要求。比如采用U型、圆形的会议桌摆放方式。要选择安静的会议场所，同时，要选择