开始文档管理系统方案--综合版

第1页共13页KASS文档管理解决方案上海开始软件2011-12-26第2页共13页目录1.文档管理现状与需求........................................................................................................................31.1文档管理现状.........................................................................................................................31.2文档管理目标.........................................................................................................................31.3系统功能需求.........................................................................................................................32.KASS解决方案..................................................................................................................................52.1技术平台................................................................................................................................52.2系统功能说明.........................................................................................................................62.2.1文档的收集与存储管理................................................................................................62.2.2文档浏览查找与使用....................................................................................................72.2.3文档权限控制...............................................................................................................92.2.4文档版本管理...............................................................................................................92.2.5文档安全管控.............................................................................................................102.2.6文档协同使用与工作流管理.......................................................................................112.2.7组织机构与人员管理..................................................................................................122.3系统运行环境.......................................................................................................................13第3页共13页1.文档管理现状与需求1.1文档管理现状公司的日常业务与办公过程中需要应用到各类电子文档。随着电子文档的日积月累，现在文档的数量已经越来越多，单纯依靠员工自行管理文件以及使用windows文件服务器方式来管理公司文档已难以解决文档管理的问题。以下列举了几个经常遇到的问题：文档丢失问题，文件是公司重要的知识资产，文件的丢失即是资产的流失。某个文件在电脑上莫名其妙地找不到了。某个文件被误操作而删除了。某个员工的电脑硬盘坏了，文件无法恢复。文档查找和搜索问题只能根据文件路径或文件名称来找文件，没有其他途径来找到需要的文件。文档共享与传递问题某文件是在张三的电脑上还是李四的电脑上？某个文件只存在于某经理的电脑中，他本人不在，怎么办？我的文档用什么方式传给其他同事，用QQ还是用邮件？同一份文件需要传递多次。文件安全问题核心文件如何确保只有限定的几个员工可以查看？机密的文档怎么防止员工调用查看后无法带走？公司内部核心技术文档怎么流失到竞争对手那里去了？文档有效性问题文件可能被同事查看时误修改再发给我。共享文件夹里面的某个文件我究竟能否使用？这些问题的存在，轻则导致企业员工的工作效率降低，重则导致企业由于文档失误而出现重大合损失。因此，公司非常需要一个文档管理平台来解决以上此类问题。1.2文档管理目标文档管理平台的总体目标是建立整个公司统一规划、统一标准、统一维护的文档信息服务平台，为公司提供“知识积累、信息共享、协同办公”的办公工具。文档管理平台的建设，需要首先实现如下目标：文档资料集中存储文档多版本管理文档操作权限控制文档操作记录的保存和可追溯文档查阅与检索文档访问安全1.3系统功能需求为了解决企业在文档管理方面所遇到的各类问题，文档管理系统至少需具备以下几点功能需求：第4页共13页文件集中分类存放并统一备份支持文件常规操作功能支持文件操作的安全性监控支持文件多版本管理支持文件/文件夹的权限管理支持全文搜索、创建者搜索等文件高级搜索功能支持操作日志记录功能支持方便的批量上传、下载操作支持账号及组织结构管理这些功能作为文档管理系统的基本功能，在方案中必须要得到满足。第5页共13页2.KASS解决方案上海开始软件有限公司是中国领先的文档管理软件及解决方案供应商，一直致力于为企业、政府等各种类型的组织提供优质的文档管理软件。2.1技术平台KASS系统是基于JAVA开发的B/S结构的企业级软件系统。客户端方面，KASS系统采用浏览器/服务器(B/S)结构，部署方便快捷。KASS系统支持IE/Firefox等各种浏览器，可以在windows或linux客户端环境下访问KASS系统，同时KASS拥有专用客户端程序可以更方便的在各环境下操作文档。操作系统方面，KASS系统基于JAVA开发，具有极强的跨平台性和可移植性，可以适应复杂的服务器操作系统环境，服务器支持使用windows与linux等操作系统。数据库方面，KASS系统采用JDBC来连接各类数据，支持SQLServer、Oracle、MySQL等多种数据库。文件存储方面，系统支持集中存储文件，系统也支持分布式存储。可以将大量的文件分散存储到业务服务器以外的其他专用文件服务器上，以保证有足够的空间来存储数据。服务器性能方面，KASS系统支持集群方式来扩展并发性，KASS系统支持HA双机方案来避免单点故障。第6页共13页2.2系统功能说明2.2.1文档的收集与存储管理电子文件多种方式采集后集中存储到系统的指定服务器位置。在实现文档共享与管理的同时，积累单位电子文件知识库，提高文件的利用率。A、电子文件的收集、捕获、登记KASS支持多种方式将电子文件收集到系统：方式一：指定用户手动通过客户端、IE、网络文件夹等方式将文件递交到系统方式二；在线通过模板直接录入方式三：提供接口API，方便其他系统将产生的电子文件录入方式四：自动抓取某些服务器或客户端PC中指定目录产生的文件方式五：普通用户也可以通过自定义的文件相关流程来起草或登陆文件。B、文档集中存储收集后的电子文件集中存放在制定的服务器中并统一备份，可以上确保文档的完整性，使文档不再因为分散管理等原因而丢失。KASS系统所有文档都是存储在服务器中，并且可以设置存储的目录。支持分区存储，可以将文件分成各个区域存放，如果现有存储空间不够用时，可以通过连接新存储设备，并设置分区扩展存储。（存储空间分区设置）存储在服务器中的文件目录结构与用户在系统中所看到的目录一致，且以明文的形式存在。即方便用户大批量导入导出文件以及对文件进行备份，同时也是对文档内容的保护。C、文档统一备份统一备份可以防止因为单台服务器的机械故障导致文档丢失。KASS系统有完善的备份方案，可在系统中设置为在指定的时间自动备份文件到指定的位置。第7页共13页（文件备份设置）D、文档统一访问平台员工需要调用公司文档时，通过统一的访问KASS平台进行操作，提高文档工作效率，减少文档查找、传递等工作时间。KASS支持在内网、外网、专网环境下使用浏览器、FTP客户端、专用客户端等方式操作文档。2.2.2文档浏览查找与使用公司文档集中存储后往往数量巨大，方便有效的让用户快速要找到需要的文档可以极大的提高文档工作效率。A、文档存储目录浏览文件文档存储目录分类是让用户直接根据文档的存储文件夹来查找文档每个文档都有对应的文档存储文件夹，直接根据文件夹来找文件是用户最常用的查看文件的方式。（按存储目录查看文件）B、文档分类浏览文件KASS系统也可以根据需要文档的业务应用形成多纬度的自定义文档分类；可以针对不同编目分类方式来浏览电子文件及相关元数据。文件的类型分类及相关元数据的整理可以根据需要进行设置管理。第8页共13页（按文档分类查看文件）C、文档的搜索系统可以通过多种方式来快速的查找与定位文件。可以搜索文档的属性搜索，如作者、创建时间、名称、属性、分类、元数据等。可以对文本类文档进行全文检索，如word、pdf文档中的某个字。可以对图片文件进行OCR文字识别并搜索其中的文字信息。另外系统支持多个条件同时搜索及在搜索结果中进行再次搜索，并且搜索结果在显示时，受权限管控。（文件搜索结果）D、文档使用操作KASS系统支持用户可以直接在系统中对文档进行日常操作与管理操作，包括新建、打开、下载、修改、删除、复制、移动、重命名、锁定、标记状态、权限设置、发布文件、推荐文件、发表评论、设置来宾访问等日常操作。（文件日常操作）第9页共13页2.2.3文档权限控制在公司日常运行过程中，通常会产生很多有关技术、财务、销售、客户等机密敏感信息的文档。为了防止这些信息被非法访问，对文档进行权限管理是保护公司文件财富的重要手段。权限管理的作用就是限制指定范围用户对指定文件夹或文件的操作。A、权限类型KASS系统可以针对节点（文件/文件夹）进行权限控制，系统内的权限的种类有：不可见、列表、预览、下载、修改、删除文件、完全控制等。B、授权对象权限分配以节点为中心，指定用户范围的权限构成，即指定哪些用户或哪些组、角色对该节点拥有什么样的权限，这种权限结构更能适应用户多、文档量大、权限结构复杂的大型单位；C、特殊权限为更好支持一些特殊权限需求，系统也可以根据多项条件进行组合授权。比如可以设置角色为经理的用户可以浏览分类为涉密的文件等。同时通过丰富的权限继承、权限优先级等设置规则