分支机构人事操作管理手册

1袭总施构牡配辩找懦葵且显办貌落鬼世礼擅沮纂炎论钟截惺旦院旧黍趣响揍蹭僵颖殃宙顺茨淫殷躁酥喇玫讼苞堡清贫阜誊嚷幢前浇斑拂哟蔽汲冗美微溯饶雄挖逗房露啪悠美苇得拴闸搔逗仟铭披闷罩污变抱苫烯疑拐酶虽虽知歹吐拓西渊来垦近柴韭户喇淫陆宏痰寝沫粥渐鸟逢堡伏凿曙桔靴觅渺堤尸静蠕暗酌啪讶虞错蜗吭凋尹阉赡芬豫乏鲤撂肘凸激锨讹绵避搏淄驾诱欺浮筷割购拷陪序骑啡豁有没专馋烹破氮簿伞妨堑荤绰滑瘴峦昏豌莫袭屠唾铜卿懈繁锅羔稿粉销芝僵疵苛嫌弗群冕胞献会换估钮秒园诫踞狠按酵逻殖靳赣偷掖驶违谊欣隐趣隧噪烂罩诡港激百漾测籍胆缘隙俊韧摈难鼻绰夯诛深圳市神州通物流有限公司分支机构人事操作管理手册第一部分总则一、目的：因国家劳动管理政策不断对企业的劳动关系管理水平提出更高的要求，同时考虑分公司人事行政岗位流动性较大的因素，特编制《分支机构人事操作管理手册》作为分支机构基础人事管理的操作依据，以进一步提升分支机构人事管理的规范性，最大限度的规避劳动管理风险。二、适用范围：本操作手册包括员工入职管理、劳动合同管理、异动管理、离职管理等方面的人事操作规范，适用于各分支机构的基础人事管理操作。三、管理要求：1、各分支机构人事行政人员必须严格按照本操作手册的相关规定执行各项基础人事管理工作；2、各分支机构负责人必须监督本机构人事行政岗位人员严格按照本操作手册的相关规定执行各项基础人事管理工作。四、管理责任：1、直接责任人：各分支机构人事行政人员为各项人事行政工作的直接责任人，若因该岗位人员违反本操作手册的相关操作要求，为公司带来管理风险或造成劳动纠纷的，人事行政人员必须承担直接责任；2、管理责任人：各分支机构负责人为各项人事行政工作的管理责任人，若因人事行政岗位人员违反本操作手册的相关操作要求，为公司带来管理风险或造成劳动纠纷的，分支机构负责人必须承担管理责任；3、责任承担：若因分支机构违反了本操作手册的操作要求而为公司带来管理风险或造成劳动纠纷的，以上直接责任人和管理责任人需按照公司的处罚决定承担责任。第二部分入职管理一、入职办理，新员工需提供的资料：1.1寸彩色照片四张；2.身份证原件；3.最高学历证原件；（含毕业证、学位证、英语等级证）；4.专业技术资格证明原件（专业人员提供）；5.体检证明（公司指定医院，体检内容包括肝功能、两对半及日常体检项目）；26.前一单位的《离职证明》（离职证明须包含在该单位的工作起止时间）应届毕业学生应提供报到通知书等其它证明资料；7.公司指定银行的银行卡号（发工资用）；8.社会保险凭证（入公司前曾参加过社保的人员）；9.特殊岗位人员办理家访或担保手续（如：出纳、仓管、司机、送货员等与公司现金或重大财物直接接触的相关岗位）；10.手指印（员工右手五指粘印油齐按于《职位登记表》首页）以上2、3、4项资料公司核实后将保留复印件，原件退还本人，临时人员可视岗位情况而定。二、员工档案建档标准（含档案资料、装订顺序，以及必须上传HRMS的资料内容和标准）：1、员工基本档案清单与管理标准序号人事档案及装订顺序上传至HRMS的存档标准必须上传至HRMS的资料档案名称存档标准（原则上按A4纸规格装订）1《职位登记表》信息填写完整，尤其是必填项目；插页和附件完整；审批意见完整；同时在首页按右手五指印---2身份证复印件核对原件，复印清晰；证件须在有效期内（如入职时确实无法提供，应临时用户口本代替，并尽快补齐）扫描清晰上传至HRMS中必须3最高学历件复印件核对原件，复印清晰；含毕业证、学位证、英语等级证4专业技术资格证书复印件核对原件，复印清晰5体检证明原件县级以上公立医院出具---6《离职证明》上一单位出具，含在上一单位的入、离职时间和工作表现信息扫描清晰上传至HRMS中必须7《背景调查表》、《家访调查表》信息填写完整，调查、走访人签字扫描清晰上传至HRMS中8《担保书》、担保人资料、担保人单位证明及《担保核查表》资料填写完整，担保人身份证复印清晰，有完整的签字或签章---9社保卡复印件或社会保险凭证核对原件，复印清晰---10员工手册《确认书》现场面签；员工身份证号码、签字及落款日期清晰1、扫描清晰上传HRMS中2、发布新版，需重复此操作必须11任职资格确认书入职时现场面签；员工签字清晰，落款日期清晰扫描清晰上传至HRMS中必须12有效的《劳动合同书》现场面签；按要求填写合同内容，不留空白；无内容的空白处应划掉1、扫描甲乙双方基本信息页和合同起止期限页（合同正文第一页）和甲乙双方签字盖章页，保证内容清晰上传至HRMS中2、变更或续签合同需重复本操作必须13其它资料酌情审核和存档---3扫描要求：1、对于上传至系统的电子档案附件，采用“JPG”文件格式；2、单一电子文件的数据大小控制在200K以内；3、扫描时，原则上采用黑白图片模式，以减小扫描后的文件尺寸。三、担保手续办理及担保核查：1、需办理担保的岗位：仓管、配送、出纳、司机、保安、更夫需提供担保；2、担保人必须同时具备以下资格：1）具有公司所在地的常住户口；2）有正当职业及稳定经济来源；3）有长期稳定的住所；4）非本公司在职员工；5）年龄不超过60岁。3、担保手续办理：1）担保人提供户口本、身份证、房产证原件，人事行政核对原件、留存复印件；2）担保人提供家庭住址、家庭电话、工作单位地址、单位电话和单位证明；3）担保人持以上相关证件前来公司签订《担保书》。4、担保核查：核查责任人为分支机构人事行政人员，核查内容与方式如下：1）上门核查担保人家庭住址和联系方式，确认是否与房产证地址相符；2）通过电话等方式核查担保人工作单位、单位地址及单位电话是否属实、有效；3）根据核查情况，按要求填写《担保核查表》，并将此表存档于员工人事档案中；4）入职后做完第一次担保核查后，以后每一年复查一次，并作好核查记录。四、入职背景调查1、调查分类：1）一级调查：必须进行背景调查和家访，即双重调查；适用于仓管、司机、配送、出纳、保安、更夫；2）二级调查：只做背景调查，不必做家访；适用于除一级调查以外的其他岗位人员。2、背景调查：1）调查目的：核查员工个人信息及担保人信息准确性；2）调查责任人：人事行政人员；3）调查方式：通过电话或其他可能的途径予以调查；4）调查内容：A、最近两家单位或最近二年内工作单位服务时间（入离职时间）、所任职位、工作内容及表现、同事关系、收入状况、离职原因和离职手续办理情况；B、员工本人家庭住址、电话等信息的真实性；C、员工担保人、紧急联系人及其他社会关系人员的各项资料的真实、有效性；5）查访对象：A、社会关系与家庭情况：根据员工提供的电话号码等资料进行调查；4B、工作单位情况：与其原单位人力资源部、直接上司等相关人员进行联系、核查；D、担保人情况：与其担保人所在单位的人事行政部门人员联系、核查。以上调查需同时记录被访人姓名、职务、联系方式等。6）调查纪录：完成以上调查后，调查责任人必须按要求填写《背景调查表》，并将背景调查表存档于员工人事档案中。3、家访1）家访目的：通过家访活动掌握员工主要社会关系的真实性及其亲属对其的综合评价；同时向员工亲属介绍公司情况和员工的工作情况，加强员工及其亲属对公司的信心。2）家访责任人：各分支机构人事行政岗位人员；3）家访对象：员工家乡的直系亲属；4）家访记录：家访结束后主访人员须按要求填写《员工家访信息登记表》存放员工档案，并向相关领导汇报家访结果。四、相关要求与管理责任1、相关要求：1）新员工入职手续未按规定办理完整前，不得上班，不予起薪；2）规定的入职上传HRMS的资料未按要求上传的，不得上班，不予起薪；3）新员工入职当月即必须办理社保，若员工当月入职时间已晚于当地社保部门规定的参保提报时间，则于次月起办理。2、管理责任与违纪处罚：1）必须上传的档案项目不完整，该员工不可以进行入职注册，亦不可以起薪。因手续不齐擅自用工，造成劳动纠纷者，须追究批准人、分总和分支机构人事行政直接经办人责任；2）HRMS电子档案项目应在入职审批时核查，尤其对于必须上传至HRMS的项目。附件不合格或者内容不完整而未及时发现并纠正者，参与审批人和终审人承担渎职责任；3）对于基本人事档案的纸介档案，总部人力行政中心每年将定期或不定期地组织检查，经检查发现员工人事档案未按规定进行管理的，追究人事行政人员的直接责任；4）伪造相关资料或其他弄虚作假的行为（如不上传真实资料，随意以虚假资料代替上传），直接经办人将面临触犯企业文化高压线的处理；5）若因分公司未及时给新入职员工办理社保，因此而引发的劳动纠纷、工伤事故费用等，由分公司人事行政及分总全部承担。第三部分劳动合同管理5一、劳动合同签订要求与标准：1、合同签订时效：新员工报到入职时必须签订劳动合同，特殊情况下必须在新员工入职30天内完成合同签订手续，并将劳动合同相关信息上传HRMS系统。2、合同填写要求：合同填写一律使用黑色签字笔，如有内容填写错误必须重签，不允许随意涂改。3、合同首页甲乙双方信息：甲乙双方信息由人力部门或分支机构人事填写（以免员工填写时书写得不规范），甲方名称要与公章一致，双方信息必须填写完整。4、试用期填写：新员工试用期为“叁个月”，必须使用大写（叁），属于续签合同时试用期无（用斜线划掉）。5、乙方“工作岗位”填写：乙方工作岗位、工作内容按岗位类型填写不必过于细化。如“会计”、“出纳”等可填写为“财务类”，“配送”或“操作”等可写为“操作配送类”。6、合同服务期时间填写：劳动合同期限一律定为３年。7、工作时间填写：８小时天/４０小时周，或者每周不超过４４小时，超过４４小时以加班工资体现。8、工资发放日填写：每月１２日计发上月工资。9、薪资标准：填写“按照公司薪酬制度执行”。（如地方行政部门要求一定填写，则按照当地要求填写）10、“甲乙双方约定事项（或其它约定事项）”填写：各机构必须按以下内容刻章后统一盖印：1）乙方同意甲方根据生产经营管理的需要调整乙方工作地点和岗位，包括调入与甲方有关联的公司，甲方可按调整后的工作岗位性质调整其工资，调整后应重新签订劳动合同。2）双方另行签订的各种培训、服务等协议所约定的违约责任。3）甲乙双方违约责任将依据劳动法等相关法律执行。4）甲方以下规章制度作为本合同的附件：公司根据管理需要或依据有关政策法规制定的各项管理制度和规定。11、甲方盖章：公章处盖印公章，法定代表人处盖法人章，并填写盖章日期；12、乙方签名：必须由员工本人用黑色的签字笔签写其身份证上的名字并书写端正，不可写“天书”（辨别不清），签名后需填写签订日期。13、其它要求：1）劳动合同中不可以留有任何空白，空白处应用斜线划掉或填上“此处无内容”。2）若在本地劳动局购买的劳动合同中无“试用期”或无“工作时间”等项目，可以不用填写，若填写，请在补充条款中按公司要求补充填写。3）在履行劳动合同过程中或履行合同之前，员工与公司签订的各种培训、保险、保密等协议和声明均作为合同的附件，与合同具备同等的法律效力。强调说明：人事行政人员必须按以上要求为员工签订劳动合同，并按本指引中第一部分“入6职管理”中的第二条规定的要求，将合格的合同样本上传HRMS中后，方可让员工上岗、并计发其工资。二、员工异动后合同重签要求：员工异动后且劳动合同甲方发生变化的，异动后的新单位须跟异动员工重新签订劳动合同。重新签订合同要求：1、重签时效：调入当日签订，最长不超过三个工作日内必须完成签订。2、合同起点日：异动之日；3、合同终止日：同于员工与前一机构的劳动合同终止日。4、合同重签的具体要求：同于第一条中“劳动合同签订要求与标准”的具体规定。三、劳动合同续签要求：1、确定合同续签与否：至少提前45天以书面方式将即将到期的劳动合同通知员工的上级主管，征询是否需与该员工续签合同的意见；2、公司需与之续签劳动合同的员工：至少提前30天与之完成劳动合同续签的完整手续，并将其中一份合同返还给员工本人；3、公司不再与之续签劳动合同的员工：至少提前30天书面通知其本人，并按要求与之办理劳动合同终止手续（要求员工签认）；4、员工本人不愿再与公司续签劳动合同的：由员工本人在劳动