word文档基本知识

第三章文字处理软件Word——计算机系本章内容3.1Word的基本知识3.2文档的基本操作3.3文档的排版和美化3.4对象的编辑3.5版面的编辑与打印3.6表格3.7邮件合并3.8高级功能3.1Word的基本知识3.1.1Word的基本介绍3.1.2Word2003的启动和退出3.1.3Word2003的界面组成3.1.4Word2003自定义工具栏和快捷键3.1.5Word2003的新增功能3.1.1Word的基本介绍Word是微软公司的Office系列办公组件之一，是目前世界上最流行的文字编辑软件。它可以快速地设计出各类书籍、杂志、报刊的排版效果。还可以处理各种表格与图片，并具有与Windows类似的图形操作界面，简单易学，本课程主要以Word2003为操作范例。3.1.2Word2003的启动和退出启动常规启动快捷启动打开任意Word文档启动退出一般退出从控制菜单退出由菜单退出3.1.3Word2003的界面组成标题栏工具栏菜单栏水平标尺垂直标尺垂直滚动条水平滚动条文档编辑区任务窗格状态栏视图切换按钮3.1.4Word2003自定义工具栏和快捷键开启和关闭工具栏打开“视图”菜单选择工具栏打开或关闭工具栏自定义工具栏右击任意工具栏“自定义”增加或删除工具栏中的快捷键3.1.5Word2003的新增功能网上信息随手得文档也能智能化阅读文档新体验支持XML语言文档保护更完善3.2文档的基本操作3.2.1新文档的创建3.2.2打开文档3.2.3输入文档内容3.2.4文档的选定3.2.5文档的删除3.2.6撤销、恢复、重复3.2.7文档的移动和复制3.2.8Office剪贴板3.2.9查找与替换3.2.10自动更正3.2.11文档的保存与关闭3.2.1新文档的创建新建文档的方法有：单击“常用”工具栏“新建”按钮，或按【Ctrl】+【N】组合键，打开“新建文档”任务窗格选择要建立的文档。在“常用”工具栏点击。在要建立文档的磁盘或文件夹中打开快捷菜单“新建”“MicrosoftWord文档”3.2.2打开文档打开文档的方法：通过修改地址来找到已有文档的位置。3.2.3输入文档内容光标的定位鼠标定位键盘定位文本的录入【Ctrl】+【Space】键切换输入法【Enter】键文档分段【BackSpace】键删除前一个字符【Tab】键可配合标尺的制表符使用使用自动键盘切换输入符号3.2.4文档的选定使用鼠标选取一个单词：双击该单词；选定一行：在该行前面的选定栏，单击左键；选定多行：鼠标指针定位在要选定的某行前的选定栏，按下左键拖动到结束的位置；选定一段：在该段前的选定栏，双击左键；选定多段：鼠标指针定位在要选定的某段前的选定栏，双击左键并拖动；整个文档：鼠标指针定位在选定栏，三击左键。一个图形：单击该图形。任意两点间内容：拖动鼠标从开始到结束的位置。页眉或页脚：打开“视图”菜单“页眉和页脚”，双击页眉或页脚。3.2.4文档的选定键鼠配合连续选取：用鼠标点击要选文段开端，按住【Shift】键，在要选定文字的结束位置单击，就选中了这些文字。这个方法对连续的字、句、行、段的选取都适用。行内选取：把光标定位在要选定文字的开始位置，按着【Shift】＋【End】键，可以选中光标所在位置到行尾的文字；把光标定位在要选定文字的开始位置，按着【Shift】＋【Home】键，可以选中光标所在位置到行首的文字。选取句子：按【Ctrl】键，单击文档中的一个地方，鼠标单击处的整个句子就可被选取。选取矩形：按住【Alt】键，在要选取的开始位置按下左键，拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。使用键盘选取3.2.5文档的删除选定要删除的文段，使用【BackSpace】键或【Delete】键。3.2.6撤销、恢复、重复撤消操作是指取消“上一步”（或多步）操作，使文档恢复到执行该项操作前的状态。执行了撤消操作后，可以用恢复操作用来恢复“下一步”（或多步）操作。而重复操作是指将上一步操作再执行一次或多次。撤销恢复3.2.7文档的移动和复制移动文档的方法：选定文档内容，用鼠标拖到新的位置。剪切（【Ctrl】＋【X】）所选内容，粘贴（【Ctrl】＋【V】）到新位置。复制文档的方法：选定文档内容，按【Ctrl】键并把内容拖到新位置。复制（【Ctrl】＋【C】）所选内容，粘贴到新位置。快捷菜单中的“剪切”、“复制”命令3.2.8Office剪贴板3.2.9查找与替换替换例题打开文档“第三章例.doc”例1：把文章中所有的“左”改为“Left”。例2：把文中所有的“的”字去掉。例3：将文章中所有粗体、蓝色字改为加粗倾斜、红色。例4：把文中所有在双引号里的句子改成澄色。例5：把文中所有英文字母改成大写。3.2.10自动更正输入文档时可以定义一些常用词为自动更正词条：选中要创建的词条“工具”菜单“自动更正选项”3.2.11文档的保存与关闭保存文档文件名称文件类型保存路径3.2.11文档的保存与关闭关闭文档和退出Word单击“文件”“退出”命令。单击窗口右上角的“关闭”按钮。单击“文件”“关闭”命令。按快捷键【Alt】＋【F4】。右击Word窗口标题栏，打开控制菜单点击“关闭”。双击Word窗口标题栏的图标。右击任务栏中的Word文件图标，在弹出的菜单中点击“关闭”或“关闭组”命令。3.3文档的排版和美化3.3.1格式工具栏的使用3.3.2字符格式3.3.3段落格式3.3.4使用格式刷3.3.5项目符号和编号3.3.6底纹和边框3.3.7分栏3.3.8制表位的使用3.3.9首字下沉与文字方向3.3.1格式工具栏的使用格式工具栏样式框字号框字体框加粗倾斜下划线字符边框字符底纹两端对齐居中对齐右对齐分散对齐行距设置编号项目符号减少缩进增加缩进突出显示字体颜色拼音指南带圈文字字符缩放3.3.2字符格式单击“格式”“字体”，可以打开“字体”对话框。3.3.3段落格式居中对齐右对齐左对齐、两端对齐分散对齐3.3.3段落格式标尺的使用：左缩进右缩进悬挂缩进首行缩进3.3.4使用格式刷格式刷主要用于对字符和段落的格式化。可将已设定好的样本格式快速应用到文档或工作表中需设置此格式的其他部分。1233.3.5项目符号和编号3.3.6底纹和边框•应用于文字•应用于段落3.3.6底纹和边框3.3.6底纹和边框3.3.7分栏3.3.8制表位的使用制表位，就是指按下键盘上的Tab动键后，光标后的文字向右移动到的位置。3.3.9首字下沉与文字方向首字下沉文字方向3.4对象的编辑3.4.1插入图片与图片编辑3.4.2插入自选图形与绘图3.4.3插入艺术字3.4.4插入文本框3.4.5其他对象的插入补充内容3.4.1插入图片与图片编辑绘图和图片工具栏绘图工具栏绘图工具栏图片工具栏3.4.1插入图片与图片编辑“插入”“图片”“剪贴画”可以打开剪贴画任务窗格。插入Office剪贴画可以通过选定范围搜索或Microsoft剪辑管理器来插入。3.4.1插入图片与图片编辑来自网络上或数码相机的JPG图片需要用“插入”“图片”“来自文件”增加。可以用图片工具栏修改图片属性。双击图片也可以打开图片格式的设置窗口。3.4.2插入自选图形与绘图“插入”“图片”“自选图形”可以打开自选图形工具栏也可以从绘图工具栏插入自选图形。3.4.2插入自选图形与绘图•自选图形的效果3.4.3插入艺术字从“插入”菜单或“绘图”工具栏都可以插入艺术字3.4.3插入艺术字3.4.4插入文本框两种方式插入文本框3.4.4插入文本框3.4.5其他对象的插入插入分隔符分隔符可以把文章分成多个部分，每个部分可以设置为不同的格式。一般在文章中途分页都会使用分页符。插入自动图文集信件头、签名可以使用自动图文集，还可以添加用户自己的信息。修订和批注批注修订插入引用——脚注和尾注脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献。①脚注和尾注引用标记②分隔符线③脚注文本④尾注文本插入脚注后，鼠标移动到脚注位置也能看到相应的解释。插入引用——脚注和尾注题注可以对图片或表格等进行按章节的自动编号，作者在修改的过程中，增加或删除部分图片，可以自动通过“更新域”来更新编号。插入引用——题注插入引用——交叉引用交叉引用应用在提及上文内容的时候。例如：某章节（在第几页）讲述了某内容。在修改过程中页码经常改动，通过交叉引用可以节省作者很多修改时间。3.1节第5页插入引用——索引和目录插入组织结构图填入内容助手下属同事插入公式一些复杂的数学公式可以通过插入公式编辑器的方式编辑脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献。①脚注和尾注引用标记②分隔符线③脚注文本④尾注文本3.5版面编辑与打印3.5.1设置页边距、纸张规格与打印方向3.5.2页眉和页脚3.5.3页码的编辑3.5.4分页设置3.5.5打印预览3.5.6打印文档3.5.1设置页边距、纸张规格与打印方向上边距左边距3.5.2页眉和页脚页眉和页脚在书本杂志排版中非常常见。添加方法：“视图”“页眉和页脚”3.5.3页码的编辑要显示页码，必须选择“页面”视图。3.5.4分页设置通过显示/隐藏编辑标记可以查看分页符。3.5.5打印预览打印预览工具栏3.5.6打印文档打印属性的设置3.6表格3.6.1创建和删除表格3.6.2表格的选择3.6.3移动、缩放、复制单元格3.6.4合并拆分单元格3.6.5插入、删除行列3.6.6设置表格行高列宽3.6.7表格文字排版和对齐方式3.6.8绘制斜线表头3.6.9在表格中进行计算3.6.10表格和文本间的转换3.6.1创建和删除表格单击“表格”“插入”“表格”可以打开插入表格对话框。也可通过“常用”工具栏直接建立表格。删除表格必须：单击“表格”“删除”“表格”3.6.2表格的选择选取单元格选取一行或数行选取一列选取整个表格选取不连续的多个单元格、行或列选取整个表格3.6.3移动、缩放、复制单元格表格的移动、缩放和复制和其他对象的编辑基本相同。3.6.4合并拆分单元格•合并单元格•拆分单元格3.6.5插入、删除行列方法1：选中行（列）打开快捷菜单就可以插入或删除行（列）。方法2：选中任意单元格单击“表格”“插入”（“删除”）行（列）方法1方法23.6.6设置表格行高列宽•直接用鼠标大致调整•用“表格属性”版面精确调整3.6.7表格文字排版和对齐方式表格和边框工具栏可以很便利地设定表格的各种属性，包括颜色、线形、线条和底纹颜色等。尤其对添加线条和擦除线条操作灵活，合适编辑制作不规则的表格。表格和边框工具栏3.6.7表格文字排版和对齐方式在表格中同样可以使用“边框和底纹”对话框，这种方式较合适整齐有规律的表格。3.6.7表格文字排版和对齐方式整个表格在文中的对齐方式表格中内容的对齐方式。3.6.8绘制斜线表头方法一：直接用“表格和边框工具栏”的“绘制表格”工具挥出方法二：插入斜线表头3.6.9在表格中进行计算表格默认地址名称3.6.10表格和文本间的转换通过“表格”“转换”“表格转换成文本”进行互换。3.7邮件合并建立主文档3.7邮件合并准备好数据源3.7邮件合并•确认数据源3.7邮件合并•插入合并域3.7邮件合并•合并成功，浏览内容或保存3.8高级功能3.8.1使用Word提供的模板3.8.2创建自己的模板3.8.3样式的应用3.8.4宏3.8.1使用Word提供的模板新建文档的时候可以使用Word提供的模板3.8.2创建自己的