49值班保密工作

秘书理论与实务第四节值班保密工作本节要点一、值班工作二、保密工作秘书理论与实务了解值班工作的基本类型；掌握秘书值班工作所要承担的主要任务及履行职责的基本技能；了解保密工作的基本内容、种类及保密工作的基本要求；熟练掌握秘书部门保密工作的基本内容及履行保密职能的基本技能。1234秘书理论与实务一、值班工作（一）值班工作的含义1．值班的一般含义是指在当值的班次里担任工作。2．秘书值班的含义是指在正常工作时间之外，或为保证机关正常运作，在一般的秘书业务之外安排的有关人员轮流交替坚守岗位，负责处理机关的一些临时性综合事务或专项性的特定事务的工作。3．值班工作的安排和管理值班工作的安排，既指秘书在本人轮值期间要按值班要求做好具体的值班工作，也包括要做好或协助上司做好值班管理工作。如安排值班人员，制定值班表，事先通知有关部门及人员做好有关的值班准备等。秘书理论与实务（二）值班的类型1．按值班的时间可分为（1）常设性值班重要的党政机关或较大的企事业单位，建立常设性值班室，有固定的值班人员，实行全天候值班制度。（2）休假日值班一般机关单位在休息时间（晚间及节假日）安排值班。（3）临时性值班指遇到或为防范一些突发性事件而采取的临时值班措施。2．按值班的内容可分为（1）综合性值班值班负责处理本单位的各类临时性事务。如大中型机关或企事业单位的总值班室。（2）专项性值班指针对某项专门工作的值班，值班人员只负责处理特定的事务，如安全值班等。秘书理论与实务承办临时事项接待临时来访处理来电来函处理突发事件掌握领导去向值班人员要承办领导指示和其他部门委托的临时事顷，如临时性会议通知等接待临时来访者，给符合规定的来访者提供方便，甄别和过滤找领导的来访者。收受并处理来电来函，重要或紧急函电，应立即报告或转告相关领导或部门处理。遇到突发性的紧急情况，应沉着、冷静地采取临时性应急措施加以处理。了解掌握领导班子成员假日的日程安排及联系方式，出现紧急情况可以及时联络。值班工作的主要任务安排值班人员节假日里安排各部门值班人员。值班名单审定后通知到个人员并悬挂于醒目处。协调安全保卫小单位节假日值班一般同时兼顾安全保卫工作。大单位则由值班者协调安保工作。秘书理论与实务（四）值班工作的要求1．认真负责值班任务重要且具有窗口形象作用，应认真负责做好工作。2．热情待人接待来访、接听来电，待人应热情，塑造单位良好形象。3．遵守制度值班应当遵守制度，按章办事。值班制度有：（1）岗位责任制；（2）请示报告制度；（3）交接班制度；（4）保密制度；（5）安全防范制度。4．做好记录值班记录是保存值班信息的重要载体，其作用一是用于交接班，保证值班工作的连续性，二是以备将来查考。值班记录的内容有：（1）电话记录；（2）接待记录；（3）值班日志等。秘书理论与实务中信集团决定对本部行政机构的中层部门进行一个较大改革：裁并一些机构，精简一些人员。这使本部的中层干部们紧张起来，大家四处打探消息。这些天秘书王丽的办公室突然反常的热闹起来：一会儿计财部李经理过来转了一圈；一会儿公关部周经理借故来了一趟；一会儿研发部经理也挂来电话，王丽询问他有什么事情，他也没说出所以然来。王丽知道，经理们都是想从她这儿打听一些消息，既然他们不好意思明说，她也乐得假装糊涂。中午在餐厅吃饭的时候，销售部的田科长端着饭菜来到她对面坐下。不一会儿话锋一转问道：“小王，咱们平时关系不错，能跟我透点消息吗？这次我们销售部的人事是怎么变动的？”王秘书一听，心想：该来的还是来了，躲是躲不掉的。她望着田科长期盼的眼神说：“对不起，田科长，我不太清楚。”田科长有点不高兴地说：“你不知道谁知道，是不想告诉我吧！”王丽只好说：“田科长，我真的不知道。人事方面的文件都是人力资源部做的，不是我起草的。”其实，王秘书说的话一半是真的，一半是假的。文件是人力资源部起草的，但是在经过她的手送给总经理的时候，她看到了里面的内容。接下来，田科长只好转移了话题，闲聊几句就悻悻地走了。看着田科长的背影，王秘书也有些难过，人事调整对于田科长这些男性的中层干部影响较大。但是，职场的生存环境就是这么残酷，作为职业秘书，她必须严守不泄露秘密这条最基本的职业道德。案例导入(保密工作）秘书理论与实务（一）保密工作的含义1．秘密秘密是指在一定的时间内只限一定范围的人员知悉的事项。2．保密将秘密控制在一定时间和范围内称为保密。3．保密工作是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施。（二）保密工作的内容制定保密法律、法规以及组织内部相应的保密规章；建立保密机构；开展保密宣传教育；研制开发和应用保密技术；进行保密检查督促；查处泄密事件；开展保密理论研究等。保密工作秘书理论与实务秘密的种类1．按秘密的性质分（1）国家秘密关系到国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人知悉的事项。（2）商业秘密指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。（3）组织内部秘密指特定组织内部在一定时间内只限一定范围的人知悉、不对外公开的事项。秘书理论与实务2．按秘密等级分（1）绝密级即国家核心秘密，一旦泄露会给国家的安全和利益造成特别严重的损害。（2）机密级即国家的重要秘密，一旦泄漏会给国家的安全和利益造成严重损害。（3）秘密级即国家的一般秘密，一旦泄露会给国家的安全和利益造成一定损害。（4）内部级包括商业秘密和组织内部秘密，密级和保密期限由特定组织自行确定。秘书理论与实务3．按秘密存在的方式分（1）有形秘密指那些看得见、摸得着、具有秘密特征的实物，有：①文献类秘密即运用纸质文书记载的秘密信息，如记载秘密信息的文件、资料、信函、数据、图表、档案、报刊、书籍等。②物体类秘密即含有秘密信息的物体。如使用关键性的技术，通过观察或者测试、分析手段能够获得其中秘密信息的设备或者产品。③声像类秘密即运用录音录像和多媒体技术保存的秘密信息，如用于存贮秘密信息的录音磁带、录像带、照片、影片。④电子类秘密即通过计算机系统和网络传递、接收、处理、存储的秘密。这类秘密包括存储秘密信息的计算机（包括软盘、硬盘、光盘）、内部局域网等。秘书理论与实务（2）无形秘密指不具有一定的实体形态的、存在于人脑的、具有秘密特征的意识、思维、技能等。无形秘密主要有以下几种：①口头类秘密口头类秘密看不见、摸不着，但却普遍存在。如会议上口头传达的、需要保密的精神，领导人口头交代给秘书的工作意图，领导班子内部的不同意见等。②技术类秘密技术性秘密即以技术、技能方式存在的秘密。如，产品设计和制造过程中的关键性技术；再如，技术诀窍、传统工艺、设计方法等。秘书理论与实务（四）保密工作的要求1．加强领导，健全机构实行保密工作领导责任制，主要领导作为保密工作第一责任人；在主要领导之下明确一名分管领导，负责对本单位的保密工作进行具体规划、指导、检查、督促和协调。重要单位应成立保密工作委员会或保密工作领导小组，由党委一把手挂帅，下设保密委员会办公室，负责处理日常性工作。一般情况下，保密委员会办公室和党委办公室合署办公；一般性单位的日常保密工作由秘书部门负责。2．依法管理，完善制度保密工作需要法律和制度保证。我国的宪法和保密法对保守国家秘密有明确的法律规定，此外还制定了一系列行政法规，为做好保密工作创造良好的法律环境，提供有力的制度保障。（1）专项保密制度如，文件保密制度、会议保密制度、新闻报道保密制度、通讯保密制度、办公设备使用保密制度、计算机使用保密制度等。秘书理论与实务（2）员工保密培训制度要定期对员工进行保密培训，使他们牢固树立保密意识，掌握保密技术和技巧，养成保密的习惯。对新上岗的员工，特别是涉密的重点岗位人员，要进行重点培训。（3）保密工作定期检查制度对各项保密制度的执行情况要进行定期检查，以便及时发现保密工作中的漏洞和隐患，及时采取有效措施，将问题解决在萌芽状态，避免造成更大的损失。（4）泄密责任追究制度对违反保密规定，造成泄密的事故，要严肃追究有关人员的责任，给予其相应的处罚，绝不能姑息纵容。对违法犯罪的，要追究法律责任。（5）保密工作总结表彰制度对于在保密工作中有突出贡献的单位和人员，要总结他们的先进事迹，进行表彰和奖励；对工作中的先进经验，要及时加以宣传和推广。秘书理论与实务3．积极防范，突出重点（1）积极防范是保密工作的着眼点和立足点。积极防范首先要提高警惕，要从思想上高度重视保密工作，强化保密意识；要以防为主，未雨绸缪，以积极的姿态把工作做在前头，而不是消极预防。（2）保密工作还要区别情况，突出重点。重点是：①从秘密的等级上来说，重点是绝密级；②从秘密的分布来说，重点是秘密相对集中、秘密等级高的部门；③从掌握秘密的人员来说，重点是接触秘密较多的领导人员、秘密所在的要害部门（部位）的工作人员以及经管秘密的专职人员。秘书理论与实务4．既确保秘密，又便利工作保密工作既要确保秘密的安全，又要有利于各项业务工作的正常进行，二者要相互兼顾，辩证统一。为此要做到：（1）确定秘密范围要准确定密过窄，该确定为秘密的事项而未定密，造成泄密；定密过宽，不该确定为秘密的事项而确定为秘密，给工作带来不便。①凡公开或泄露的事项造成下列后果之一的，应列入国家秘密的范围·危害国家政权的巩固和防御能力；·影响国家统一、团结和社会稳定；损害国家政治经济利益；·影响国家领导人、外国要员的安全；·妨碍国家重要保卫对象和目标的安全；·使保护国家秘密措施的可靠性降低或者失效；·削弱国家的经济、科技实力；·使国家机关依法行使职权失去保障。秘书理论与实务②凡公开或泄漏后，使权利人的经济利益遭受损失的技术信息和经营性信息，应当确定为商业秘密。③凡一个组织内部尚未确定或虽已经确定，但公开或泄漏会给该组织的工作和利益带来损害的非技术和经营性的事项，应当列为组织秘密。（2）确定秘密等级要合适秘密等级合适，不仅能够确保各项秘密，而且也有利于秘密信息的合理利用。①秘密等级定得过高，虽然秘密无恙，但会对信息的利用造成不必要的麻烦。确定国家秘密的等级，要综合考察该项秘密一旦泄露，对国家的安全和利益所造成损害的时间长短、损害面的大小、经济损失量的多少等因素。损害特别严重的事项，应当确定为“绝密”；损害严重的事项，应当确定为“机密”；损害一般的事项，应当确定为“秘密”。②商业秘密可由商业秘密的权利人确定相应的密级。秘书理论与实务（3）确定保密期限要合理秘密都是在一定时间只限一定范围的人员知悉的事项，“一定时间”就是保密期限。国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》：除有特殊规定者外，绝密级事项不得超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。（4）变更密级和保密期限要及时①秘密事项泄露后的损害程度已明显变化，或因工作需要，原接触范围需做很大变动的，应由确定密级和保密期限的机关或单位及时变更密级和保密期限。②文件中所涉及的秘密事项公开后不会再造成损害，或从全局衡量公开后更为有利的，应及时解密，并通过法定程序公开。（五）应用技术，严防窃密当前，利用高新技术窃取秘密的事件屡有发生。技术越是落后，秘密就越容易被窃取。因此，不断开发和使用新的保密技术，提高反窃密的技术能力。秘书理论与实务（六）秘书部门的保密工作1．文件保密（1）定密①需列入保密范围的文件，应在其产生的同时，由制文机关或单位确定密级和保密期限。②涉及商业秘密和组织内部秘密的公文，其密级和保密期限由产生该公文的企业或组织确定。（2）审核与签批审核、签发、审批公文时，如发现不符合保密范围，或者密级和保密期限规定不当的，应当予以纠正。（3）标识密级和保密期限应在文件首页的右上角（地图、图纸、图表在其标题之后或者下方）做出明显并易于识别的标志。①国家秘密的标识为“★”，“★”前标密级，“★”后标保密期限，如“秘密★五年”。秘书理论与实务②商业秘密的标识由商家自行标识，但不得出现“★”标识。③文件、资料汇编中有密级的，应当对各独立的保密件的密级和保密期限做出标志，并在封面或者首页以其中的最高密级和最长保密期限做出标志。④摘录、引用密件中属于秘密的内