首问负责制

首问责任制度第一条为增强全体员工的服务意识和责任意识，改善客服水平，进一步提高工作效率，建立本制度。第二条首问负责制是指由首问责任人负责办理或负责协调、联系相关部门办理客户所要求办理的各类事项，负责解答客户提出的各类问题，并负责将办理结果告知客户的行政管理制度。首问负责制适用于公司全体员工。第三条首问责任人是指在本公司范围内第一个接听来电、接待来访、接收来信的员工。在来访接待中，当两位及以上工作人员一起被询问时，职位高者或到司时间长者为首问责任人。第四条首问责任制原则：内动外不动（在公司内部协调处理，不推诿，不让客户到处找人），能够做到事事有人接待，有人办理，做到首问必答，首问必释，首问必果，减少办事的环节和程序，提高办事效率，让客户满意。第五条首问责任人的责任和义务：（一）客户的来电、来访，无论是否属于本人、本部门职责范围，首问责任人必须主动热情接听或接待，并且认真详细地做好记录。（见附件1部门协调工单）（二）办理各类来电、来访、来信，必须坚持实事求是的原则，既要做到快捷准确，又要符合公司各项管理制度规定。对于不清楚、掌握不准确的问题应转办相关部门或请示领导。（三）属于首问责任人职责范围内能够解决的，应当在规定时限内迅速办理或一次性告知有关办理程序、要求等，热情耐心地解答有关询问，直到客户听明白为止。（四）属于本部门职责范围内的，当有关责任人外出开会、出差、公休、病假等暂不在岗位或联系不上的，首问责任人必须认真记录服务对象的单位、姓名、联系电话及拟办事项内容等，并负责转交或及时联系责任人、或报告相关领导负责人处理。（五）属于本部门与其他部门交叉的工作，首问责任人应视为本部门职责，主动协调，共同完成。（六）不属于本部门职责范围内，但属于公司范围内的，首问责任人不能使用“不知道”、“不清楚”、“不归我管”等语言予以回绝，而应热情帮助服务对象与有关部门取得联系；如未能及时联系上相关处理人，也应主动告知客户原因，争取处理时间和客户理解，并告之相关处理人或领导再规定时间内回复客户。（七）不属于本公司职责范围内的，首问责任人应当热情接待，耐心解释，并尽自己所知给予帮助指点。（八）除匿名来电、来信和无理取闹的来访者外，首问责任人或承办部门主要负责人要主动及时将办理结果告知服务对象，进行电话回访或跟踪。（见附件2客户疑问、投诉汇总表）第六条首问责任口诀接待客户热情周到问明情况详尽记录本职范围当场解决复杂问题及时转达第一受理责任不推有问而来满意而归第七条首问责任规则（一）不属于本部门职责范围内，但属于公司范围内的客户需求，第一责任人在15分钟内，在“。。。。“阐述问题及对方联系方式，进行问题转交并指明处理部门，投诉问题启用部门协调工单至处理部门（附件一），第一责任人负责对客户问题进行登记（附件二）。（二）相关处理部门接收到客户问题后，需在2小时内对客户问题和投诉进行回复，并将处理方式和结果在“张家界中燃投诉处理群”或部门协调工单上清楚阐述处理方式和结果，便于总结；（三）第一责任人负责对客户问题和投诉进行回访，在客户问题和投诉提出的第3天必需100%回访完毕，并在客户疑问、投诉内容汇总表（附件二）记录回访结果，便于考核运用。第八条基本职责划分按部门划分职责进行首问责任考核，同时必须满足张家界中燃绩效考核制度，全公司部门参与，由热线监督发挥考核职能。（一）市场部：对客户的报装工单进行发起录入，与跟踪处理，对客户点火前提出相关问题做好协调与解释工作；对客户签定散户合同按月交客服部存档。（二）工程部：对市场部的报装工单进行派发与结单并准确跟踪处理，工程验收中出现的质量问题进行整改恢复，对改管维修业务进行预算并回复。（三）运营部：对客户提出的立管前中低压燃气管、G6以上商用表及调压箱等相关问题进行回复处理，对与户外抢维工单进行跟踪并处理。（四）财务部：对报装、点火工单进行审核，对所有票据进行管理指导，对客户提出的税务财务方面问题进行回复处理。（五）综合部：对于政府及职能部门、以及外界舆论提出咨询沟通等相关问题进行回复处理。（六）客服部：对点火工单进行发起、派发、结单跟踪处理，对通气验收后的客户所有问题进行回复处理。（七）安监部：对于客户所提出及涉及的国家安全相关政策问题进行回复处理。（八）热线员：接听客户各类电话业务咨询、投诉和查询，热情为客户提供有关天然气业务和知识咨询的服务，负责各种异常情况的记录、转办，对客户投诉处理结果进行电话回访，进行客户满意度调查，并按相关业务记录处理结果，按时按规定完成报表工作，便于月底绩效考核。第九条首问责任奖惩（一）对遵守首问责任制，主动热情帮助客户解决问题的工作人员，公司将及时予以表扬鼓励；对首问负责制实施过程中涌现出好人好事和先进典型给予特别表彰奖励。受到客户书面表扬的给予100元奖励，受到客户送锦旗表扬的个人或部门给予200元奖励，受到政府及相关部门表扬的给予300元奖励。（二）违反首问责任制，有下列情节者，一经查实，给予教育、通报批评、扣发奖金等处理。1、首问人未及时将客户拟办的事项移交给有关责任人，至客户再次投诉的；2、有关责任人到岗后未及时与客户联系，研究解决对方问题，引起客户再次投诉的；3、冷漠对待客户，应当告知而没有明确告知事项的；4、对办事人要求办理事项推诿扯皮，不负责任的；5、对办事人态度恶劣，使用文明忌语的。以上情况给予50元罚款，情况恶劣受到客户投诉的给予100元—200不等罚款，并需进行书面检讨。（三）所有奖惩根据公司管理规定纳入月度绩效考核和年度评优中作为参评条件。（四）所有奖惩制度将进行内部流程审批后由综合部、客服部负责执行，最终确定的奖罚额度直接做进当月工资中。第十条本制度自发文之日起施行。附件一：部门协调工单部门协调工单日期：年月日编号：协作时间请协部门下单人收协时间受协部门接单人协调事由客户姓名地址电话期待回复时间处理意见经办人（签字）：年月日备注部门协调工单日期：年月日编号：协作时间请协部门下单人收协时间受协部门接单人协调事由客户姓名地址电话期待回复时间处理意见经办人（签字）：年月日备注附件二：客户疑问、投诉内容汇总表客户疑问、投诉内容汇总表序号第一责任人提出时间地址电话具体事项回复时间回复简要说明回复部门回访时间及总结备注说明