Word商业文档高效制作技巧

Word商业文档高效制作技巧2012年01月content•快速制作商业文档•文档的美化和排版•常用的文档辅助功能•文档标注与团队协作•常用商业文档的规范制作第一章快速制作商业文档•1.1文档快速输入技巧•快速插入特殊字符输入符号替换为输入符号替换为:):(----====三个连续“-”细线条三个等号“=”双横线小技巧：在所有MicrosoftWord的所有版本中，隐藏了一个内置函数，用于产生一篇模拟文档，其书写方式：=rand(X,Y)。其中“X”代表需要的文字的段数，“Y”代表每段文字需要几句选择文本和对象。1.2.1选择文本或对象A.通过鼠标选择全选：选定所有文本选择对象：选择各类图形对象选择格式相似的文本：快速选择格式或样式相同的文本方法效果双击选择一个单词Ctrl+鼠标单击左键选择一句话在文档选择区单击左键选择鼠标所在的一行文字在文档选择区双击左键选择鼠标所在的一段文字Ctrl+鼠标左键选择间断文字Shift+键盘左右键以字母为单位选择Shift+键盘上下键以行为单位选择Alt+鼠标左键选择以列为单位选择在文档选择区三击左键或Ctrl+A全选整篇文档1.3.2段落缩进格式段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标尺上的游标来控制。“首行缩进”是控制段落的第一行的缩进。“悬挂缩进”是控制除了段落第一行以外的其他行。“段落缩进”是控制整个段落的缩进，并保持前二者的相对位置不变。使用段落缩进，只需用鼠标选中相应的缩进游标，用左键在标尺上移动即可。小技巧：在拖动游标时，按住Alt可实现精确调整。1.3.3段落的行间距行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情况下，Word采用一倍行距且行距的调整只对标准的五号字起作用。设置段落文字的行间距时，可以使用快捷键：Ctrl+1：一倍行距Ctrl+2：双倍行距Ctrl+5：1.5倍行距1.3.4利用页面边框美化页面可以向页面添加全部或部分边框。Word提供从业务到娱乐等各种内置页面边框。可选择：A.总体边框类型：简单的方框、带阴影的框、三维框以及自己设计的自定义样式。B.线条样式、颜色和粗细。C.艺术样式：使用非正式场合可以使用“页面边框”命令从“页面布局”选项中应用页面边框。第二章文档的美化和排版2.1让图形和图像来增加亮点和吸引力2.1.1插入图片并应用图片样式首先单击要插入图片的位置，在“插入”选项卡上的“插图”组中，单击“图片”，如图：找到要插入的图片并双击，然后双击要添加效果的图片。在“图片工具”下“格式”选项卡上的“图片样式”组中，单击“图片效果”。图文环绕：双击图像，在“格式”选项卡的“排列”组中，单击“文字环绕”。环绕方式：四周型、紧密型、衬于文字下方、浮于文字上方、嵌入型。2.1.2设置文档背景在“页面布局”选项卡“页面背景”组中，单击“页面颜色”中的“填充效果”。如图①所示：①②从打开的“填充效果”对话框中选择“图片”选项卡，点击“选择图片”按钮选择背景图片，点击“确定”，如图②。在“页面布局”选项卡“页面背景”组中单击“水印”。如右图所示：2.2.1插入表格在要插入表格的位置单击，“插入表格插入表格”拖动鼠标选择行列数。2.2.2设置表格格式创建表格后，可使用“表格样式”来设置表格的格式。在要设置的表格内单击表格工具设计“表格样式”组中，选择。2.2.3表头的设定斜线表头是我们日常绘制表格时常见的需求，在Word可以使用“绘制斜线表头”功能。1.将光标置于需绘制斜线表头的单元格中2.布局表绘制斜线表头3.表头样式选择需要的样式4.行标题、列标题中填写标题的内容5.字体大小中选择字体6.单击确定2.2.4转换A文本转换为表格选择文字，插入表格文本转换为表格B表格转换为文本选择表格，布局数据表格转换为文本3.1插入书签方便定位书签在文档中起到定位的作用，例如，在浏览长文档时，用于标记浏览到的位置。①将鼠标光标置于需插入书签的位置②在“插入”选项卡里单击“书签”③在“书签名”位置输入该书签名，不能以数字或符号开头④点击“添加”当关闭文档后，重新寻回书签标记处位置的方法是：①按“Ctrl+G”打开定位窗格②在“定位目标”栏中选择“书签”③在“书签名称”列表中选择需定位的书签名④点击“定位”，即可跳转到相应位置3.2插入超级链接插入超级链接的方法是，在“插入”选项卡的“链接”中，单击“超链接”，允许使用的链接类型有：原有的文件：本文档之外的其他文件网页：输入网址后，点击打开网页邮件地址：点击打开新建邮件，并将预设好的邮件地址直接输入新邮件本文档中的位置：实现在文档内部的跳转3.3使用自动更正快速录入“自动更正”功能主要作用是帮助文档书写者自动修正错误，例如常见的单词拼写错误，大小写习惯，成语错别字等，或利用简单的输入内容替换为特殊符号。点击“Office”按钮下的“Word”选项，选择“校对”中的“自动更正选项”，可以查看所有可以做自动更正的内容：3.4插入可更新的日期和时间在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“日期和时间”，在打开的“日期和时间”的对话框中，勾选“自动更新”。第四章常用商业文档的规范制作4.1邮件合并批量制作商业信函邮件合并的功能分为三个步骤：创建主文档：表明使用邮件合并的类型获取数据源：指明合并的数据信息所在位置插入合并域：确定使用的数据信息的具体位置和内容在任何邮件合并中，将会处理三种不同元素：①从其开始的主文档②收件人信息③完成文档，包括主文档中的信息以及各个收件人的唯一信息4.1.1批量信函的制作利用“客户名单表”中的客户名称，制作针对每个客户的培训邀请函。要求在邀请函的开头出现“尊敬的：XXX公司XXX先生”或者“尊敬的：XXX公司XXX小姐”的称呼。4.2制作长篇商业文档4.2.1使用样式轻松统一的格式在“开始”选项卡上的“样式”组中使用样式：①快速样式是一些现成的专业水准的样式，快捷方便；②单击此按钮可看到另外几个现成的快速样式；③单击对话框启动器可打开“样式”窗格。4.2.2修改样式要修改的样式点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“修改”，可修改样式的字体、段落等格式。4.2.3为标题添加编号在“开始”选项卡的“段落”中，单击多次编号，展开多级编号，选择带标题的多级编号4.2.4页眉页脚的制作A.插入页码要添加页码，需要执行以下操作：①在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中，单击“页码”。②选择页面中号码所处位置，如顶端或底端。③然后从相应的库中选择页码样式。页码会自动应用到整篇文档。此外，这些号码被设置为在您添加或删除文档内容时自动重新编码B.页眉和页脚可以在文档正文中插入分节符，但不能再页眉和页脚区域中的任何位置插入。因此在操作前需关闭页眉和页脚工作区：①将光标置于所需新节的开头。②在功能区上，单击“页面布局”选项卡，单击“分隔符”，单击“下一页”。Word将在光标位置之前创建分节符。“文档结构图”是一个独立的窗格，能显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档快速进行浏览，同时还能跟踪文档中的位置。在“视图”选项中勾选“文档结构图”。在“文档结构图”中单击一个要浏览的标题，文档中的插入点将会移到选定的标题。1.单击要插入目录的位置，通常在文档的开始处。2.在“引用”选项卡上的“目录”组中单击“目录”3.选择“插入目录……”，可设置目录的显示级别。4.如果更改了文档内容，目录需要手动刷新一次。在目录文字内的任何位置，点击鼠标右键，选择“更新域”，在如图所示的对话框中，根据实际需要，选择“只更新页码”或“更新整个目录”。5.在“引用”选项卡上的“目录”组中，单击“更新目录”。6.单击“只更新页码”或“更新整个目录”。在功能选项里选择“插入”选项卡，单击“封面”可选择各种封面类型。制作完成的文档，需进行相应的保护措施，才能保证文档所有者的权利。开发工具保护保护文档，选择“限制格式和编辑”。文档的保护分为两个类别：格式设置限制与编辑限制修订：允许用户以修订方式修改，但只有文的所有者有权利进行审阅。批注：仅允许用户以批注方式进行修改。编辑限制填写窗体：用户只能在窗体域范围内进行文字和选项选择。只读：只能查看不能做任何改动，可复制。