office技巧集锦大全 第5章 Outlook篇

第5章Outlook篇5.1实践应用技巧(1)5.1.1扮靓你的邮件在收到朋友发来的样式精美、书写漂亮的来信时，就觉得自己的邮件实在太蹩脚了。请问该如何设置来装扮自己的邮件呢？答：其实系统提供的邮件样式设置还是很丰富的，可以利用它来扮靓你的邮件。具体操作如下：在新邮件编辑窗口，单击“选项”下拉按钮，在下拉菜单中单击“信纸”命令。接着会弹出如图5-1所示的对话框。图5-1“电子邮件选项”对话框通过“主题”可以调出“主题设置”对话框，在其中提供了数十种漂亮的信纸，还可以选择不同的有特色的主题样式。利用“新邮件”项下的“字体”按钮，可以设置邮件中的字体样式。最后单击“确定”按钮完成即可。相信这样设置后你的邮件一定会变得赏心悦目了。5.1.2追踪以发出的邮件请问可以通过什么方法来知道发送的邮件是否成功或是否已经被收信人阅读吗？答：只有邮箱供应商提供MicrosoftExchangeSrever服务才能有这种功能。在系统中进行如下设置即可：单击新建邮件窗口工具栏中的“选项”按钮，在弹出的“邮件选项”对话框中，选择“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”和“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”两个复选框，如图5-2所示。图5-2设置邮件选项同时还可以在“使答复发送到”后的文本框中输入回复发送的邮箱地址。如果没设置，系统默认为发送邮件的地址。这样就可以完全掌握该邮件的行踪了，不用再担心邮件在发送过程中丢失而耽误和朋友联系了。5.1.3将同一封信发给多个联系人需要将同一封信发送给多个联系人，如果一个人写一次也实在太麻烦了。请问可以同时向这些联系人发送吗？答：其实这就是群发邮件。在Outlook中要实现群发邮件有比较多的方法来实现。首先打开“联系人”文件夹，在其中选择好所有的联系人名称。然后执行“动作”菜单中的“致联系人的新邮件”命令来撰写一封新邮件。而在该邮件的地址栏中已经自动填写好了刚才选择的所有联系人的邮件地址。只要像给一个人发送邮件一样填写邮件内容和添加附件，最后单击“发送”按钮即可。当然除了上述的方法外，还可以通过“邮件合并”功能来群发邮件。具体操作如下：和前面方法相同，先在“联系人”文件夹中选择所有的接收邮件的联系人。然后执行“工具”菜单中的“合并邮件”命令项，在弹出的“邮件合并联系人”对话框中，选中“选定的联系人”单选按钮，如图5-3所示。图5-3设置群发邮件最后单击“确定”按钮，这时系统会自动执行Word应用程序。在Word中书写和编辑好邮件内容，然后单击Word编辑窗口中“邮件合并”工具栏上的“合并到电子邮件”工具按钮。在弹出的对话框中的“收件人”列表框中选择“电子邮件”项，同时还可以为邮件设置主题或格式等其他内容，如图5-4所示。图5-4设置邮件主题或格式最后再单击“确定”按钮完成即可。总结以上两种方法，它们各有特点。前一种方法实现起来比较简单，而且可以添加附件。而后一种方法虽然实现比较麻烦一点，也不能添加附件，但是它可以充分应用Word强大而丰富的编辑功能，实现一些特殊的编辑效果。5.1.4快速输入收件人地址在撰写新邮件时，收件人的邮件地址输入很麻烦的。请问有什么快捷的方法来实现吗？答：如果收件人已经在“联系人”文件夹中，可以打开“联系人”文件夹，选择该联系人，然后直接将其拖动到“收件箱”图标上。松开鼠标后，系统已经为该联系人自动建立了一封新邮件，只要直接输入邮件内容就可以了。5.1.5创建联系人信息的快捷方式请问可以直接从朋友来信中，将其添加到联系人文件夹中吗？答：这是没问题的。可以按以下操作执行：先打开该电子邮件，然后在发件人地址栏上单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“添加到联系人”命令。再在弹出的“联系人”对话框中，该朋友的名字和邮件地址已经自动被填写好了，只要再填写好其他项的内容，最后单击“保存”按钮即可。5.1.6将图标字段更改为文本字段“收件箱”中的标题栏有些是用图标来表示的，根本就看不明白。请问可以用文字来标注吗？答：要更改该标注，可以执行如下操作：首先打开“收件箱”文件夹，然后单击“视图”菜单中“当前视图”项下的“设置列格式”命令。在弹出的“设置列格式”对话框中，可以在“可用字段”列表中选择需要更改的字段名称，然后再在“格式”下拉列表中将它设置为“带弹出列表的文本”，如图5-5所示。图5-5更改图标字段为文本字段最后单击“确定”按钮完成即可。这样那些用图标来标注的项目都会以文字表示了，让你一看就明白。5.1.7制作自己的邮件电子签名一般在给新朋友发送邮件时，我们都要在邮件中输入自己的联系方法和其他信息。可是每次都重新输入未免太费事了，可以有什么好的方法来解决吗？答：可以将自己的联系信息事先编辑好，然后在每次输入时直接将其添加进去即可，就好像我们平时使用名片一样方便。要制作这样的电子名片可以按以下操作完成：单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中选择“邮件格式”选项卡。单击“签名”按钮。接着在“创建签名”对话框中执行“新建”按钮，这时会弹出“创建新签名”对话框。在“输入新签名的名称”下面输入名片的名称，再单击“下一步”按钮。在弹出的“编辑签名”对话框中输入名片信息，如图5-6所示。图5-6“编辑签名”对话框可以通过“字体”和“段落”设置按钮来调整输入的内容。如果觉得这样还不够，还可以单击“高级编辑”按钮，这样可以调用Frontpage程序来设计更完美的个性化电子名片。最后单击“完成”按钮即可。这样以后每次写新邮件时，该签名都会自动添加到电子邮件中。5.1.8在联系人文件夹中实现快速查找由于联系人文件夹中的数据实在太多了，所以有时要在其中找一个联系人的邮件地址还真不容易。请问有什么办法可以来快速找到吗？答：如果因为数据太多，导致直接在联系人文件夹查找联系人很不方便的话，可以试试利用系统提供的查找工具。打开“联系人”文件夹，然后单击“工具”菜单下的“查找”命令，接着会弹出一个查找设置栏。在“查找”后面的文本框中输入要查找的联系人的名字或地址等信息。即使不太记得某个联系人的具体信息也没关系，因为系统支持模糊查找。只要输入记得的某一部分信息，就算是一个字母或大致的网址名称也行，系统经过查找会列出所有满足条件的信息来供你选择。同时在“查找范围”的下拉列表框中还可以选择在“收件箱”或其他文件夹中执行查找。5.1.9删除记忆列表中保留的重要信息系统提供的自动记忆功能给我们输入时带来了很大的方便，可是有时并不希望别人知道以前输入过哪些邮件的地址。如何删除保留在自动显示的输入提示下拉列表框中的信息呢？答：系统提供的这个功能的确有可能泄漏一些个人的隐私信息。可以先打开该列表，然后利用方向键移动光标到需要删除的项目上，再按下“Del”键即可删除该项。5.1实践应用技巧(2)5.1.10保存检索设置由于每天收到的电子邮件很多，所以经常要利用系统的检索功能来查找自己真正需要的电子邮件。可是每次搜索时，都要重复地来设置各种搜索条件，这样实在太麻烦了。请问可以保存搜索设置吗？答：当然可以。可以执行以下操作来实现保存检索设置。先单击“工具”菜单中的“高级查找”选项。接着会弹出一个进行查找设置的操作窗口，如图5-7所示。图5-7“高级查找”窗口在其中可以进行查找条件的设置，在“邮件”选项卡中，可以设置“查找文字”、“位置”、“发件人”和“收件人”，以及进行时间的限定设置。同时还可以在“其他选择”选项卡下，进行更多的查找条件设置，如图5-8所示。图5-8“其他选择”选项卡当全部查找条件设置完成以后，单击当前操作窗口中“文件”菜单中的“保存搜索条件”命令，分别输入保存的文件名称和路径，最后单击“保存”按钮完成即可。这样，下次当要执行同样的搜索任务时，只要单击“打开搜索文件”命令，找到并执行该文件就可以马上进行搜索了。5.1.11自定义系统文件夹名称请问系统的文件夹（如“收件箱”、“联系人”文件夹等）名称可以自己重新定义吗？该如何操作？答：当然可以，而且操作起来很简单。首先选择需要重新命名的文件夹。然后再单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“重命名快捷方式”命令，然后直接输入一个喜欢的名字即可。5.1.12创建新的账户组我的系统中有多个邮箱账户。可是在收发邮件时，系统只提供了单独一个或全部账户的收发功能。请问可以设置包含其中几个账户的用户组来一次性执行收发任务吗？答：可以通过执行以下操作来实现：单击“工具”菜单中的“发送/接收设置”项下的“自定义发送/接收组”命令。在弹出的“发送接收组”对话框中单击“新建”按钮，再在弹出的对话框中的“名称”文本框中输入新组的名称，最后单击“确定”按钮。这时会弹出一个设置对话框，如图5-9所示。图5-9“发送/接收设置”对话框在左边的“账户”栏下选择需要加入该组的账户，然后选择“将该账户包含在发送/接收组中”复选框。同时还可以设置该账户可执行的动作“发送邮件项目”或“接收邮件项目”项。完成该账户添加后，再添加下一个账户，当全部账户添加完成后单击“确定”按钮即完成新用户组的设定。以后就可以在“工具”菜单中的“发送和接收”项中找到该账户组，直接单击它就可以执行组操作了。5.1.13按类型整理“收件箱”中的邮件系统接收到邮件后一般都是按先后的顺序放置在收件箱中。可时间一长，邮件一多，就会给查找带来诸多不便。要是能按类型对它们进行整理存贮，这样查找起来就会方便得多。请问该如何执行整理分类。答：要整理重新排列邮件，可以执行如下操作：打开“收件箱”，然后单击“视图”菜单中的“当前视图”命令，在其子菜单中可以选择“发件人”、“收件人”、“未读的邮件”等多种类型来对收件箱中的邮件进行重新整理。5.1.14按类型整理“联系人”文件夹我的联系人都是直接添加在文件夹中的，现在由于人数逐渐增多，所以这个文件夹就显得很杂乱。请问该如何来按类型整理？答：要整理“联系人”文件夹，可以执行以下操作：先打开“联系人”文件夹，然后再按住“Ctrl”键，用鼠标单击选择好所有需要将其设置为同一个类别的联系人，然后再单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“类别”命令。再在弹出的类别对话框中，在“可用类别”项中选择合适的类型。如果觉得这些类型都不合适，就单击“主类别列表”按钮来创建新的类别，如图5-10所示。然后单击“添至列表”按钮，最后再单击“确定”按钮完成。要为其他的联系人设置类型再重复以上操作。而且还可以为同一个联系人设置多个类别属性，这样多个类型中都会包含该联系人。这样设置完成后，执行“视图”菜单中“当前视图”下的“类别”命。所有的联系人就会按类别进行组合。这样不但可以让联系人文件夹内容显得井井有条，而且更加方便对联系人的查找和管理。图5-10设置联系人类别5.1.15另类的日期替代法在安排会议日期、提醒日期或其他日期时，有时往往为了计算出当天的具体日期而颇费周折。请问有什么好的方法来替代表示具体日期吗？答：其实我们的Outlook系统不仅仅只能识别具体的日期号码，它还能自动识别我们的许多口头语言表示的日期。比如可以输入“明天”、“后天”、“大后天”。它会以今天的日期自动计算出其具体日期。像这样的口头语还有如节日名称“国庆节”、“儿童节”等。如星期代称“星期二”，“下个星期一”等。最有意思的是，它还可以自动识别数字加日期的组合短语，如输入“今天＋85天”。这样再也不用扳着指头数85天后的今天是几号了。5.1.16让系统自动提醒你回复指定邮件有时阅读完对方的电子邮件后，无法马上给对方以回复，可是又怕过后可能忘记。请问有什么办法来让系统提醒吗？答：其实日历中的提醒功能就是一个好工具。只要执行以下简单设置就可以轻松完成：打开收件箱，选择需要提醒回复的邮件。将其拖到“日历”图标或文件夹上。这样系统会自动建立一个约会。然后在“结束时间”和“提醒”栏中分别输入最晚做出回复的时间日期和提前多久提醒的日期，最后单击“保存并关闭”按钮即可。5.1.17自动登录到邮件服务器为什么收取邮件时，系统总会弹出一个对话框，要我登录到POP3服务器？该如何解决？答：该提示的产生是因为有部分邮件服务供应商设置了必须登录到邮件服务器才能发送邮件。可以设置让系统自动登录到服务器