1文件和资料控制程序

苏州星德胜电机有限公司管理体系程序文件文件编号：XDS/QP/QA/01版本：A页数：6生效日期：2007年06月01日（受控章）文件和资料控制程序制作审核批准苏州工业园区星德胜电机有限公司文件编号：XDS/QP/QA/01版次：A00页码：第2页共6页生效日期：2007年06月01日文件和资料控制程序1．目的对本公司管理体系覆盖的所有文件和资料的制作和管理进行控制，确保在相关场所使用正确、有效的文件。2．范围适用于本公司管理体系（包括质量、环境等管理体系）覆盖的所有文件（企业技术标准、图纸除外）。3．职责管理科文控中心：⑴负责本公司管理体系文件的发行、变更和保存以及外来文件的管理；⑵负责保存文件和资料控制的记录。相关部门：负责按规定的方法制作，管理，使用文件。4．定义：无5．规定5.1文件分类本公司的管理体系文件共分四层：a．管理手册：是描述本公司管理体系的纲领性文件，包括质量（QM）、环境等管理手册（EM）；b．程序文件：是本公司管理体系的二阶支持文件（QP）；c．作业类文件：是本公司管理体系的三阶支持文件，包括各种企业技术标准、产品技术标准、图纸、检验规范、工艺流程图、作业指导书、管理规定和工艺卡等（WI，SP）；d．记录：是本公司管理体系运行所需的各种表格和报告（QR）。5.2文件制作5.2.1文件的编号a．管理手册（包括质量手册、环境手册等）质量手册：XDS/QM/01；环境手册：XDS/EM/01；外来文件：XDS/AE/+流水号（01开始）d．文件编号方式XDS/WI/□□/□□顺序号（01–99）部门代码文件层级代码公司代码企业技术标准、图纸的编号按技术部门相关编制规定执行。e．编号控制管理手册、程序文件及作业类文件和记录（表格）的编号由文控统一编号管理，技术类文件由开发部负责编号和执行。苏州工业园区星德胜电机有限公司文件编号：XDS/QP/QA/01版次：A00页码：第3页共6页生效日期：2007年06月01日文件和资料控制程序本公司各部门代码见下表：部门总（副）经办检验科销售科开发代码GMQAMDOP部门生产制造设备科总务行政财务代码MFMEGAFD部门生产计划采购科人事代码PCPDHR部门物料科工艺科文控中心代码PUTDDCC5.2.2文件的格式a．管理手册的封面使用附件一的格式，内容页使用附件二的格式。b．程序文件的封面使用附件三的格式，内容页使用附件四的格式。c．流程类、管理类作业文件的格式见附件五、附件六，产品类作业文件的格式由各部门根据本部门的实际情况自行制作，但应确保其在本部门或本职能块内的一致性。5.2.3文件制订a．管理手册和程序文件由管理者代表组织相关部门或人员进行制作。b．作业类文件由各部门组织制作。c．文件的版本以英文字母表示，从A开始，到Z结束；文件的修改次数以阿拉伯数字表示，从00开始，09结束,每修改一次，依次升一位，例如原为00，则升为01，依此类推。当文件有重大的修改或修改次数超过09时，文件换版，换版时修改次数恢复为00，版本号依次升位，例如：原来为A，则升为B，依此类推。5.3文件传阅5.3.1在形成正式文件前如果需要，文件可以传阅或以会议或内部电子邮件的方式就文件的适宜性和充分性组织相关部门进行评审。a．传阅文件仅适用于管理手册、程序文件和涉及其它部门的流程类、管理类作业规定，其他文件则无需按5．3．１的要求进行传阅，该类非传阅文件的适宜性和充分性由部门主管负责；b．相关部门（人员）应认真对该文件进行审阅，积极提出意见或建议，并将其以书面（书面传阅）或内部电子邮件（电子邮件传阅）或会议记录（会议评审）的形式反馈文件主导制作部门，由文件主导制订部门对该文件传阅意见或建议进行汇总、整理及评估其合理性和可行性后，对该份文件进行有针对性的集中修订。苏州工业园区星德胜电机有限公司文件编号：XDS/QP/QA/01版次：A00页码：第4页共6页生效日期：2007年06月01日文件和资料控制程序5.4文件的审批5.4.1文件主导制订部门在文件最终定稿后，将正式的书面文件按下表的规定，提交相关权责人员进行审核、批准。文件类别制作审核批准管理手册品管科管理者代表总经理程序文件部门主管管理者代表总经理作业类文件相关部门直接主管上级主管5.4.2文件审核人员在审核文件时，应至少确认以下方面的适当内容：a．文件格式（文件编号、文件版次、封面页及内容页的样式）；b．文字描述是否流畅通顺、明白无误、无错字、无歧义；c．文件内容的完善性与可操作性。确认无误后，方可签字确认，如有疑义，则要求文件制订部门进行修订后，重新提交审批，直至满足要求。5.4.3人事行政管理科应依据定期或日常的稽查结果及体系运行过程中出现的异常，对公司管理体系文件的完整性、必要性、充分性及适宜性进行评估，并责成相关部门进行完善。5.5文件发行5.5.1相关部门在文件制作审批完毕，填写《文件发放表》，并随附核准后的文件正本，交文控中心申请发放；发放也可以是电子共享文档的形式发放，文控中心在电子文件上盖受控章。5.5.2外来文件由相关接收或使用部门评审其适用性后，视实际使用需要，填写《文件发放表》，并随附文件正本，交文控中心申请发放；5.5.3文控中心在收到文件后，于《文件和资料管制表》上登录管制；5.5.4对于需书面发放的文件，文控中心依发放表上的发放份数进行复印后，盖上红色“文控中心发行”章，按要求的发放范围发放，文件接收部门于《文件签收单》上签收；5.5.5对第二方（客户）需要的管理体系文件需加盖蓝色“非受控”章，提供给第三方（认证机构）的管理手册、程序文件等需加盖红色“受控文件”章；5.5.6对于需外发给供应商的文件，由文件制作部门在《文件发放表》中注明发放部门为采购科，并在备注栏中注明给相应供应商，文控中心直接发放给采购科，由采购科负责转交给供应商（不能以传真复印形式发放，要给供方受控的原文件）；5.5.7如文件上规定了生效日期，以规定的生效日期为准；如无规定的生效日期，则以文件的发放日期为该文件生效日期。5.6文件变更5.6.1对于文件的变更应本着提高效能、简化流程及增加效率的持续完善为原则，要避免造成减轻职责、回避问题、牺牲效果、复杂流程及降低效率的情况发生；苏州工业园区星德胜电机有限公司文件编号：XDS/QP/QA/01版次：A00页码：第5页共6页生效日期：2007年06月01日文件和资料控制程序5.6.2对管理手册和程序文件的变更，申请变更部门（主管及以上人员提出）应先填写《文件变更申请单》，向管理者代表提出变更申请；经批准后方可交文控中心或原文件拟定部门作变更动作。5.6.3对于其他流程类、管理类及检验文件和部门内使用文件的变更，申请变更部门以《文件变更申请单》提出变更申请，经相关原权责岗位人员审批后,将《文件变更申请单》及变更后原件交文控中心发行；5.6.4对于产品相关的技术、工艺类文件的变更，申请变更部门以“工程变更通知单”的形式提出申请，经相关权责人员审批后方可执行下列动作：a．临时变更的（指针对某一订单或某时段采取的特别行为，事后又恢复到原来状态）以“工程变更通知单”的形式下发执行（部门内存档发行），不在更改原文件。b．永久变更的将“工程变更通知单”及变更后原件交文控中心发行；5.6.5管理者代表或其授权人对变更的内容进行评审，必要时可组织相关涉及部门开会讨论，评审的结果记录在《文件变更申请单》（附件八）上，对评审后确定不能进行变更的文件，则继续依原文件执行；对评审确认可进行变更的文件，则在提交权责人批准后，交文控中心实施变更发行；5.6.6文件的审批权责具体见５．４．１的相关条款执行。文件发行按５．６条执行。5.7文件补发5.7.1书面的文件和资料在使用过程中发生丢失或损坏，影响文件和资料的正常使用时，文件使用部门填写《文件和资料补发申请单》，经部门主管确认后，向文控中心申请补发；5.7.2对于需补发给供应商的文件，由采购部填写《文件和资料补发申请单》，经部门主管确认后，向文控中心申请补发；5.7.3文控中心对补发申请进行核准后，将相关文件发放到申请部门，原损坏的文件收回作废；对于供应商处的损坏文件，由采购部负责收回，交文控中心作废。5.7.4对电子类文件，相关部门（人员）确属工作之需，需访问该文件，则填写《文件和资料补发申请单》，经部门主管确认后，向文控中心提出申请；文控中心对补发申请进行核准后，开通该份文件的访问权限。5.8文件作废5.8.1文控中心负责将过时或作废的文件正本及时销毁；5.8.2对于以电子档形式发放的文件，由文控中心负责以新版文件予以覆盖；5.8.3新版（补发）文件发行后，相关部门应及时将作废的书面文件和资料上交文控中心销毁，供应商处的作废文件由采购部负责收回上交文控销毁；5.8.4对于因需要留做参考的作废文件，由文控中心负责在该作废文件上盖上蓝色“作废留存”章进行标识后，作为参考资料进行保存；苏州工业园区星德胜电机有限公司文件编号：XDS/QP/QA/01版次：A00页码：第6页共6页生效日期：2007年06月01日文件和资料控制程序5.9文件管理5.9.1各部门需建立《文件和资料管制表》，对本部门的文件和资料进行有效管理，并依据文件的变更情况，进行及时的维护更新。5.9.2文件和资料应选择适宜的场所进行保存，以防止丢失、损坏、霉变等不适用情况发生。5.9.3对于网上发布的电子档文件，由文控中心负责设定访问权限，并确保其完好性及有效性。5.9.4文件和资料控制过程中产生的记录，由文控中心及相关部门依权责进行保存。5.9.5外来文件管理a.外来文件由接受部门负责识别确认，供使用的外来文件盖“外来文件“章后发行。b.文控中心负责将外来文件登录到《外来文件一览表》上。6．参考文件无7.附录7.1文件和资料管制表文件编号：XDS/QR/QA/017.2文件签收单文件编号：XDS/QR/QA/027.3文件发放表文件编号：XDS/QR/QA/037.4文件变更申请单文件编号：XDS/QR/QA/047.5文件和资料补发申请单文件编号：XDS/QR/QA/057.6外来文件一览表文件编号：XDS/QR/QA/123管理体系程序文件文件编号：版本：页数：生效日期：手册名称制作审核批准苏州工业园区星德胜电机有限公司苏州工业园区星德胜电机有限公司手册类型文件编号：版次：页码：生效日期：章节名称章节内容管理体系程序文件文件编号：版本：页数：生效日期：程序文件名称制作审核批准苏州工业园区星德胜电机有限公司苏州工业园区星德胜电机有限公司程序文件文件编号：版次：页码：生效日期：文件名称1．目的2．范围3．职责4．定义：5．程序6．参考文件7．附录管理体系作业文件文件编号：版本：页数：生效日期：作业文件名称制作审核批准苏州工业园区星德胜电机有限公司苏州工业园区星德胜电机有限公司作业文件文件编号：版次：页码：生效日期：文件名称1．目的2．范围3．职责4．定义：5．规定6．参考文件7．附录文件变更申请单XDS/QR/QA/04文件名称文件编号变更页码□全部□部分变更前版次变更前版次更改前更改后原文件：□作废留存□作废销毁□作废纸张利用申请部门申请人/日期评审结论：审核/日期批准/日期