(BT-XZ-209)接待工作管理制度

编号：BT-XZ-209版本号A接待工作管理制度修改次第00页次/总页数1/7接待工作管理制度受控状态：____受控_________发放编号：________________生效日期：___2007-04-02____编号：BT-XZ-209版本号A接待工作管理制度修改次第00页次/总页数2/7版本/修改次第更改页次/章节编制审核批准生效日期编号：BT-XZ-209版本号A接待工作管理制度修改次第00页次/总页数3/71总则1.11.21.3为树立公司的良好形象，扩大公司对外联系和交流，使接待工作规范、有序，特制定本制度。接待工作的原则是：热情周到、讲究礼仪、勤俭节约、统一协调。本制度适用于公司重大活动、会议等的接待工作。2管理职责2.12.22.3办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。公司办公室分管领导，负责审核接待计划、协调有关接待事项及接待费用，报总经理审批。公司各部门负责本部门的接待工作；每月统计接待情况报办公室登记备案；同时应完成公司安排的各项接待任务。3类型与标准3.13.1.13.1.23.1.33.1.43.2本办法所指接待对象，按来访事由不同，主要分成以下几种类型：公务来访a)政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作；b)项目合作项目部来公司洽谈工作事宜；c)有合作意向的投资项目部、金融机构来公司考察；参观来访a)各级党政机关领导来公司视察工作；b)各地机关、企事业项目部来公司参观考察；c)购房客户参观考察。会议活动来访应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。其他来访客人。按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同，分为重要来宾和一般来宾。编号：BT-XZ-209版本号A接待工作管理制度修改次第00页次/总页数4/73.33.3.13.3.23.43.4.13.4.23.5招待原则和标准：参观接待根据需要安排招待用餐；住宿标准：a)一般来访客人安排公司签订协议的酒店普通标准间；b)公司领导出面接待的外地重要来宾住宿，由办公室根据需要安排。用车标准：一般公务来访，根据情况需安排用车的，由办公室统一调度；列入计划的重要来宾来访用车，公司应优先予以保证，车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。接待规格：重要来宾可安排对口业务的分管副总经理或总经理出面接待会晤；其他来宾根据情况由相关人员接待。4计划与准备4.14.24.34.3.14.3.2办公室在接到公司领导通知或相关项目部重要来访预约时，应做书面登记。对重要来宾接待，须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划，排出日程安排表，报总经理审定后及时通知相关部门和领导；对一般来宾酌情安排业务对口部门接待；公司各部门在接到重要来访预约后，须填写《接待申请单》(见附件)报办公室，并协助拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待一般应提前2天告知办公室；对时间紧迫的临时重要接待任务，可先在电话中请示，并经总经理同意，在完成接待后补办手续。重要来访接待计划应载明以下内容：接待类别：公务来访、参观、参加会议或其他。来宾基本情况a)来访项目部名称、领导姓名、职务等；b)来访具体时间、人数，当地陪同来访的领导和人数；编号：BT-XZ-209版本号A接待工作管理制度修改次第00页次/总页数5/74.3.34.44.4.14.4.24.4.34.4.44.4.54.4.64.4.74.4.84.4.94.4.104.4.114.4.124.54.6c)来访的目的和要求；d)在本地逗留的天数。具体接待安排a)明确主要接待的部门，相关配合的部门，接待人员分工及职责，出面接待的领导和陪同人员；b)参观线路或洽谈、举行活动的场所；c)费用预算。重要接待计划还应考虑以下内容：是否安排车辆接送；是否需要会场布置，包括花卉、烟茶、音响设备、投影设备、领导席笺、横幅等；是否制作欢迎牌、指示牌；是否安排礼仪；是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿；是否安排摄影摄像；是否需要准备公司宣传资料；是否宴请，包括宴请时间、地点、参加人员、标准；是否安排住宿，是否在房内放置鲜花水果；是否安排游览、购物、娱乐；是否需要赠送礼品；其它需要说明的事项。对重要参观来访，主要接待部门应按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施，确保电梯安全完好，环境、楼道、洗手间清洁，欢迎牌的设置和内容正确，摄像机、照相机电源充足。对重要公务来访或会议来访，主要接待部门应根据计划和来宾要求，提前预编号：BT-XZ-209版本号A接待工作管理制度修改次第00页次/总页数6/74.74.8订好来宾下榻的宾馆；根据计划预订宴请的酒店；依据所定用餐标准，安排迎合来宾地方口味的饭菜及烟酒、饮料；根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目；定制的礼品要保证质量。对大型会议或活动的来访接待，主办部门应事先准备公司简介等相关资料；检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施；安排礼仪人员，准备签到册、名片盒等。办公室按接待人数调度安排接待所需车辆，并留有余地；须保证车辆清洁，安全性能良好；公司车辆应服从办公室的统一调度。5行为规范5.15.1.15.1.25.1.35.1.45.25.35.4接待礼仪：仪表：面容清洁，衣着得体；举止：稳重端庄，从容大方；言语：语气温和，礼貌文雅；态度：诚恳热情，不卑不亢。接待程序中要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场；接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；接受名片时，要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中；过走廊时，通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；进电梯时要告诉客人上几楼，让客人先进，先出；客人落座后，要以双手奉茶，先客人，再主人，先领导，后同事；送客时根据身份确定规格，若送至大门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密；接待中既要熟练介绍公司情况，又要注意内外有别，严守本项目部商业机密；对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。接待中应厉行节约，精打细算，不摆阔气，不讲排场，不奢侈浪费。6接待费用与信息反馈编号：BT-XZ-209版本号A接待工作管理制度修改次第00页次/总页数7/76.16.2公司各部门的接待费用在公司业务费中列支。接待人员于完成接待任务后3天内，按财务报销流程报总经理审批。接待人员应及时撰写重要来访信息稿交办公室；将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有关部门。7附则7.17.2本制度由办公室负责解释和修订。本制度自印发之日起施行。注：1、持有本文件者应严格按此文件要求执行。2、若认为本文件有不合理之处应及时向本文件的审核人提出修改意见。3、联系E-MAIL：[e-mail]