供应商稽核技巧-2

品質稽核技巧2007.61.品質稽核的目的2.稽(審)核的類型3.稽核的準則4.稽核的流程5.稽核過程中的注意事項內容1.品質稽核的目的1.1.確定品質系統要項與特定要求符合或不符合之情況1.2.確定品質系統達成規定品質目標的有效性1.3.可提供被稽核單位改進品質系統的機會1.4.為了符合法規的要求1.5.允許受稽核組織之品質系統的認可登錄2.稽(審)核的類型2.1第一方稽(審)核(內部稽審核):由供方組織內部人員或在特殊情況下聘請其他人員完成.2.2第二方稽(審)核:一般由客戶或客戶指定的一方對供方或可能的供方進行的稽(審)核2.3第三方稽(審)核:由經過認可的認証機構,授權機構或其他認可的第三方進行的稽(審)核(BSI,3C等)3.稽核的準則3.1.ISO9001:2000標準3.2.適用的法律法規及其它要求3.3.內部品質系統文件和規范3.4.客戶的合同,要求等4.稽核的流程4.1.成立稽核小組為了確保稽核的規範性和達到預期目的,必須從個人素質,職責等方面考慮來選擇稽核人員,並選出稽核小組長.4.2.稽核查核表的準備4.稽核的流程查核表中應主要列入的內容有兩個方面,第一是計劃稽核的項目;第二是打算尋找的証据.設計查核表應控制以下几個方面:A.考慮標準,相關法規,品質系統文件及各產品的工藝要求B.選擇典型的品質問題C.突出要稽核單位的主要職能D.抽樣應具有代表性E.合理分配時間F.檢查表應具有可操作性G.按部門審核時應包括涉及的要素H.按要素審核時應包括涉及的部門4.稽核的流程4.稽核的流程---查核表的种类a.部門查核表------按部門查核b.要素查核表------按要素查核4.稽核的流程4.3.執行稽核的計劃在計劃稽核時應考慮以下各項:A.定期性(不同對象頻率應該不同)B.考慮近期的品質狀況C.考慮風險高低D.考慮前一次稽核結果E.組織、制程變動之考量F.系統運作成熟度4.稽核的流程4.4.通知被稽核部門/廠商由稽核主導人員提前通知被稽核部門/廠商,查核表應提前一定的時間給被稽核部門/廠商.4.稽核的流程4.5.執行稽核A.稽核的方法：a.提問和交談b.查閱文件和記錄---確認品質系統等c.現場觀察---確認執行等4.稽核的流程B.稽核的方式：a.顺向跟踪b.逆向追溯c.按部门稽核d.按过程稽核4.稽核的流程C.稽核的技巧：•多看,多聽,多問（4M1E）•選擇正確的對象提問•提正確的問題•保持融洽的面談氣氛和友善的面談態度•恰當安排每個審核項目的時間4.稽核的流程---多看,多聽,多問的意義:看：看說的是否有做，做的是否有寫問：問想要了解的問題听：聽相關人員的介紹,解釋4.稽核的流程看的方法:4M1E人（動作,方法）机（保养、维修）料（标示、进出）法（SOPSIP）环（温湿度，6S）4.稽核的流程听的方法:--分析所说过的话--总结所说过的话--记录简单但是有资讯性质的笔记--切勿评价讲者--留意言外之意--注意（听的时候，要让对方知道你留心在听（利用适当的肢体语言来协助对方）4.稽核的流程提問的方法:5W1H1S5W:WHAT:做什么事;WHY:为什么要做;WHO:谁来做;WHEN:什么时候做;WHERE:什么地方做;1H:HOW如何做;1S：SHOWME请做给我看看）4.稽核的流程---提正確的問題•明確觀點和目的,準確表達•考慮被問者的背景•注意對方的表情•分析對方的回答•不要建議或暗示答案•尊重對方,不要帶情緒•一次提一個問題•避免欺詐式,含糊不清和重復性問題4.稽核的流程4.6.稽核不符合事項撰寫及其内容A.被稽核部門/厂商及其負責人姓名B.稽核員姓名C.稽核依據D.不符合事實描述E.不符合類型F.糾正措施及完成日期G.效果驗証4.稽核的流程---稽核不符合項的分类體系性不合格:•不符合ISO標準和法律法規,系統文件,合同要求實施性不合格:•未按文件規定執行•效果不合格•糾正措施實施後沒有達到規定要求4.稽核的流程也可根據嚴重程度分类:a.嚴重不符合項:品質系統文件不符合ISO9000標準和法律法規等b.一般不符合項:沒用按品質系統文件執行,造成後果不嚴重,對體系不會產生重要影響c.觀察項:存在問題但証據不足須提醒注意或發現問題持續發展下去會構成不符合項4.稽核的流程不符合有三種原因:•品質系統文件不符合ISO9000標準和法律法規等•沒按內部品質系統文件執行•實施過程和工作沒效果5.1.時間的管理稽核人員可以用事先準備好的查核表來分配每個審核項目所需花的時間,避免在一些不重要的問題上浪費過多的時間.5.2.稽核中請不要隨意打擾作業人員工作5.3.注意進行中的秩序,不可吵鬧嬉戲5.4.將不符合的事項如實记录---客觀公正5.5.不要找到一個不符合項就結束,有疑問的一定要查到底5.稽核過程中的注意事項5.6.不要有一定要找到不符合項才結束的想法,因為是抽樣的審核5.7.稽核時困境應對實際稽核中,会遇到各种各樣的人,由於這些人对稽核有不同的看法,所以會產生不同的態度,一般可能會遇到以下情況：A.力圖使稽核人員產生“優秀”的看法,對差的方面搪塞了事堅持全面稽核,聽好的,也要查差的5.稽核過程中的注意事項B.不歡迎任何批評,輕視稽核員的意見保持冷靜,堅持稽核,對查在的問題作耐心清楚的說明C.盡可能少說話,少回答問題,使稽核人員盡量少了解真實情況要有耐心,容忍,靈敏地變換提問方式,直至達到目的D.一問三不知請求被稽核部門主管另派熟悉情況的人介紹情況E.對稽核人員提出的問題高談闊論,給稽核人員上技術課或理論課及時插入最實際的,不與其辯論理論上或技術上的問題5.稽核過程中的注意事項F.不認可,對查到的不合格千方百計的辯解對於稽核中發現的缺失事實要有詳細的記錄以便為做缺失報告擔供依据5.稽核過程中的注意事項TheEnd