【企业内训】职场人士必学：公文写作能力提升培训

公文写作能力提升培训企业内训第一章公文基础知识第二章常用公文类型及写作要领第三章公文常见问题及公文处理要求第一章公文基础知识一、公文概念和特点二、公文种类三、发文类别四、公文格式一、公文概念和特点（一）公文的概念公文是法定作者在公务活动中为了行使某种职权，所使用的一种凭证式记录的信息。农业银行公文，是指农业银行在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书。（二）公文特点法定性法定、权威是指公文的作者是法定作者，是依法行使职权、履行义务、发挥职能作用的发文单位或法定负责人，与个人署名的文章或著作不同，公文代表了制发单位的意志、立场和观点，具有强制性和约束力。权威性时效性规范性、时效性是指公文在一定范围、区域和时间内有效，超过了一定时限就不起什么作用。规范性实用性公文能够指导实际工作，又具有实用性。二、公文种类省分行《公文处理实施细则》规定了11个文种，分别是决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。眉首部分包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人。主体部分包括标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。版记包括主题词、抄报单位、抄送单位、内部发送、拟文部门、印发单位和印发日期等。四、公文格式规范0000123机密20年浙江省教育厅文件浙教〔2006〕2号———————————————————————————————浙江省教育厅关于的通知各市教育局：××××××××××××××××××××××××××××一、××××××××××××。（一）、××××××××××。1、×××××××××××。（1）、××××××××××。①、××××××××××。②××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××××2.×××××××××浙江省教育厅二○○六年十月十三日第二章常用公文类型及写作要领一、请示及写作要领适用于向上级机关请求指示或批准，是一种上行文，行文方向单一、固定。常用于公司向相关政府机关行文。注意事项：（1）不能一文多用，坚持一事一请示；（2）不能多头报送，不能越级报送；（3）注意要素齐全；（4）常用结语（当否，请批示，妥否，请批复，以上请示，请予审批，特此请示，请予批复等）。适用范围（1）遇到问题无法解决，需要上级指示；（2）处理较为重要的事件和问题，要上报批准；（3）遇到问题，虽有解决方法，但没有权力或能力实施，需要上级帮助；（4）对有关方针、政策和上级发布指示有疑问，要上级解答；（5）下级机关之间在重要问题上出现意见分岐，要上级仲裁；（6）请上级领导参加活动，指导工作。二、通知及写作要领通知的适用范围较广，基本上各种内容的文件都可用通知，是日常工作中最常用的文种。不同通知的写法：（一）布置工作的通知：“为加强财税管理，及时发现税务管理中存在的问题，总公司决定开展各项目部税务风险检查，现将关事宜通知如下：”（二）印发制度办法的通知：“为进一步规范全公司的考勤管理制度，总公司制订了《考勤管理制度规定》，现印发给你们，请认真遵照执行”。（三）提出要求的通知（四）转发文件的通知（五）会议、培训的制式通知：写明时间、地点、参加人员、会议内容、有关要求等。三、通报及写作要领适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。按内容可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。使用最多的是情况通报。注意事项：（一）要多写情况、事实，少写要求，（二）内容要尽量典型。（三）事实要清楚。（四）行文要及时。通报内容范例：表彰通报：介绍先进事迹＋先进事迹意义＋表彰决定＋希望号召批评通报：错误事实＋错误性质分析＋惩罚措施＋提出希望要求情况通报：缘由目的＋情况信息＋希望要求四、决定及写作要领适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖励或处罚公司内部门和人员，变更或撤销不适当的决定事项。最常见的是表彰和处罚决定。有些表彰也可以用通报，但应根据具体情况区别使用两个文种，如表彰决定一般是对先进部门或个人做出成绩的结果给予奖励，表彰通报一般是对项目运转良好的过程进行表彰。五、函及写作要领适用于不相隶属单位（合作公司、招标代理机构、供货商等）之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。函的适用范围比较广，如告知函、商洽函、询问函、答复函、请求批准函等。函的使用也比较灵活，许多不便用其他文种的文件，都可以函的形式行文。六、报告及写作要领报告是向上级部门或政府机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门或政府的询问时使用的公文。报告是一种陈述性上行文，不要求给予回复。报告的类别及功用1．例行报告（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。2．综合报告；全面汇报本公司工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点（如述职报告、工作总结）3．专题报告：指向政府机关或上级部门的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一报。报告基本格式标题，包括单位、事由和公文名称。上款，收文机关或主管领导人。正文，结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中意见设想不能省去。从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。主体可分部分家二级标题或分条加序码。结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。打报告要注意做到：1、情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。2、注意结语：呈转报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转各部门执行。”3、写明发文机关，日期。七、会议纪要及写作要领适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会个人及有关单位共同遵守执行。注意事项：（一）纪要的真实性、条理性。要忠于实际，准确集中会议意见，不能掺杂个人意见或随意增加发挥，更不能歪曲会议精神。（二）纪要的浓缩性和侧重性。要突出会议中心，分清主次，有详有略。（三）正确使用文种。会议纪要本身就是文种，在会议纪要后面再加通知就属于重复使用文种。第三章公文常见问题及公文处理要求一、公文常见问题（一）政策不明（二）逻辑不清（三）层次混乱（四）表述不准（五）文件冗长（一）称谓按照规范要求，文件中出现的地名、人名、单位名称等一定要使用全称或规范化的简称。前后名称一致。（二）数字阿拉伯数字和小写汉字不能混用。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如提到季度时应使用小写汉字，表示数目比较精确时，应使用阿拉伯数字。（三）时间正式公文中的时间表述应使用四位数公元纪年，不能随便省略。如“10年”应改为“2010年”。成文日期不能使用阿拉伯数字，应使用小写汉字。二、公文处理要求（一）高度重视，严谨细致。（二）熟知业务，加强学习。（三）总结经验，提高水平。（四）严格把关，提升质量。（五）注重效率，限时办结。谢谢观赏！