供应商选择与管理

第三章供应商选择与管理前一章我们学习了采购管理的需求分析部分，在这一章，我们将学习新的内容，资源市场分析内容当中的供应商选择与管理。案例1：某超市因为急需要一批产品进行销售，所以未对一家自己长久合作的供应商的产品进行质量检查就直接放进卖场，结果出了质量问题，造成了经济损失。大家说一说，这家超市有哪些工作没有做好，导致了损失的产生？怎样做能避免这样的损失？1、商场所进物料时，先预备挑选几家供应商；2、现场到供应商生产场地进行考察，主要包括卫生、品质、交期、生产流程等方面有没有一个完整的管理系统来保证产品是合格的；3、要求厂方出示卫部门有效的经营许可证；4、以上都符合要求后，要求供应商送样品确认；5、样品确认合格后，需要建立供应商档案表（包括企业模式、发展方向、注册资金、研发人数、管理人数、员工数、企业组织结构图、营业执照、税务登记证、产品质量证书等）6、正式供货前双方须签订一份供货质量协议书，当发生质量时有个依据，同时也可以监督供应商；如果这家超市事先做好了这些工作，就不至于出现质量问题。由这个案例可以看出，供应商的好坏，直接影响着一个企业的正常运行，因此，供应商管理显得十分重要。第一节供应商管理概述一、供应商管理的涵义供应商，是指可以为企业生产提供原材料、设备、工具及其他资源的企业。供应商，可以是生产企业，也可以是流通企业。采购管理和供应商管理的关系：企业要维持正常生产，就必须要有一批可靠的供应商为其提供各种各样的物资。因此供应商对企业的物资供应起着非常重要的作用，采购管理就是直接和供应商打交道而从供应商采购获得各种物资的。因此采购管理的一个重要工作，就是要搞好供应商管理。所谓供应商管理，就是对供应商的了解、选择、开发、使用和控制等综合性的管理工作的总称。其中，了解是基础，选择、开发、控制是手段，使用是目的。二、供应商管理的目的供应商管理的目的，就是要建立起一个稳定可靠的供应商队伍，为企业生产提供可靠的物资供应。供应商是一个与购买者相独立的利益主体，而且是个追求利益最大化为目的的利益主体。按传统的观念，供应商和购买者是利益互相对立的矛盾对立体，供应商希望从购买者手中多得一点，购买者希望向供应商少付一点，为此常常斤斤计较。某些供应商往往在物资商品的质量、数量上做文章，以劣充优、降低质量标准、减少数量，甚至制造假冒伪劣产品坑害购买者。购买者为了防止伪劣质次产品入库，需要花费很多人力物力加强物资检验，大大增加了物资采购检验的成本。因此供应商和购买者之间，既互相依赖、又互相对立，彼此相处总是一种提心吊胆、精密设防的紧张关系。这种紧张关系，对双方都不利。对购买者来说，物资供应没有可靠的保证、产品质量没有保障、采购成本太高，这些都直接影响企业生产和成本效益。相反，如果找到一个好的供应商，它的产品质量好、价格低，而且服务态度好、保证供应、按时交货，这样，采购时就可以非常放心，不但物资供应稳定可靠、质优价廉、准时供货，而且双方关系融洽、互相支持、共同协调。这样对企业采购管理、对企业的生产和成本效益都会有很多好处。最重要的是，好的供应商可以提升企业的竞争力。不但质量好，而且价格低廉，并且可以及时的满足客户需求，所以可以和其他企业进行抗衡。为了创造出这样一种供应商关系局面，克服传统的供应商关系观念，有必要注重供应商的管理工作，通过多个方面持续努力，去了解、选择、开发供应商，合理使用和控制供应商，建立起一支可靠的供应商队伍，为企业生产提供稳定可靠的物资供应保障。三、供应商管理的几个基本环节第一，供应商调查：供应商调查的目的，就是要了解企业有哪些可能的供应商，各个供应商的基本情况如何，为企业了解资源市场以及选择正式供应商做准备。第二，资源市场调查：资源市场调查的目的，就是在供应商调查的基础上，进一步了解掌握整个资源市场的基本情况和基本性质：是买方市场还是卖方市场?是竞争市场还是垄断市场?是成长的市场还是没落的市场?此外，还需了解资源生产能力、技术水平、管理水平以及价格水平等，为制定采购决策和选择供应商做准备。第三，供应商开发：在供应商调查和资源市场调查的基础上，可能会发现比较好的供应商，但是还不一定能马上得到一个完全合乎企业要求的供应商，还需要在现有的基础上进一步加以开发，才能得到一个基本合乎企业需要的供应商。将一个现有的原型供应商转化成一个基本符合企业需要的供应商的过程，就是一个开发过程。具体包括供应商深入调查、供应商辅导、供应商改进、供应商考核等活动。第四，供应商考核：供应商考核是一个很重要的工作。它分布在各个阶段：在供应商开发过程中需要考核、在供应商选择阶段需要考核、在供应商使用阶段也需要考核。不过每个阶段考核的内容和形式并不完全相同。第五，供应商选择：在供应商考核的基础上，选定合适的供应商。第六，供应商使用：与选定的供应商开展正常的业务活动。第七，供应商激励与控制：这是指在使用供应商过程中的激励和控制。第二节供应商调查供应商管理的首要工作，就是要了解供应商、了解资源市场。要了解供应商的情况，就需要进行供应商调查。供应商调查，在不同的阶段有不同的要求。供应商调查可以分成三种。第一种是资源市场调查；第二种是初步供应商调查，，第三种是深入供应商调查。一、资源市场调查(一)资源市场分析资源市场调查的目的，就是要进行资源市场分析。资源市场分析，对于企业制定采购策略以及产品策略、生产策略等都有很重要的指导意义。1．要确定资源市场是紧缺型的市场还是富余型市场?是垄断性市场还是竞争性市场?对于垄断性市场，企业应当采用垄断性采购策略；对于竞争性市场，企业应当采用竞争性采购策略。例如采用招标投标制、一商多角制等。2．要确定资源市场是成长型的市场还是没落型市场?如果是没落性市场，则要趁早推备替换产品，不要等到产品被淘汰了再去开发新产品。3．要确定资源市场总的水平，并根据整个市场水平来选择合适的供应商。通常要选择在资源市场中处于先进水平的供应商、选择产品质量优而价格低的供应商。（二）资源市场调查的内容1．资源市场的规模、容量、性质。例如资源市场究竟有多大范围?有多少资源量?多少需求量?是卖方市场还是买方市场?是完全竞争市场、垄断竞争市场还是垄断市场?是一个新兴的成长的市场，还是一个陈旧的没落的市场?2．资源市场的环境如何?例如市场的管理制度、法制建设、市场的规范化程度、市场的经济环境、政治环境等外部条件如何?市场的发展前景如何?3．资源市场中各个供应商的情况如何?也就是指前面进行的初步供应商调查所得到的情况如何。把众多的供应商的调查资料进行分析，就可以得出资源市场自身的基本情况。例如资源市场的生产能力、技术水平、管理水平、可供资源量、质量水平、价格水平、需求状况以及竞争性质等。二、初步供应商调查(一)初步调查的目的与方法所谓初步供应商调查，是对供应商基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品、能提供多少、价格如何、质量如何、市场份额有多大、运输进货条件如何。初步供应商调查的目的，是了解供应商的一般情况。其目的：一是为选择最佳供应商做准备；二是为了了解掌握整个资源市场的情况，因为资源市场是由每一个供应商共同形成的，那么许多供应商基本情况的汇总就是整个资源市场的基本情况。初步供应商调查的基本方法，一般可以采用访问调查法，通过访问有关人员而获得信息。例如，可以访问供应商的市场部有关人士，或者访问有关用户、有关市场主管人员，或者其他的知情人士。通过访问建立起供应商卡片。卡片格式内容如表4—1（书中）所示。在开展计算机信息管理的企业中，供应商管理应当纳入计算机管理之中。把供应商卡片的内容输入到计算机中去，利用数据库进行操作、补充和利用。计算机管理有很多优越性，它不但可以很方便地储存、增添、修改、查询和删除，而且可以很方便地统计汇总和分析，可以实现不同子系统之间的数据共享。计算机有处理速度快、计算量大、储存量大、数据传递快等优点，利用计算机进行供应商管理具有很多的优越性。案例2：如何寻找潜在供应商？企业应利用多种渠道去寻找潜在供应商。这些渠道主要有：出版物：国际国内有大量的出版物随时随地地为采购方提供信息。比较典型的有：综合工商目录、国别工商目录、产品工商目录以及商业刊物。行业协会行业协会也是收集潜在供应商的重要信息渠道。一个国家的大多数工商企业都是行业协会的会员，采购方可以通过这些组织取得大量实用的有关供应商的资料。（物流与采购联合会、中国物流协会）专业化商业服务机构一些非常著名的商业信息服务机构专门从事商业调查，并保存那些知名的制造商的资料。采购方可以通过有偿形式从这些机构取得关于供应商的技术、管理、财务或其他方面的年度报告。（咨询、策划）案例3：如何对潜在供应商进行资格审核营业执照营业执照是企业生产、经营的许可证。营业执照中核定的经营范围是审核的重点，主营业务归属于哪类，获准进入采购市场的企业就应定位在哪类。税务登记证任何—家正规注册的公司都要到相关部门办理税务登记，因此一个合法的企业法人应当拥有税务登记证。企业法人代码证尽管企业法人代码证的作用当前并不十分显著，但随着社会网络化的推进，政府、企业、市场管理机关、行业主管部门以及社会公众通过条形码对企业的性质、经营范围、资信程度、是否有不良记录等相关情况的了解的要求将大大增强，法人代码证上的企业相关信息共享和交流将成为必需。企业简介企业简介是企业基本情况的介绍和宣传，包括企业生产经营内容、企业员工构成、企业业绩等。行业资质行业许可资历是指我国目前在许多行业推行的准入制度，不同行业有不同行业的要求。社会中介机构出具的驻资或审计报告采购部门对企业的资信、财务状况等情况不可能全面、广泛地了解和掌握，无论从人力上还是从时间上，既做不到也不经济。因此，采购部门应借助社会中介机构的力量对潜在供应商的企业会计报表进行独立审查，客观全面地反映企业最新年度的经营状况。（证券公司保险公司商业银行）(二)初步供应商分析在初步供应商调查的基础上，要利用供应商初步调查的资料进行供应商初步分析。初步供应商分析的主要目的，是比较各个供应商的优势和劣势，初步选择可能适合于企业需要的供应商。初步供应商分析的主要内容包括：1．产品的品种、规格和质量水平是否符合企业需要?价格水平如何?只有产品的品种、规格、质量适合于本企业，才算得上企业的可能供应商，才有必要进行下面的分析。2．企业的实力、规模如何?产品的生产能力如何?技术水平如何?管理水平如何?企业的信用度如何?对信用度的调查，在初步调查阶段，可以采用访问制，从中得出一个大概的、定性的结论。分析供应商的信用程度，这是可以得到定量的结果的。3．产品是竞争性商品还是垄断性商品?如果是竞争性商品，则供应商的竞争态势如何?产品的销售情况如何?市场份额如何?产品的价格水平是否合适?4．供应商相对于本企业的地理交通情况如何?要进行运输方式、运输时间、运输费用分析，看运输成本是否合适。在进行以上分析的基础上，为选定供应商提供决策支持。三、深入供应商调查深入供应商调查，是指对经过初步调查后、准备发展为自己的供应商的企业进行的更加深入仔细的考察活动。这种考察，是深入到供应商企业的生产线、各个生产工艺、质量检验环节甚至管理部门，对现有的工艺设备、生产技术、管理技术等进行考察，看看能不能满足本企业所采购的产品应当具备的生产工艺条件、质量保证体系和管理规范要求。有的甚至要根据生产所采购产品的生产要求，进行资源重组并进行样品试制，试制成功以后，才算考察合格。只有通过深入的供应商调查，才能发现可靠的供应商，建立起比较稳定的物资采购供需关系。进行深入的供应商调查，需要花费较多的时间和精力，调查的成本高。并不是所有的供应商都是需要的。它只是在以下情况下才需要：进行深入调查的情况：第一、准备发展成紧密关系的供应商。例如在进行准时化(JIT)采购时，供应商的产品准时、免检、直接送上生产线进行装配。这时，供应商已经与企业结成了如同企业的一个生产车间一样的紧密关系。如果要选择这样紧密关系的供应商，就必须进行深入的供应商调查。第二，寻找关键零部件产品的供应商。如果企业所采购的是一种关键零部件，特别是如精密