供应商选择与管理程序

NGO的财务管理作者姓名：孙满芳最高学历：美国丕士大学企业管理研究所硕士现职机构：财瑞会计师事务所职称：会计师2目录前言…………………………………………………………3财务管理的功能……………………………………………4财务管理的目标……………………………………………6财务管理的内容……………………………………………7值得思量的现状……………………………………………12结论…………………………………………………………153前言从经济政治学的观点来看，非政府组织（Non-GovernmentOrganization，简称NGO）的存在，主要是为了满足人类无法从营利组织及/或政府组织获取的需求。若以性质来区分，非政府组织的成立宗旨不外乎教育文化、医疗保健、环境保护、体育、公益慈善、经济事务及其它七大类别；可谓囊括了人类在食、衣、住、行、育、乐各个领域，加强了非政府组织重要的地位。笔者从事会计师事务所工作将近二十年，其间接触了不少非政府组织的签证案件，近五年来，由于因缘际会，实地参访了数十个非政府组织，另外，本于「取之社会、用于社会」的精神，对十数个非政府组织进行定期或非定期之捐赠。尽管接触过的非政府组织不算多，笔者深深的感触到非政府组织创立者的宏愿以及营运上的困难，希望能藉此机会表达拙见，将自己所学关于财务管理的重要观念，提供给台湾的非政府组织、相关主管机关、及相关学者参考。4财务管理的功能运作财务管理之前，非政府组织必须确实体认其财务管理的功能与营利组织及政府组织并不完全相同，应该特别考虑下列功能：使命非政府组织的财务管理应该符合创立宗旨。毕竟，创立宗旨表达了创立者的宏愿，组织的运作应该遵循创立者的宏愿进行。例如，海鸟保护组织新增网络标本贩卖事业部门，绝对不可能为了扩大销路而屠杀海鸟。伦理非政府组织的财务管理不应该有假公济私的情事。因为组织的创立或多或少都有社会公益的目的，组织的运作仍应该追求社会公益。例如，宗教组织收取善男善女的乐捐，绝对不可以为了任何理由或借口，用组织的经费，以个人名义置产。方案管理非政府组织应该透过各项财务分析，例如成本分析、效益分析、收支监控等，使方案的执行更有效。营销策略5非政府组织应该透过各项财务分析，例如定价政策、成本分析、毛利分析、收支监控等，更妥善的决定营销策略。募款计划非政府组织应该利用最可信的财务报表及最好的方案管理吸引大众的募款，同时透过适当的投资分析，管理所收到的款项，作好安全又有效的资金管理，以行动回馈大众的爱心。董事会的运作非政府组织的董事会应该定期要求财务报表、各类分析报表及预算报表，以了解实况、检查是否有问题，同时作出最佳的领导决策。危机管理非政府组织也可能发生危机，应该设置危机管理的机制。例如每年保留当年度结余的百分之五至十五作为准备公积金，并专户储存，以备不时之需。6财务管理的目标大家都知道，对营利组织而言，财务管理的最终目的在于获取最高利润，然而，对非政府组织而言，财务管理的目标则应放在稳定、使命责任、行为目标及社会责任上面。例如，很多营利组织碰到经济低迷、景气不佳、订单不足时，会马上裁员，降低固定成本，反映实时的效果给投资人；但是，对于残障组织经营的实习贩卖场所，除非万不得已，绝对不会随便解雇员工，使这些残障朋友顿时陷入无处生活与学习成长的地方，这就是因为这个组织必须以使命责任、行为目标与社会责任为其最终目标。7财务管理的内容确实了解财务管理的特殊功能与目标之后，非政府组织应该了解其进行财务管理的重心所在。财务管理的内容包括：法规的遵行每个非政府组织所属的行政主管机关均有制定财团法人、社团法人的相关监督准则、办法、或要点，其税务主管机关亦订有教育文化公益慈善机关或团体免纳所得税适用标准，而提供各种补助的政府机关或民间单位也会有相关的要求及规定。财务管理最基本的要求就是要建立一套机制，确认组织确实遵行这些相关的法令规定。职能分工财务人员(包含会计人员)应有适当的职能分工，至少应做到钱财、帐务、财物应分由不同人员管理，以防杜弊端的发生。资金的保管及运用除了适当的职能分工外，财务管理还得确认组织资金的安全性，也就是要有适当的资金保管及运用处理程序。制度的施行8非政府组织成立时均有章程作为组织内部的最高指导原则，组织应该另订相关的内部作业程序及管理制度，例如会计作业处理程序、出纳作业处理程序、财物取得/记录/保管/处分作业处理程序、会计制度、募款处理程序、营销处理程序、专案处理程序等等，组织应建立机制，确认这些相关的内规、制度确实遵行。财务报表的编制非政府组织的基本财务报表应包括资产负债表、损益表、净值变动表、现金流量表、及财产清册。资产负债表，表达组织的财务状况；损益表，表达组织的营运成果；净值变动表，表达组织的基金、公积、及净值的变动情形；现金流量表，表达组织的现金流量；财产清册，则表达组织的财产状况。这些报表应该按月根据正确的财务数据及报表编制，提供管理阶层使用、参考。管理报表的编制除了主管机关规范的基本财务报表以外，每个非政府组织应视其管理上的需求编制正确且及时的管理报表，提供管理阶层使用、参考。财务分析接下来，每个非政府组织应依据基本财务报表及管理报表编制组织适用的报表分析，提供管理阶层使用、参考。基本的分析应包含成本分析、投资分析、及财务报表分析。成本分析，可考虑的分类方式有：案主数量、服务事件、服务成果数、或服务时间。投资分析，应着重在安全、投资报酬率、及增值的分析。财务报表分析，则可以利用比率分析、水平分析、垂直分9析、与差异分析。兹列举七项基本比率分析的方程式如下供参：1.流动比率（CurrentRatio）流动资产流动负债2.速动比率（QuickRatio）现金＋短期应收收益＋市场安全基金流动负债3.现金量可用日数（DaysofCashonHand）（现金＋市场安全基金）×365执行费用－折旧费用4.结余边际比率（SurplusMarginRatio）总收入－总支出总收入5.工作资本可用日数（DaysofWorkingCapital）（流动资产－流动负债）×365执行费用－折旧费用6.净资产比率（NetAssetRatio）净资产10总资产7.固定资产财务比率（FixedAssetsFinancialRatio）长期负债固定资产净值财务决策有了适当的财务报表、管理报表及报表分析数据，非政府组织的管理阶层应随时检查、适时的作出新决策或修改既有决策，作为组织未来运作的方针。预计报表在年度终了前，每个非政府组织应参考过去的运作经验及未来的运作方针，提出一套具体可行的预计财务报表，作为组织次年度的运作目标。财务控管有了预计财务报表作为次年度的运作目标后，组织应随时执行各项收入与支出的控管，以期达成甚至超越既定目标。非政府组织的财务活动，从收集财务数据记录账册、产生财务报告，到财务分析/管理、财务监督，及计划与预算的编制；再透过财务监督，回到财务分析/管理；然后，财务分析/管理又影响后续财务数据的结果，形成一个如下图所示永不止息的回路：11财务数据财务报告财务管理财务监督财务计划与预算12值得思量的现状很多人认为，财务管理对非政府组织是奢侈品，其实这是一个蛋生鸡与鸡生蛋的问题，试想，非政府组织想要达到创立者的宏愿，就一定需要足够的资源，所谓「资源」，包括人力、物力、财力三方面，缺一不可，然而，少了好的管理机制，如何能有效的保障资源？资源又如何能有有效的运用、累积？笔者把自己看到的情形，列出下列数个现状，给大家参考：现状一有些非政府组织的董事会/理事会几乎完全把决策制定及经费募集的角色交由行政领导者一个人负责，有时失去了集思广益作出最佳决策的精神，有时更造成行政领导者没有足够的时间及精神做好组织内部的管理。现状二还有少部份的非政府组织没有设置足够的专职人员，更甚者，有的行政领导者几乎包办了组织对内及对外的一切事务，从每一件事情的规划、执行、记录、监督，到检讨、改进，只能一小块、一小块地切割给来帮忙的人处理，常常发生失控的情形，在人力欠缺的情况下，根本很难再要求好的管理。现状三有些提供劳务的非政府组织自认是非「营利」，就不应该收费，每年靠着有限的基13金孳息、政府补助、会费及捐赠办理活动，而局限了组织的发展。其实，以「使用者付费」的观点来看，有的时候不收费反而对整体社会不公平，有的时候收费才可显现出提供劳务的价值。现状四有些非政府组织自认是非「营利」，就不应该有盈余，每年都在努力的把大部份的收入花费掉。但是，万一有任何非预期的事件需要用钱，临时又找不到足够的财源，少了保留下来的盈余，如何是好？现状五有些小型的非政府组织因为财务吃紧，连聘用专职的财务人员都有困难，根本无力谈到财务管理这个话题。其实，大可以请主管机关协助，结合数个类似情形又相距不远的组织，共同雇用具有相关专业能力的几位财务人员，不仅可以提升组织的财务功能，同时也能降低固定成本。现状六有些非政府组织认为，反正又没有多少钱，大多数主管机关也没有强制的要求，没有必要浪费资源去做财务管理，因此反而陷入了一个恶性循环中，使得非政府组织更难达到创立者的宏愿。现状七还有极少数的非政府组织花大钱雇用退休人员，原意是想要善用这些退休人员的经14验与人脉关系来推动组织的运作，却没想到，有的组织被沉重的固定成本压得喘不过气。其实，退休人员绝对不是不好，只是组织应事先评估投资效益，决定是否有必要以项目的方式聘任，或以基本底薪加项目的方式聘任。现状八另外，有些非政府组织，尤其是基金会，认为向大众募捐是一件难看的事，而不愿意去尝试。其实，台湾宝岛有爱心的人比比皆是，只要目的明确，要找到共鸣，应该不难，有时也可以考虑向相关联的营利组织募款，只要方式经过精心的设计，相信会有意想不到的成果。现状九有些非政府组织还没有建立网页，或者建立的网页却没有将章程、组织、财务状况、及对大众的期许放入。其实，以现在计算机化的普及，大众对知的权利越来越重视，透明化的财务管理应该更能吸引大众注意的目光。再加上目前有少部份非政府组织已合作分享同一个网址，还没有建立网页的组织应该开始动手了。不论如何，这些蛋生鸡与鸡生蛋的问题，只能留给管理阶层好好思量了！15结论不论是营利组织或政府组织，都讲求永续经营，非政府组织更应该讲究永续经营，才有机会持续的将创立者的宏愿发扬光大。以目前的社会经济环境越来越多元、多变来看，非政府组织应该开始重视如何把握现有的资源，将其发挥到尽善尽美，作最有效的安排。方法之一，就是从财务管理开始着手。目前，台湾非政府组织的目的事业主管机关相当多，各个主管机关对组织的财务会计规范不一，有的主管机关甚至只有最粗略的规定，而营利组织适用的一般公认会计原则有时又不适用于非政府组织。去年底，行政院主计处发文给各主管机关，要求强化各财（社）团法人的财务管理与内部控制机制。这是一个很好的开端。然而，考虑大部份非政府组织仅配置一至两名基础财会人员，人力资源上常常有很大的不足，再加上财政部所属税务人员对于非政府组织的财务报表认定上仍然存在有很大的差异性，偶尔造成非政府组织不小心发生逃漏税的情形，笔者希望在此呼吁各目的事业主管机关与财政部，不妨合作起来，邀请相关的专家学者，一起为非政府组织设计一套更完备的财务会计处理程序、原则、与相关税务处理方式，让我们的非政府组织有所依循。如此，基本财务报表正确了，再来谈财务管理与内部控制，才更有意义。