07档案室管理制度

档案管理制度编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-106262档案管理制度1.总则为规范公司档案管理，使档案的立卷、归档、借阅、保管、保密等符合国家法规规定，特制定本制度。2.档案整理立卷归档制度2.1公司机关各部门及各所属单位必须责成专人负责,按各类档案的归档范围、标准、期限进行档案的收集、整理、立卷、送档案室归档保存。2.2工程技术、质量、安全、设备及科技档案由工程管理部负责收集、整理、装订，送档案室归档；财务档案由财务资产部负责；人事档案、劳动工资档案由劳动人事部负责；文书档案由办公室负责；工程合同、内外部经营合同由市场开发部负责。2.3各类档案包括文字和声像，均按有关立卷装订的标准进行整理归档。为确保档案的规范，档案室负责人要进行必要的业务指导。2.4有关工程档案，须在工程竣工后由工程管理部会同项目负责人进行收集整理，由主管经理审定后交公司档案室保存。各部室在管理中形成的立卷材料须在次年第一季度前由部室长审定后交公司档案室归档。随机获取的重要文件、证件证书、各类证明等均应及时送交档案室登记保存。2.5归档文件的验收：1）检查文件的文本及附件是否完整，如有短少应立即追查归档。2）文件如经抽存，应由部室长签字确认。3）清点归档文件办理手续是否完备，如归档文件资料不完整、不准确、不系统或发现其它不符合归档标准时，应拒绝归档保存，立即退回经办部门重新收集整理，再有遗漏由各单位部门负责人负责。4）归档文件资料要字迹清楚，目录及案卷题名简明，采用“三眼一线”方法装订，装订整洁，封面采用微机打字，符合立卷归档标准。3.文件归档制度3.1归档文件的形式档案管理人员要负责制订归档文件资料的案卷类目，根据类目及时做好催缴、收存工作并提前做好各单位、部门有关档案整理的指导工作，确保档案一次归案，符合标准，避免重复工作，具体要求如下：档案管理制度编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-1063633.1.1各部室日常工作中形成的文件资料，应按部门职能范围，指定专人负责收集、保存、积累按期整理归档。3.1.2.各子、分公司内部管理文件资料，由各子、分公司各职能部门按业务范围，指定专人负责收集、保存按期归档。3.1.3.工程技术文件资料，由项目负责人指定专人负责收集、保存、积累，待一定时间后整理送交公司工程管理部统一汇总审定，由工程部审定后送回公司档案室归档。3.2归案时间3.2.1.公司管理工作中形成的各种文件、信息、资料在第二年的第一季度内经部门负责人审定后送交公司档案室存档。3.2.2.各子、分公司本年度需归档的文字资料，应整理成册，在年底送交公司档案室存档。3.2.3.工程项目档案必须在工程竣工验收后，由项目负责审定后交公司工程部审定，经主管经理批示后送公司档案室存档。3.2.4.各类案件在结案过程中的案卷可以跨年度整理，结案后归档。3.3归档分类根据企业档案分类的基本原则，结合本公司管理分工的实际，公司档案分类设置党群工作、行政管理类、科技类、财务会计类和声像类5大类。3.4归档范围3.4.1.党群工作类1）党务：公司党委工作中形成的综合性文件资料、党代会及党委各种工作会议记录等2）组织：公司党委组织建设、党员管理、建党等组织发展管理活动中形成的文件资料以及思想政治工作和精神文明建设、企业文化方面的资料。3）纪检：纪检监察和信仿工作资料。4）工会：职代会、劳动竞赛、文体活动、女工工作、劳保福利。5）共表团：共青团工作、团员大会、团费管理等。3.4.2.行政管理类1）行政：行政管理综合性事务中普发性文件，公司级会议，内部机构设置等。2）经营：公司重大经营决策、管理体制改革；公司中长期发展规划，年度计划、总结；综合统计年报表；内外部经营合同。3）保卫：治安综合治理，案件审理等。4）人事劳资：员工招聘、录用、调级、劳务出口、劳动工资等。5）后勤福利：员工住房、宿舍、食堂、区域管理，第三产业管理等。6）计划生育管理。档案管理制度编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-1064647）公司管理：企业开放、资质就位、换证工作等。3.4.3.科技类1）工程：土建施工、设备安装、电气仪表。其范围包括：施工准备文件；工程施工招投标；工程合同；开工报告；工程技术要求、交底；图纸会审纪要；施工组织设计；施工方案；安全措施；隐蔽工程记录；分部、分项工程质量检查；中间交接验收记录；工程质量评定；原材料及构件出厂证明；质量鉴定等试验报告；设计变更；材料代用核定；安装记录；焊接试验记录；交工验收记录；财务预、决算；操作检查记录；锅炉安装质量证明书；汽车设备年度内保养记录；竣工报告；竣工验收质量证明书等资料。2）科研：计划、规划、总结；新材料、新工艺、新机具研究、试验计划方案，分析报告、总结等；计量检测。3.4.4.财务会计类资金管理、会计管理、资金流通等，包括所有会计凭证、会计帐薄、会计报表以及会计档案移交清册、保管清册、销毁清册和财务审计报告。3.4.5.声像类工程照片、人物照片、各类具有保存价值的录音、录像带、磁盘。4.工程技术档案整理归档制度4.1工程技术档案必须与工程同步。4.2档案的编制执行《辽宁省工程技术档案编制办法》。4.3工程技术档案归档时间的要求：工程技术档案在工程申请交工验收的同时，将工程技术档案报送到公司工程管理部，工程管理部经过审核，合格后方可报送到城建档案馆，由城建档案馆出具工程档案检验合格证，项目技术负责人将检验合格证移交到建设单位，建设单位组织竣工验收备案。4.4工程技术档案要求一式四份，分发给建设单位、城建档案馆、公司档案室、监理单位，移交给城建档案馆的档案必须是用档案笔或碳素水书写的第一页档案，必须是原件，其它三个部门可以是复写的。4.5工程技术档案必须整理齐全，字迹工整，按抚顺市档案组卷办法目录进行装订。移交到建设单位及监理单位的档案必须有回执，将档案回执移交给公司工程管理部。4.6对于单位工程技术档案必须由总包单位技术负责人将档案资料归整齐全统一上交。4.7上交到公司档案室的档案资料同上交城建档案馆资料增加施工日记、施工方案（施工组织设计）技术交底，一并交给公司档案室。4.8上交给建设单位、公司档案室及监理单位的档案，要求工程竣工20天之内将档案移档案管理制度编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-106565交完毕。4.9向城建档案馆移交档案内容排列顺序如下：4.9.1竣工技术档案目录4.9.1.1竣工技术档案目录4.9.1.2与单位工程相关的政府有关职能部门的批文批件汇总表4.9.1.3参建各方相互制约的合同或协议汇总表4.9.1.4与单位工程建设相关的单位及其负责人汇总表4.9.1.5单位工程建设相关单位及负责人汇总表4.9.1.6工程开工报告4.9.1.7竣工验收申请报告、单位工程移交工检验收证明4.9.1.8有关单位工程质量评定的文件4.9.1.9商品住宅工程质量保证书4.9.1.10工程质量保修书土建专业资料4.9.1.11图纸会审与设计变更4.9.1.12设计变更通知单汇总目录4.9.1.13工程定位测量及观测记录4.9.1.14分部工程质量评定表4.9.1.15分部工程分项工程质量评定表汇总目录4.9.1.16单位工程质量综合评定、质量保证资料核查表、观感质量评定表4.9.1.17工程质量事故报告及处理记录4.9.1.18施工技术质量安全交底汇总目录4.9.1.19水泥出厂合格证和试验报告4.9.1.20钢筋、钢丝出厂合格证和试验报告4.9.1.21结构型钢和试验报告4.9.1.22焊条与焊剂合格证和试验报告4.9.1.23砼小型空心砌块出厂合格证和试验报告4.9.1.24烧结普通砖出厂合格证和试验报告4.9.1.25建筑用砖出厂合格证和试验报告4.9.1.26蒸压加气砼砌块出厂合格证或试验报告、干压陶瓷砖出厂合格证或试验报告4.9.1.27天然大理石板材出厂合格证或试验报告4.9.1.28防水卷材合格证和试验报告4.9.1.29玛碲脂配合比试验报告4.9.1.30沥青合格证和试验报告4.9.1.31胶结密封材料测试报告档案管理制度编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-1066664.9.1.32保温、隔热材料试验报告4.9.1.33砂子和碎（卵）石试验报告4.9.1.34滑石灰粉和生石灰粉出厂合格证或试验报告4.9.1.35水泥、型钢、钢筋出厂合格证与进场试验报告汇总目录4.9.1.36建筑构、配件出厂合格证、外墙保温板合格证4.9.1.37木、铝合金、塑料门窗合格证4.9.1.38预拌混凝土合格证、建筑设备及配件出厂合格证4.9.1.39土壤干土质量密度试验报告4.9.1.40基桩桩身质量及其单桩承载力检测报告4.9.1.41基础与主体结构检测报告4.9.1.42砂浆、砼配合比通知单4.9.1.43砂浆试件抗压强度试验报告4.9.1.44砂浆试件抗压强度统计、评定记录4.9.1.45混凝土试件抗压强度试验报告4.9.1.46混凝土试件抗渗等级试验报告4.9.1.47混凝土试件抗压强度统计、评定记录4.9.1.48钢筋焊接试件试验报告4.9.1.49金属焊接探伤试验报告4.9.1.50地基土允许承载力复查记录4.9.1.51结构验收记录4.9.1.52钢筋混凝土灌注（预制）桩的施工记录、桩位图4.9.1.53地基验槽与回填土隐蔽记录4.9.1.54吊装工程隐蔽检查验收记录4.9.1.55砖石、砌体配筋变形缝及地下部位隐蔽工程检查验收记录4.9.1.56钢筋工程隐蔽检查验收记录4.9.1.57混凝土工程隐蔽检查验收记录4.9.1.58屋（楼）面防水、地下防水及顶棚工程隐蔽检查验收记录4.9.1.59玻璃幕墙与铝、塑门窗工程隐蔽验收记录4.9.1.60隐蔽工程检查验收记录汇总目录暖卫与燃气工程专业资料4.9.1.61图纸会审记录与设计变更通知单4.9.1.62设计变更通知单汇总目录4.9.1.63分部工程质量评定表4.9.1.64分部工程分项工程质量评定表汇总目录4.9.1.65质量保证资料核查表、观感质量评定表档案管理制度编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-1067674.9.1.66室外埋地管道竣工测量记录4.9.1.67材料、设备出厂合格证与试验报告（通用阀门、排水用PVC-U管材）4.9.1.68采暖管道和设备试压记录4.9.1.69给水管道和设备试压记录4.9.1.70消防管道和设备试压记录4.9.1.71排水管道和设备试压记录4.9.1.72燃气管道和设备试压记录4.9.1.73空调制冷管道和设备试压记录4.9.1.74管道吹洗、吹扫、清洗记录4.9.1.75给、排水管道通水、通球试验记录4.9.1.76锅炉、烧（煮）炉设备试运行记录4.9.1.77建筑采暖与锅炉安装工程隐蔽记录4.9.1.78给、排水管道工程隐蔽记录（包括室外）4.9.1.79燃气管道工程隐蔽记录（包括室外）4.9.1.80隐蔽工程检查验收记录汇总目录电气与电梯专业资料4.9.1.81图纸会审记录与设计变更通知单4.9.1.82设计变更通知单汇总目录4.9.1.83分部工程质量评定表4.9.1.84分部工程分项工程质量评定表汇总目录4.9.1.85质量保证资料核查表、观感质量评定表4.9.1.86电缆工程竣工定位测量记录4.9.1.87材料、设备出厂合格证和试验报告（开关、插座，电工塑料套管等）4.9.1.88电气、电梯设备试验、调整记录4.9.1.89变压器交流耐压试验记录4.9.1.90电力、电缆、电机试验记录4.9.1.91通电试验记录4.9.1.92接地电阻与绝缘电阻测试记录4.9.1.93电梯负载运行试验记录4.9.1.94牵引机承重梁安装记录及导轨安装记录4.9.1.95建筑电气安装工程隐蔽记录（包括室外）4.9.1.96电梯安装工程隐蔽记录4.9.1.97隐蔽工程检查验收记录汇总目录通风与空调工程专业资料4.9.1.98开工、交工、竣工报告（指单独立项）档案管理制度编码：FSZY/Q.E.OHSMS/C-GL-1068684.9.1.99图纸会审记录与设计变更