应收账款与商账管理规定

1应收账款与商账管理制度第一章总则第一条、为保证公司能最大可能的利用客户信用拓展市场，以利于销售公司的产品，同时又要以最小的坏帐损失代价来保证公司资金安全，防范经营风险；并尽可能的缩短应收帐款占用资金的时间，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，特制定本制度。第二条、本制度所称应收帐款，包括发出产品赊销所产生的应收帐款和公司经营中发生的各类债权。具体有应收销货款、预付帐款、其他应收款三个方面的内容。第三条、应收帐款的管理部门为公司的财务部和经营部，财务部负责数据传递、应收款回款监督和信息反馈，经营部负责客户的联系和款项催收，资信管理工作小组负责客户信用额度的确定。第二章应收账款的管理第四条、在市场开拓和产品销售中，凡利用信用额度赊销的，必须由经办业务员先填写赊销《请批单》，由经营部经理严格按照预先每个客户评定的信用限额内签批后，仓库、信管、财务部方可凭单办理发货手续；第五条、财务部每十天对照《信用额度期限表》核对一次债权性应收帐款的回款和结算情况，严格监督每笔帐款的回收和结算。及时把应收回来的账款和开出发票的录入系统。经营部要随时检查信用的底数，便于及时和业务员沟通，预防因为其他原因导致正常业务开展不顺。2第六条、凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。第七条、业务员在签定合同和组织发货时，都必须参考信用等级和授信额度来决定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须信用工作小组签字方可盖章发出。第八条：对信用额度在50万元以上，信用期限在1个月以上的客户，经营部经理每年应不少于走访一次；信用额度在100万以上的信用期限在1个月以上的，除经营部经理走访外，经营副总经理（在有可能的情况下总经理）每年必须走访一次以上。在客户走访中，应重新评估客户信用等级的合理性和结合客户的经营状况、交易状况及时调整信用等级，并根据认证管理要求填写“客户满意度调查表”。第九条、财务部门应于月后5日前提供一份当月尚未收款的《应收账款帐龄明细表》，提交给经营部、经营副总经理、总经理。第十条、经营部应严格对照《信用额度表》和财务部们报来的《帐龄明细表》，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况，对未按期结算回款的客户及时联络和反馈信息给经营副总经理。第十一条、项目经理在与客户签定合同协议书时，应按照《信用额度表》中对应客户的信用额度和期限约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。第十二条、业务员在外出收帐前要仔细核对客户欠款的正确性，不可到客户处才发现数据差错，有损公司形象。外出前需预先安排好路线经业务经理同意后才可出去收款；款项收回时业务3员需整理已收的帐款，并填写应收帐款回款明细表，第十三条、清收帐款由业务部门统一安排路线和客户，并确定返回时间，业务员在外清收帐款，每到一客户，无论是否清结完毕，均需随时向业务经理电话汇报工作进度和行程。第十四条、业务员收帐时应收取现金或票据，若收取银行票据时应注意开票日期、票据抬头及其金额是否正确无误，如不符时应及时联系退票并重新办理。若收汇票时需客户背面签名，并查询银行确认汇票的真伪性；如为汇票背书时要注意背书是否清楚，注意一次背书时背书印章是否与汇票抬头一致，背书印章是否为发票印章。第十五条：收取的汇票金额大于应收帐款时非经业务经理同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次帐款；第十六条、收款时客户现场反映价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即同意，若在权限外时需立即汇报经营部经理，并在不超过3个工作日内给客户以答复。如属价格调整，回公司应立即填写价格调整表告知相关部门并在相关资料中做好记录；第十七条、项目经理在销售产品和清收帐款时不得有下列行为，一经发现，分别给于罚款或者予以开除，并限期补正或赔偿，严重者移交司法部门。1、收款不报或积压收款；2、退货不报或积压退货；3、转售不依规定或转售图利；44、代销其他厂家产品的；5、截留，挪用，坐支货款不及时上缴的；6、收取现金改换承兑汇票的；第三章商账第十八条、对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业，应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1/3（如期限是60天，最后收款期限不能超过80天）；如超过，即马上采取行动追讨。第十九条、财务部门负责应收账款的计划、控制和考核。项目经理是应收账款的直接责任人，公司对项目经理考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。第二十条、追款三步骤：①、电话联系沟通并进行债务分析项目经理要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。②、信函：期限、实地考察、保持压力、确定追付方式项目经理要对客户进行全程跟进，尽早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，并且给予客户一个必须按时支付货款的正确观念。③、走访：资信调查、合适的催讨方式5项目经理要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收，不应有等待的心理。遇到客户风险时，采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由经营部经理、经营副总经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。第二十一条、对已拖欠款项的处理事项：①、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；②、收集资料：要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性；③、追讨文件：建立账款催收预案。根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函，视情况及时发出；④、最后期限：要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；⑤、要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼。第二十二条、预警管理1、每一客户会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。2、任何应收款应在发货之日起，逾期一年，一律报告公司总经理，并通知公司法律顾问启动催讨程序。第四章坏账管理第二十三条、项目经理全权负责对自己经手赊销业务的账款6回收，为此，应定期或不定期地对客户进行访问（电话或上门访问，每季度不得少于两次），访问客户时，如发现客户有异常现象，应自发现问题之日起1日内填写“问题客户报告单”，并建议应采取的措施，或视情况填写“坏帐申请书”呈请批准，由经营部经理审查后提出处理意见，凡确定为坏帐的须报经营副总经理和总经理批准后按相关财务规定处理。第二十四条、项目经理因疏于访问，未能及时掌握客户的情况变化和通知公司，致公司蒙受损失时，项目经理应负责赔偿该项损失10%。第二十五条、业务部门应全盘掌握公司全体客户的信用状况及来往情况，项目经理对于所有的逾期应收帐款，应由各个经办人将未收款的理由，详细陈述于帐龄分析表的备注栏上，以供公司参考，对大额的逾期应收帐款应特别书面说明，并提出清收建议，否则此类帐款将来因故无法收回形成呆帐时，项目经理应负责赔偿10％以上的金额。第二十六条、业务员发现发生坏帐的可能性时应争取时效速报经营部经理，及时采取补救措施，如客户有其他财产可供作抵价时，征得客户同意立即协商抵价物价值，妥为处理避免更大损失发生。但不得在没有担保的情况下，再次向该客户发货。否则相关损失由业务员负责全额赔偿。第二十七条、“坏帐申请书”填写一式三份，有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等，均应一一填写清楚，并将申请理由的事实，不能收回的原因等，做简明扼要的叙述，经业务部门及经理批准后，连同帐单或差额票据转交清欠办处理。7第二十八条、凡发生坏帐的，应查明原因，如属项目经理责任心不强造成，于当月份计算项目经理销售成绩时，应按坏账金额的10%先予扣减业务员的业务提成。第五章应收账款交接制度第二十九条、项目经理岗位调换、离职，必须对经手的应收帐款进行交接，凡项目经理调岗，必须先办理包括应收帐款、库存产品等在内的工作交接，交接未完的，不得离岗，交接不清的，责任由交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责；凡离职的，应在30日内向公司提出申请，批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，由此给公司造成损失的，将依法追究法律责任。离职交接依最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要交接完成，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任；第三十条、业务员提出离职后须把经手的应收帐款全部收回或取得客户付款的承诺担保，若在一个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的就不予办理离职；第三十一条、离职业务员经手的坏帐理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。第三十二条、“离职移交清单”至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，并监交人签字后，保存在移交人一份，接交人一份，公司档案存留一份；8第三十三条、项目经理接交时，应与客户核对帐单，遇有疑问或帐目不清时应立即向经营部经理反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任；第三十四条、公司各级人员移交时，应与完成移交手续并经经营部经理认可后，方可办理相关的离职手续；第三十五条、项目经理办交接时由业经营部经理务主管监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追诉民、刑事责任；第三十六条、应收帐款交接后一个月内应全部逐一核对，无异议的帐款由接交人负责接手清收，交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现帐目不符时由接交人负责。