采购管理子系统

-1-前言随着社会发展，超市已经渐渐地取代了以前的露天市场，人们的采购方式也在不断地变化，对于一个整体结构化的买卖机构来说，有一个较为健全的管理系统就更有必要了。超市采购系统为超市信息系统的一部分，有着其独特的功能，随着现代信息系统的健全，采购管理的功能也在不断地完善，要实现它的功能，需要设计者做出详细的规划。超市采购管理系统在现代社会中的应用十分广泛，它是用Java开发的基于windows的小型数据库管理软件。后台数据库的设计采用SQLserver2000，这些流行软件的应用也使系统更容易维护，并且操作简单。该系统使用结构化方法，按照系统规划、系统分析、系统设计、系统实施的步骤，采用结构化的编程方法而完成的。在设计中，对系统总体方案的设计，采用了“自上而下”的方法，而对于信息系统具体业务采用了“自下而上”的方法。尤其是数据窗口这一方便而简洁操纵数据库的智能化对象,从而建立一套完善科学的管理信息系统，对超市进行进货、销售发货、库存等实现全面动态的管理。-2-1需求分析及可行性分析1.1需求分析1.1.1系统范围和系统边界通过对附近各个超市的调查与分析，最初的超市资料管理，都是靠人力来完成的。但近几年我国超市经营规模日趋扩大，销售额和门店数量大幅度增加，而且许多超市正在突破以食品为主的传统格局，向品种多样化发展。小型超市在业务上需要处理大量的库存信息，还要时刻更新产品的销售信息，不断添加商品信息，并对商品各种信息进行统计分析。超市采购系统开发需要对原来的采购管理系统进行改进，使之能为公司提供强大的管理支持和查询服务，具体完成以下功能：供应商管理、采购合同管理、库存查询、订单管理。联系库存管理系统功能：责任货物的接收，并安排好货物的存放事宜；对每天进出库房的货物进行详细记录，使基础数据完备。联系财务管理系统功能：全面记录公司的所有收支资金流动，包括各种收入、支出、税务、财务结算等。对进出贷款实行控制，定期分析资金走向，为公司的发展计划做好准备。采购系统的工作重心：根据管理部门和库存部门提供的信息和供应商及时联系，适时通知供应商供货，使库房货源充足。目前，超市进行管理系统设计的目标：运用信息技术，建立起包括库存、采购管理的管理信息系统，以提高商品库存效率，简化采购管理，增加公司年度利润。超市管理系统开发需要对原来的库存管理系统进行改进，使之能为公司提供强大的管理支持和查询服务。1.1.2确定系统执行者和用例“采购管理子系统”只负责供应商管理，原材料采购的一系列功能，对于企业商品的生产和原材料的库存以及使用功能不包括在内。经过上述系统需求可知，“采购管理子系统”有3个人执行者和2个系统执行者，即“采购人员”、“供应商客户”、“公司经理”、“仓库管理子系统”、“财务管理子系统”。这些执行者的业务获得和对系统的功能要求如下：1)采购人员：制定月、季度和全年采购计划。与客户签订采购合同，负责监督合同的正常执行。合同执行完毕，设这履约标志。2)供应商客户：与采购人员签订采购合同，从财务部门提取贷款并发送原材料入库。3)公司经理：参与制定采购计划，审核采购点单。-3-4)库存管理子系统：向采购部门传输库存信息。5)财务管理子系统：根据采购合同现客户支付货款。根据需求分析中客户对系统功能提出的要求，可以找出系统用例，并在后期的用例建模中合并、优化、筛选。经过分析产生的用例有以下：1)“采购管理系统”中的用例在第一层，根据客户对“采购管理”系统功能的要求，可选的用例有：·供应商管理·采购合同管理·订单管理·库存查询管理2)“供应商管理”中的用例在第二层，根据客户对“供应商管理”系统功能的要求，可选的用例有：·供应商历史资料管理·供应商分析与选择3)“采购合同管理”中的用例在第二层，根据客户对“采购合同管理”的要求，可选的用例有：·合同登记与变更·合同可执行性分析·合同执行与结束4)“订单管理”中的用例在第二层，根据客户对“订单管理”的要求，可选的用例有：·采购订单录入与变更·采购订单输出5)“库存查询管理”中的用例在第二层，根据客户对“库存查询管理”的要求，可选的用例有：·库存查询·库存预警1.1.3分层绘制用例图1)最高层用例图根据客户对“采购管理系统”的整体业务功能要求，可绘制如图1-1所示的最高层用例图。-4-采购管理系统采购人员供应商客户公司经理库存管理系统财务管理系统供应商管理采购合同管理订单管理库存查询管理********************图1-1采购管理系统用例图在最高层用例图中，实线表示系统边界，边界内有四个用例。系统内的“订单管理”用例依赖于“库存查询管理”用例，用于查看库存信息，以便进一步编制订单项。“采购合同管理”用例依赖于“订单管理”用例和“供应商管理”用例来制定具体的采购合同。2)第2层用例图“采购管理系统”内的每个用例都可以作为第2层用例图之一加以展开，由第1层用例展开形成“供应商管理子系统”用例图如图1-2所示。-5-供应商管理子系统采购人员供应商客户供应商历史资料管理供应商分析与选择******合同管理**图1-2供应商管理子系统用例图“供应商管理子系统”用例图中，系统内有两个用例，其中“供应商分析与选择”用例依赖于“供应商历史资料管理”。系统外由3各执行者，“供应商客户”通过“合同管理”的合同执行情况向“供应商历史资料管理”提供供应商信息，采购人员通过“供应商分析与选择”确定要订货的供应商。由第1层展开的系统还有“采购合同管理子系统”用例，如图1-3所示。-6-采购合同管理子系统合同登记与变更合同可执行性分析合同执行与结束供应商客户采购人员财务管理系统公司经理**********图1-3采购合同子系统用例图“采购合同管理子系统”用例图中，有三个用例，其中“合同执行与结束”依赖“合同登记与变更”用例提供合同先关内容，还依赖“合同可执行性分析”用例提供实际情况。系统外由4个执行者，“供应商”与“采购人员”共同协商制定采购合同，“公司经理”审核采购合同，采购人员执行审核成功的合同，同时“财务管理系统”完成相应的应付款项。由第1层展开的系统还有“订单管理子系统”用例，如图1-4所示。-7-订单管理子系统采购人员公司经理库存管理采购订单录入与修改采购订单审核订单输出-结束1*-结束2*-结束3*-结束4*-结束5*-结束6*-结束7*-结束8*图1-4订单管理子系统“订单管理子系统”用例图中，有三个用例，其中“订单输出”用例依赖于“采购订单录入与修改”用例提供的订单项内容，还依赖于“采购订单审核”用例，保证订单的正确性、权威性。“采购订单审核”用例依赖于“采购订单录入与修改”用例的原始订单数据。由第1层展开的系统还有“库存查询管理子系统”用例，如图1-5所示。库存查询管理子系统采购人员库存管理系统库存查询库存预警******图1-5库存查询管理子系统-8-“库存查询管理子系统”中，有两个用例，“库存预警”用例依赖于“库存查询”用例得出的数据，“库存预警”根据已设定的订货点和库存数据的比较，从而判定是否发布预警。系统外部有两个执行者，“采购人员”启动“库存查询”对现有商品进行查询，“库存管理系统”为查询提供必要数据。1.2可行性分析随着计算机技术的日趋成熟，为满足超市管理现代化的需求国内软件商已经开发出很多较好的商品化超市管理软件,虽然这些软件都只适用与大型超市，但在这些软件的基础上，进行修改使之符合中小型超市的需求，在技术上是可行的。小型超市可以利用现有的环境,开发一个具有友好界面而且便于操作的信息管理系统。在减少工作量的基础上,提高超市管理者对企业的整体管理能力。管理者将在接受到各部门所发送过来的信息后,对企业的行政、财务和业务状况有明确的了解,并且可以帮助他们做出正确的决策。所以，采购系统在管理上是可行的。由于中小型超市现有的管理系统已经不能满足自身发展的需要，所以对超市重新进行管理系统设计很有必要。超市可以拨出一部分资金，聘请专业开发人员与公司的管理人员共同进行系统开发，使新的管理系统更加符合公司发展的需要，为实现公司目标打下良好基础。因此，采购系统在经济上是可行的。-9-2.系统分析2.1管理业务分析2.1.1组织结构分析该超市的组织结构如图2-1所示。超市的主要决策和管理机构是董事会，董事会分管各部门经理和配送中心；配送中心在超市的经营中所扮演的角色是给货品不足的商品补充货品，相对来说，此部门是相对独立的；各部门由专职经理负责，分为库存管理部、销售部、财务部和采购部四个主要部门。图2-1系统组织结构图2.1.2管理功能分析该超市的管理功能图如图2-2所示:董事会采购经理财务经理销售经理库存经理库存管理部销售部财务部采购部-10-图2-2系统管理功能图,采购部的工作重心是，根据库存部与管理中心提供的信息和供应商及时联系，补充货物，使库房货源充足。2.1.3业务流程分析根据分析，本系统业务流程主要包括如下内容：1)物资采购管理：采购人员负责物资成功管理，需要对成功的物资资料进行登记，以便仓库管理员对物资数量进行核对，以及形成成功清单,并提交财务科。2)物资存储查询：仓库管理员可以对各种物资的存储量进行查询，以便确定物资的采购量，同时销售部门人员也可以对物资资料进行查询。3)物资清单：采购员根据需要入库的物资，填写物资清单。4)缺货通知：仓库管理员根据物资库存情况，确定物资采购量，并交予采购员的清单。5)订货管理：采购员根据查询订货合同，对没有采取订货处理的缺少物资进行订货。6)催货管理：对已订货的货品向供应商催货。业务流程图如图2-3所示：采购管理系统库存查询管理订单管理采购合同管理供应商管理供应商历史资料管理供应商分析与选择合同可执行性分析合同登记与变更采购订单录入与变更采购订单输出库存查询库存预警合同执行与结束-11-图2-3业务流程图2.2数据流程分析2.2.1系统的数据流程通过表1所示的U/C矩阵分析现行系统的汇总数据。仓库提货通知单催货单订货单订货合同供应商财务科缺货通知单缺货统计采购员部门经理合格的缺货通知单不合格的缺货通知单配送中心取货单物资清单供应商信息-12-表1现行系统的U/C矩阵计划采购量实际采购量财务计划成本商品供应库存订货采购计划CUU采购管理C财务规划UCU财务会计UUU成本会计UC商品需求UUCU库存控制UUUCU订货服务UC销售部人员将每日的货物销售量信息数据传至库存管理部进行库存处理。库存管理部综合商品需求信息初步确定需要补充的商品。在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。若库存充足，则为无需进货，直接送货至销售部；若库存不足，则通过一定程序批准补充货物，将订单传至采购部门，采购部门进行采购货物的货物通过配送中心送达，库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理。库存处理后，生成库存数据并存储，将现行库存商品信息反馈至销售部。2.2.2数据流程图根据调查及分析的结果绘出系统数据流程图如下：1）顶层数据流程图，如图2-4所示：数据功能-13-图2-4顶层数据流程图2）第一层P数据流程图，如图2-5所示：图2-5一层数据流程图仓库P业务处理供应商缺货信息入库信息订货/催货单提货单缺货单物资清单订货/催货单提货单不合格缺货单采购信息入库单D1供应商信息仓库供应商P2入库处理P1采购处理财务科D11供应商信息记录-14-3）第二P1层采购处理数据流程图，如图2-6所示：①缺货单②提货单③未订货④已定货⑤订货单⑥催货单⑦入库单⑧不合格订货单图2-6采购处理数据流程图3）第二层P2入库处理数据流程图，如图2-7所示：仓库P1.1判断是否订货P1.2订货处理P1.3催货处理F2订货合同供应商P2入库处理①④③⑤⑥②⑧财务科F1供应商信息记录-15-⑨物资清单图2-7入库数据流程图3）第三层P1.2订货处理数据流程图，如图2-8所示：⑩合同信息图2-8订货处理数据流程图⑨P1采购处理P2.1入库审核P2.2入库统计F3库存台账⑦退货单仓库⑦财务科仓库①P1.2.1填写订货单P1.2.2修改订货单P1.2.3合同登记/修改①F2订货合同供应商⑩⑤⑤-16-2.2.3顺序图在“供