11维护项目资料档案管理制度

文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page1of3211.维护项目资料、档案管理制度11.1维护项目部文件编码规定11.1.1目的规定维护项目部各部门、各专业队质量体系文件编码，防止文件的编码重号和错误使用。11.11.2适用范围适用于项目部除公文以外的所有文件的编码11.1.3引用文件ZH2F001-年度号天津蓝巢电力检修有限公司文件编码管理制度(年度号版)11.1.4具体规定11.1.4.1根据公司综合管理部确定的单位码为◆◆；11.1.4.2根据分类码的确定原则，项目部综合管理的分类码为1，质量管理的分类码为2，安全和环境管理的分类码为3，生产管理的分类码为411.1.4.3文类码的确定1）为简便,使用六种分类码：F——规章类如管理文件、制度、办法、规定、规程、规范、标准等重复性应用的文件Z——作业文件类如针对专门事件、专门产品、专门的过程所制定的文件，与规章类的区别在于是一次性应用的文件，如年度号年培训计划,某某工程施工组织设计，某某工程作业指导书,某某事故的处理决定等；T——推荐性、参考性文件资料如各种总结、汇报、指南(阐明推荐性的文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page2of32方法回建议的文件)、推荐的外来参考资料等；Y——重要的日常应用文件如通知、信函、传真等；B——规范表格、台帐(规定为完成的活动或达到的结果提供的客观证据的文件)如：检查记录表、纠正措施表、文件发放登记表等；A——其他文件或不区别分类码时采用。2）文件在F、Z、T间不好区分时，按F、Z、T顺序采用前者或选用A11.1.4.4序列码以年为周期连续使用，同一单位分类同一文类的序列码，当年不得重号。11.1.4.5年号码取文件发布日的年号四位数。11.1.4.6发布文件的各单位负责对文件编码，并按年建立文件编码登记，以免文件重码/错码。11.1.4.7项目部已发布的有效文件，已有文件编码的可延用原编码，无编码但需要的可按制度编码。11.1.4.8行政公文正文按公文编码办法编码,随文发布的附件，属文件的应按本规定编码。11.1.4.9项目部各部门制度、规定编码如下:1）综合管理部门编制的相关制度、规定：◆◆1F(001-999)-年度号2）质量管理部门编制的制度、规定：◆◆2F(001-999)-年度号3）安全和环境管理部门编制的制度、规定◆◆3F(001-999)-年度号文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page3of324）生产管理部门编制的制度、规定:◆◆4F(001-999)-年度号11.1.4.10项目部各专业作业指导书为（按专业分）：1）◆◆4Z(001-999)-GL-年度号（锅炉专业）2）◆◆4Z(001-999)-QJ-年度号（汽机专业）3）◆◆4Z(001-999)-RL-年度号（燃料专业）4）◆◆4Z(001-999)-DQ-年度号（电气专业）5）◆◆4Z(001-999)-RK-年度号（热控专业）6）◆◆4Z(001-999)-GD-年度号(供电专业)11.1.4.11项目部使用的表格为1）综合管理部门的表格为◆◆1B(001-999)-年度号2）质量管理部门的表格为◆◆2B(001-999)-年度号3）安全和环境的表格为◆◆3B（001-999）-年度号4）生产管理的表格为◆◆4B(001-999)-年度号11.2维护项目部基础技术资料编码规定为便于查找和管理各专业基础技术资料，并且能与MIS系统链接迅速，实现维护项目系统管理运作模式，结合维护项目部生产管理中产生的部分基文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page4of32础技术资料的类别和对设备基本情况的了解，做如下规定：11.2.1各专业每台设备四大标准的编码原则为：◆◆---JB--（a-b-c-d）A(B；C；D)字段4字段3字段2字段1说明：字段1---代表◆◆维护项目部字段2---汽机专业标准JB-汽机标准DB-电气标准RB-热控标准LB-锅炉标准RB-燃料标准字段3---a专业（1汽机专业，2锅炉专业，3燃料专业，4热控专业，5电气专业），b系统（类别），c主设备，d从属设备字段4---四大标准（A：点检标准B：给油脂标准C：维修技术标准D：维修作业标准）11.2.2各专业设备档案编码原则：均以专业代字区分（从汽机开始）◆◆-JSD-（a-b-c-d）（设备）汽机专业设备档案◆◆-DSD-（a-b-c-d）（设备）电气专业设备档案◆◆-RSD-（a-b-c-d）（设备）热控专业设备档案文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page5of32◆◆-LSD-（a-b-c-d）（设备）锅炉专业设备档案◆◆-RSD-（a-b-c-d）（设备）燃料专业设备档案说明：SD---设备档案简称11.2.3各专业检修档案及检修记录编码原则11.2.3.1检修档案编码原则（按专业分）◆◆-JJD-（a-b-c-d）：汽机专业检修档案◆◆-DJD-（a-b-c-d）：电气专业检修档案◆◆-RJD-（a-b-c-d）：热控专业检修档案◆◆-RJD-（a-b-c-d）：燃料专业检修档案◆◆-LJD-（a-b-c-d）：锅炉专业检修档案说明：JD---检修档案简写11.2.3.2检修记录编码原则◆◆-JJJ-（a-b-c-d）-001：汽机专业检修记录◆◆-DJJ-（a-b-c-d）-001：电气专业检修记录◆◆-RJJ-（a-b-c-d）-001：热控专业检修记录◆◆-WJJ-（a-b-c-d）-001：燃料专业检修记录◆◆-LJJ-（a-b-c-d）-001：锅炉专业检修记录说明：JJ…检修记录简写11.2.4质量验收单及三方确认单编码原则11.2.4.1质量验收单◆◆-JYS-（001-999）-年度号文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page6of32字段4字段3字段2字段1字段说明：字段1---◆◆维护项目部单位码字段2---汽机专业质量验收单其他专业随专业代字而改变代号：◆◆-DYS-（001-999）电气专业质量验收单◆◆-RYS-（001-999）热控专业质量验收单◆◆-LYS-（001-999）锅炉专业质量验收单◆◆-RYS-（001-999）燃料专业质量验收单YS---指质量验收单简写字段3---设备流水号字段4---年序号11.2.4.2三方确认单◆◆-JSQ-（001-999）-年度号字段4字段3字段2字段1说明：文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page7of32字段1：◆◆维护项目部字段2：汽机专业三方确认单◆◆-DSQ-（001-999）电气专业三方确认单◆◆-RSQ-（001-999）热控专业三方确认单◆◆-LSQ-（001-999）锅炉专业三方确认单◆◆-WSQ-（001-999）外围专业三方确认单SQ---指三方确认单简写字段3：该专业设备流水号字段4：年序号11.3维护项目部文件、资料管理办法11.3.1目的为规范管理维护检修过程中的相关文件、资料，以满足生产的需要，确保资料的生成和流转满足公司及业主的相关要求。11.3.2适用范围适用于维护项目部内各专业队及相关管理部门。11.3.3职责11.3.3.1资料室负责维护检修过程中相关文件的搜集和管理、保证使用部门及时得到有效文件的版本，并对文件的规范建档负责。11.3.3.2项目部各专业队负责基础技术资料的生成和管理，负责外来文件的实施和管理。11.3.3.3项目部质量管理部门负责对维护检修过程中文件资料的监督管理、文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page8of32质量记录的搜集和管理。11.3.3.4项目部综合管理部门负责对公文等相关的文件资料的管理。11.3.4管理规定11.3.4.1对图纸及厂家资料的管理鉴于电厂维护工作的特殊性，由业主提供维护项目部资料室贮存的图纸及厂家资料仅限一套，而且有些部分还不能完全满足生产需要，需自行复印一部分，同时做好对顾客财产的保护，有利于追溯。这就要求维护项目在资料管理工作中严格执行图纸、资料借阅规定：1）借阅人必须在认真填写好文件借阅记录表并经资料主管签字后方可借阅。借阅记录表要规范填写，表内应写清借阅时间、借阅文件编号、借阅份数及借阅人的亲笔签名等。2）图纸及厂家资料由于其专业性比较强，最长借阅时间可为一个月，月满后再借，应先归还，再继续填写文件借阅记录表，方可续借。3）借阅人在查阅已借出图纸及厂家资料的同时，应负责对借出资料的保管，保证按时、完整、齐全归还到资料室。资料主管对归还的资料进行实际核查无误，方可填上归还时间，以保证资料齐全归档。4）为了便于查阅柜内图纸及资料，资料主管应将图纸及厂家资料分别建立目录并分别放置，将目录贴于柜门内侧，而且每套图纸外侧都应用口取纸标识卷册号便于查找。随着资料的增加和变化，目录也应随着更新，更新的频次一般为每月一次，图纸变化量大时，应每半月更新一次，保证对图纸及资料实行动态管理。5）为了保证各专业能及时得到图纸及厂家资料，各专业技术员应根据需求文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page9of32的紧急程度，编制出图纸及厂家资料需求计划，将其交到资料室，再由资料主管陆续去准备和搜集相关资料。6）由业主方获取的图纸及厂家资料，先由资料主管进行分类、建档，然后由质量主管在每天5点的项目部生产落实会上通知到图清单，各专业专工负责传达到技术员，以便领用和查阅。11.3.4.2对维护检修基础技术资料的管理规定为规范维护检修基础技术资料的生成和最终的归档，实现资料的闭环管理。提出以下几点规定：1）相关资料生成的管理规定（a）基础技术资料生成的表格形式直接引用质量管理程序文件中对生产过程的管理的相关表格。文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page10of32表-1_________________________文件（记录）借阅申请单编号:次数文件名称文件编号借阅时间借阅用途借阅申请部门/人归还日期审批人检验人备注文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page11of32表-2_________________专业图纸及厂家资料需求计划编号:××-001序号图纸及厂家资料名称图纸卷册号设计单位/制造厂家计划需要时间备注注：××：表示英文专业代码，如电气应为DQ。文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page12of32（b）表格的页面设置要求：竖排时左:2.5cm右:1.5cm上:3.5cm页眉:2.5cm页角:0下:1.5cm;横排时左:1.5cm右:2.5cm上:3.5cm页眉:2.5cm页角:0下:1.5cm,纸型为A4打印纸。（c）表格的填写要清晰、规范，字号一般为四号字，一项内字数多时，可调整字的大小。（d）各专业生成的基础技术资料，应随同卷内目录定期向资料室移交，资料室核查后负责保管。2）对作业指导书管理的有关规定（a）作业指导书范本直接引用维护检修质量管理程序文件中的模板。（b）作业指导书的页面格式为：左:2.5cm右:1.5cm上:2.5cm页眉:1.5cm页角:1.5cm；页眉字体规定为小四号字隶书；页角为小四号字宋体，格式为：第×页共×页。（c）作业指导书采用的纸型为A4打印纸。3）作业指导书的审批规定作业指导书编写完后，统一交到资料室先进行登记，然后由资料主管负责送至业主检修维护主管部门、安监部门负责人处审阅相关项，然后从最末一位审核人处取回，将作业指导书和修改意见一并返给编写人进行修改，编写人修改后，重新打出一份随有修改意见的那份交到资料室，资料室核对无误后，送到项目部总工处审批，审批通过后直接由资料室复印下发给使用部门及相关部门；不通过,继续返回修改，修改后资料室再复印下发，同时填写文件发放记录。资料室保留作业指导书原件，并按专业分别建档。附表：隐蔽工程签证单设备清册统计表设备档案设备检修记录文件编号:托电运行维护项目部文件、资料管理办法Page13of32设备检修档案三方确认单缺陷统计表作业指导书编制计划清单作业指导书格式范本检修质量验收单收文记录文件发放登记表