永辉无纸化供应商培训(最新版)

单位名称11无纸化供应商培训财务共享中心2015.07.22单位名称22供应商新平台推广01020304目录无纸化概述无纸化上线背景无纸化业务改变细节无纸化上线准备工作05供应商无纸化操作说明06注意事项与问题解答单位名称3301无纸化上线背景单位名称44人工操作，效率低我们的现状单位名称551.通过供应商对账和结算流程的优化，实现对账无纸化，减少纸质单据传递环节，减少供应商邮递和人工成本；2.通过新平台的电子签章功能加强供应商对于账单数据的认可效力，提高账单数据确认过程的效率，避免账单数据不一致导致的后续纠纷；3.通过对现有付款账期流程的梳理，规范付款条款约定与执行，增加供应商付款环节的透明度，提高供应商服务满意度；4.通过建立共享客服中心，向供应商开放统一、高效的共享服务窗口；同时规范客服中心标准流程及操作规范，缩短服务响应时间，提升服务水平；。无纸化实现目标单位名称6602无纸化概述单位名称77对账无纸化票核自动化付款自动化什么是无纸化你以为无纸化只是对账无纸化吗？？？其实，无纸化是……单位名称88供应商永辉共享中心对账日登录VSS平台对账VSS10开始电子签章对账单VSS20按照对账单进行开票金税系统30进行发票匹配发票平台40打印匹配通知单发票平台50寄送匹配通知单和发票到共享中心人工60签收包裹发票平台70发票二次匹配完成票核发票平台80根据账期安排付款资金系统90结束无纸化供应商结算流程总框架一、无纸化简化结算流程单位名称99有纸化供应商结算流程总框架供应商共享收发岗共享对账组票核付款组开始提交信息采集表至共享邮箱结束登记供应商信息资料情况表核对对账单据后邮寄共享登记单据接收情况上传VSS公告栏移交对账单据到对账人员对账确认下载对账信息单并打印盖章邮寄发票和对账信息单接收发票和对账信息单并在VSS公告栏发布共享资金组接收发票进行发票审核生成确认付款单至资金系统付款录入并提交发票信息单位名称1010•透明的信息查询：对账、发票、付款状态时时查询；•透明的规则设置：系统自动化，无人工干预，统一规则；快省透无纸化•快速对账：供应商进行确认后，系统自动完成财务确认，无需寄单据等待财务确认•快速票核：系统自动进行票单匹配，邮寄发票至共享最多2天就能完成票核；•快速付款：系统自动生成付款单，自动付款，无需人工干预；•省快递费用：无需邮寄业务单据；•省人工费用：无需本人至窗口办理业务；•省丢单费用：无纸化对账，没有丢单问题；•省等待时间：对账、票核、付款系统自动完成，大大节省结算时间；无纸化特点优势单位名称1111支持支持发票管理系统电子签章VSS系统无纸化实现方式单位名称1212电子签章系统上线前后对比上线前•浪费纸张、浪费时间•每页盖章，工作量大，效率低，耗时长•单据过多，存储不便必须打印对账单上线后•节约纸张，节省时间•简化永辉财务的审核工作，提升结算效率•附件减少，存储方便不需打印对账单保障电子信息真实、完整、安全1减少纸张流转，减少打印成本2无需折叠与盖章，节约时间3付款更准时顺利，货款无需久等4使用电子签章优势单位名称1313抽取发票信息、减少发票手工录入工作；提升了发票信息准确率，避免后期的因发票错误退回，影响付款；随时查询发票的全生命周期状态，掌握付款周期，如发票是否匹配通过，永辉是否收到发票，发票是否验证通过；在线申请开服务发票（后期上线）高速扫描仪，发票到永辉即可完成票核；票核系统自动完成，大大节约付款等待时间；供应商发票统一管理、统一查询，提高服务效率；永辉使用发票管理系统，实现以下功能：供应商使用发票管理系统，实现以下功能：发票管理系统高速扫描仪使用发票管理系统优势单位名称141403无纸化业务改变细节单位名称1515在VSS上勾单确认后，需将所有的纸质单据寄送到共享中心进行财务确认；对账日登陆VSS上勾单确认后，只需等2-3个小时，由系统自动做财务确认，无需寄纸质单据；给供应商带来的价值：•对账加速，不需要邮寄纸质单据至共享等待财务人工确认，整个周期缩短到半天以内•减少纸质原单的寄送，降低丢单率，同时节省每年的快递费用以及人工送单的费用→有纸化供应商←→无纸化供应商←纸质单据邮寄改变点无纸化上线后，供应商在对账时如果所对的单据既有8月份以前的单据也有8月份以后的单据，针对8月份以前的单据仍然要寄纸质单据至共享中心对账，8月份以后的单据无需邮寄。否则会影响到供应商的无纸化对账，所以供应商8月份之前的单据必须处理清楚。非常重要！单位名称1616供应商只有对对账信息单盖完公章并寄至共享后，才完成对账确认供应商只需要使用电子签章在VSS进行签章即可完成对账确认，无需邮寄对账信息单•对账确认一步到位：只需用电子签章在VSS签章即可，省去打印和寄单麻烦；•供应商可以申请多个KEY，随时随地可以进行对账确认，不受公章存放地点的影响；•通过下载实现对账信息单的保存和归档。给供应商带来的价值：→有纸化供应商←→无纸化供应商←对账确认改变点单位名称1717供应商根据对账信息单开完票后，需要手工录入到VSS的开票单界面。系统会通过发票抽取软件直接将发票信息抽取到发票管理系统中，不需供应商根据对账信息单开票时，只需在发票备注栏填写对账信息单号，无需手工输入发票录入•供应商在抽取发票时就能检查发票是否符合永辉要求，减少退票的可能性；•发票信息抽取可以帮助供应商快速录入发票信息，减少手工录入，降低出错概率给供应商带来的价值：→有纸化供应商←→无纸化供应商←无需手工录入发票信息单位名称1818发票匹配由财务人工进行：效率低；出错率高；供应商等待时间长；发票匹配由供应商在系统中完成：在供应商端就能确保供应商开具的发票与对账信息单要求的信息一致；若因特殊原因不一致，可申请强制匹配；打印匹配通知单，表明匹配成功，只需邮寄匹配通知单和发票即可；有纸化供应商无纸化供应商→发票匹配←•供应商减少因为票核问题而导致的反复沟通以及单据传递给供应商带来的价值：发票匹配改变点单位名称1919寄送盖章的对账信息单和发票到共享中心在发票管理系统中将快递单号信息输入到对应的匹配通知单上，寄送发票和匹配通知单到共享中心有纸化供应商无纸化供应商给供应商带来的价值：•供应商可以在发票管理系统中追踪包裹状态确认共享中心的签收状态•节省供应商大量不可控费用追踪快递情况追踪单据邮寄和费用情况丢单费快递费人工成本费资金占用费……技术维护费每年1500∽3500不等有纸化供应商无纸化供应商费用不可控费用可控单位名称2020单据状态业务单据和发票状态在VSS查看业务单据在VSS查看，发票状态在发票管理系统查看•新平台将提供高速扫描发票以及发票校验的功能，将大大提升发票票核的效率，从而加快整个结算支付流程•对于发票状态，供应商可以非常清晰查询到给供应商带来的价值：发票票核和单据状态特点单位名称2121•对供应商的付款更加透明更加规范•供应商可以随时查询到付款的进度给供应商带来的价值：按与供应商签订的合同账期，以票核过账日期作为账期的起算点，系统自动生成付款单，减少付款单等待时间无纸化→付款单←有纸化票核完成后，由财务人员凭对账信息单手工生成付款单，速度慢，供应等待时间长。付款单业务改变点单位名称2222上线前，供应商需要拿着开服务发票申请单到当地财务处申请开服务发票无纸化后，供应商只需要在发票管理系统上进行在线申请开服务发票即可，无需再到当地财务处申请。无纸化有纸化→申请开服务发票←•供应商不需要再到当地财务处申请开发票，省时省力；给供应商带来的价值：注：该系统模块还未开发完成，后期开发完成后，会另行通知供应商。单位名称2323共享中心沟通方式联系地址：福建省福州市金山桔园四路33号永辉超市总部二楼共享中心共享热线：0591-862981620591-862981510591-86298154公用邮箱：[e-mail]前期沟通方式QQ：800049564电话打到共享具体岗位•为供应商提供更多元化的更优质的服务，提高供应商的满意度给供应商带来的价值：沟通方式改变点注：有些单位名称242404无纸化结算准备工作单位名称2525供应商无纸化结算的准备工作信息采集表.xlsx操作步骤：（一）、下载信息采集表；供应商登陆VSS系统——消息管理——公文接收，下载信息采集表EXCEL文件，如果下载不到，可通过关注QQ号800049564，找永辉QQ客服人员索要信息采集表；（二）、填写信息采集表：因需要在系统中维护供应商信息，所有与永辉合作的供应商必须按照信息采集表的要求，将供应商信息补充完整，填写要求如下：（1）同一个公司有不同供应商编码的，需按供应商编码分别填列；（2）纳税人名称和纳税人识别号为必填项，且必须准确填写，以免影响发票匹配和付款时间；（三）：发送信息采集表至共享中心：供应商将准确且完整的信息采集表通过邮件的形式发送至永辉财务共享中心客服邮箱：[e-mail]或直接邮寄至财务共享中心，邮寄地址：福建省福州市金山桔园四路33号永辉超市总部二楼共享中心应付组（收）电话：准备工作一：发送新的信息采集表至共享中心填写信息采集表，发送至共享中心单位名称2626准备工作二：具备VSS系统权限、发票管理系统权限、安装抽取软件、制作电子签章一、VSS系统登录登陆界面：登陆帐户：供应商编码；登陆密码：初始密码为888888，如果后期有更改，以更改后密码为登陆密码；注：还未开通VSS系统的供应商可以向采购申请开通单位名称2727二、发票管理系统登陆：登陆界面：登陆帐户：供应商编码；登陆密码：初始密码为888888，供应商使用初始密码登陆后，为了帐户安全，应及时修改登陆密码；注：还未开通发票管理系统的供应商可以向永辉财务共享中心客服部申请。单位名称2828三、安装发票抽取软件：软件下载地址：登陆发票管理系统——下载专区——点击下载安装方法：（一）在解压开的的文件夹中双击，进入以下页面：登录用户名：001密码：123单位名称2929供应商登陆抽取软件系统后，应首先做好系统维护维护供应商注册信息：登陆抽取软件——系统维护——注册信息——注册验证输入供应商税号，发送密码（密码可以自己设置，以后发票抽取和上传都是这个密码），然后点击“确定”，若出现如下对话框，则表明注册信息成功。单位名称3030维护供应商注册信息：登陆抽取软件——系统维护——网络设置网络设置说明：服务器网址：服务器网址，后期会给供应商是否为百旺开票系统：如果供应商使用的开票系统为百旺金赋的系统，则打√，如果不是为百旺金赋的系统，则不勾选；开票系统安装目录：即供应商税控系统的安装位置。设置好后，点击保存即可。单位名称3131四、申请制作电子签章注：供应商走线下申请方式，现场提交纸质资料。如果供应商没有办法在培训现场提交签章资料，可将资料邮寄到福建福州财务共享中心。邮寄地址：福建省福州市金山桔园四路33号永辉超市总部二楼共享中心电话：[phone]供应商需提交以下材料:（1）工商营业执照（副本）复印件一份；（2）国税税务登记证复印件一份；（3）经办人身份证复印件一份；（4）数字证书申请表（一式三份）包含公章印模收集页一份；（5）所有纸质资料加盖单位公章；（6）在提交办理前，把”VSS电子签章数字证书公章印模采集附页“发送到[e-mail]注意！电子签章制作的重要性：无纸化上线后，若不做电子签章，无纸化对账无法进行下去；电子签章制作的及时性：由于电子签章制章需要时间，因此为配合上线时间，供应商应及时按规定提交材料，以免错过对账确认时间；单位名称3232准备工作三：确定供应商的对账日什么是对账日：供应商只能在对账日才能进行对账确认操作，在非对账日只能查看单据，不能进行对账操作，对账日不受节假日、休息日影响。对账日确定原则：例如：供应商编码为201188，只与安徽大区合作，则其对账日为安徽地区的对账日：即每月的5-6日、20-21日（2）如果供应商和多个大区有合作，则供应商可以选择某一个大区的对账日作为供应商对账日