电子印章管理办法

公司电子印章管理办法为进一步加强我司协同办公信息化管理，规范电子印章在电子公文及其他材料中的使用和管理，保证文件资料传输的安全、合法、有效，提高办公效率，结合实际，特制订本管理办法。第一章总则第一条电子印章是指以电子形式存在的，依附在电子文件，并与其逻辑关联，可用来辨识电子文件签署者的身份，同时能够保证签署的文件内容完整性，并表示签署者同意电子文件的陈述事实的内容。第二条本办法所规定的电子印章指公司公章、合同章、法人章、财务章、各部室印章，和下属各分子公司公章、合同章、法人章、财务章及各部室印章。第三条电子印章主要用于集团公司及我司内部往来正式文件、函件、报告、请示及报表资料等，电子印章与实物印章有同等效力。原则上所有合同文本及对外报送的正式文件、函件等不能使用电子印章。第四条本办法适用于公司及下属各分子公司。第二章电子印章管理第五条电子印章由集团公司信息部门负责制作，我司综合管理部为对接部门，负责根据我司机构设置及变化情况，结合各部门实际业务开展情况，申请制作、变更、或销毁电子印章。各部门如需新增、变更、或销毁电子印章时，须向综合管理部提出正式申请，统一办理。第六条电子印章保管与实物印章保管一致，即公司公章、法人印章由综合管理部保管，合同专用章由采购部保管、财务章由财务部保管，各分子公司公章、合同专用章、法人印章由分子公司行政部保管，各部门印章由各部门负责保管。第七条电子印章应指定专人进行保管，且存放电子印章的电脑必须设置开机密码，并定期更换，同时必须安装杀毒软件及防火墙等网络防护软件。存放电子印章的电脑在不用时应关机，在管理人员离开电脑时，必须将电脑锁定（win+L）。第八条电子印章管理人员必须谨记使用密码，电子印章使用密码不能更改，遗失后对应的电子印章即作废，须重新制作。第九条所有电子印章管理人员必须严格按照相关法律法规及本办法妥善保管电子印章。若因管理不慎造成的一切后果，由印章管理人员及部门主要领导负责。第三章电子印章使用第十条电子印章的使用遵循“谨慎使用，严格审批”的原则。电子印章使用的审批可通过线下用印审批流程发起，公司级行政公章、法人章、合同章等需经公司领导或总经理审批，部门级印章由部门负责人审批，批准用印的负责人应严格把关，必须对用印的后果负责。第十一条电子印章的签批流程与实物印章的加盖流程一致。需要审批的法律文书及公文、函，必须严格按照审批和登记备案流程批准后方可加盖电子印章；因特殊情况，签字人不能签批的，可由签批人授权公司其他领导代签；签字批准用印的负责人，要对用印的后果负责。带有核准的公文原件必须由文件管理人员负责保存备查、妥善保管。第十二条电子印章必须在安全的环境下使用，即电子印章必须由印章管理人员在有保障的电脑上使用，不得随意将电子印章交于他人或放置在不安全之处。严禁电子印章随意复制到其它电脑或U盘、移动硬盘、存储卡等存储设备中使用。电子印章使用完毕后，即应将储存U盘从计算器上移走，妥善保管，并按要求使用，确保电子印章使用的正确性和安全性。第十三条原则上电子印章必须由印章管理人员使用，如遇电子印章管理人员请假、出差等原因不在岗而又急需使用电子印章时，在电子印章管理人员或主管领导同意的情况下，可指定他人代管(经总经理同意)，并做好交接工作，登记管印的起止日期，实行管印人员登记备案制。必须确保使用过程有人监督，保证电子印章使用的真实和安全。在电子印章管理人员回到岗位后，应及时更改保存电子印章的电脑密码，杜绝其他人员盗用电子印章。电子印章管理人须对电子印章负全责。若因管理不慎造成后果，将追究电子印章管理部门的主要领导、分管领导或保管人的责任。第四章监督管理第十四条综合管理部为电子印章监督管理部门，负责全司电子印章使用指导及监督。第十五条各使用部门应严格按照规定进行使用，在使用过程中遇到问题及时向办公室反映。第十六条综合管理部将定期对各部门电子印章使用环境、使用情况等进行检查，对因电子印章保管或使用不当造成不良影响的，根据相关规定提出考核意见并追究责任。第五章附则第十七条本管理办法自下发之日起执行。第十八条本管理办法由办公室负责解释。