1建设工程档案管理暂行条例

海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件511建设工程档案管理暂行条例编制人编制日期审核人签发人修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人签发人海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号SHSS-JT/GC.WI-003版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件--5121.目的规范集团建设工程档案的收集、整理、归档、保管、移交、利用等工作。2.适用范围本制度适用于集团所有新建、扩建、改建和其它专项工程项目。3.术语与定义3.1建设工程档案：建设工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理，到竣工、验收全过程中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的原始历史记录。包括工程建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等；3.2立卷：亦称“组卷”，系按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷；3.3归档：建设工程的勘察、设计、配套、材料设备供应、施工、监理等单位在完成其工作任务或阶段性任务时，向区域公司（或集团职能部门）报送经整理立卷的工程文件、资料以及集团各职能部门将项目阶段形成并经过整理立卷的工程文件、资料及时送交区域公司的过程；3.4移交：工程竣工验收后，区域公司向集团档案管理部门、物业管理部门和项目建设当地的档案管理主管部门移送有关建设工程档案的过程。4.职责4.1集团行政管理部4.1.1负责各项目工程档案的编目、接收、归档、保管、利用等管理工作；4.1.2负责建立集团工程档案的分类、检索及调用体系；4.1.3指导各部门制订部门立卷类目，督促和检查有关文件的归档；4.1.4协助区域公司完成建设当地城建档案管理机构对工程档案的预验收及档案移交工作；4.2区域公司海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号SHSS-JT/GC.WI-003版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件--5134.2.1负责项目建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等工程文件的收集、汇总、立卷、归档、保管与保密；4.2.2负责向集团各职能部门催要归档的工程文件、资料；4.2.3负责提请项目建设当地档案管理机构对工程档案进行预验收；4.2.4负责按照工程档案相关规定和要求移交；4.3工程管理中心4.3.1负责收集和整理从初步设计到施工图设计完成阶段的工程文件的立卷、保管、保密与归档；4.3.2负责监督和检查区域公司对工程文件的收集、汇总、立卷、保管与保密等工作；4.4区域公司4.4.1负责收集和汇总整理各工程建设用地、征地、拆迁文件并立卷、保密、归档；4.5投资发展中心4.5.1负责收集和整理各工程立项文件并立卷、保密、归档；4.6研发设计中心4.6.1负责收集和汇总整理各工程总体规划设计、方案设计文件并立卷、保密、归档；4.7成本管理中心4.7.1负责收集和汇总整理工程设计、施工、材料设备等集中招投标采购文件并组卷归档、保密；4.7.2负责检查工程设计、施工、材料设备等授权、分散招投标采购文件的组卷归档和保密工作；4.7.3负责检查工程投资估算、概算，施工预算、结算等成本造价有关文件并立卷、保密、归档。5.工作内容5.1工程档案管理体系的建立5.1.1建立工程档案管理的组织体系，纳入集团已形成的档案管理组织体系；5.1.2各职能部门、区域公司应制定内部档案管理制度；5.1.3集团各职能部门及区域公司由一名领导分管本部门的档案工作，并根据实际情海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号SHSS-JT/GC.WI-003版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件--514况设置专职或兼职档案工作人员；5.1.4行政管理部统一制定工程档案的编目，设定系列编号、指导各部门及区域公司按该体系分类编目，并制定工程档案归档计划；5.1.5各职能部门、区域公司须实行工程档案预立卷制，即在项目立项后，各专（兼）职档案员按工程档案分类要求拟好名目标签，便于各类文件、资料对号归档，为工程档案的立卷和移交打好基础。5.2工程档案的收集、整理5.2.1项目立项是各类工程文件、资料收集的开始时间；5.2.2各职能部门、区域公司的专业技术人员、管理人员有义务在完成工作（或事项）后3天内主动将文件、资料的原件交专（兼）职档案员鉴别；5.2.3各专（兼）职档案员将鉴别确认有归档保存价值的文件、资料归入拟好的名目标签的文件夹；5.2.4各专（兼）职档案员每月至少一次提醒各专业技术人员、管理人员提交文件、资料原件；5.2.5各专（兼）职档案员每月对工程档案的预立卷进行一次整理，以保证预立卷文件、资料的完整。5.3工程档案的立卷、归档5.3.1案卷卷皮及卷内目录表应统一执行国家规范和建设当地规定的规格和样式；5.3.2各职能部门在完成阶段性工作后15天内对形成的工程文件和资料予以整理、立卷，并及时送交区域公司归档；5.3.3工程管理中心须要求设计单位在完成初步设计和施工图设计任务后向区域公司提供整套设计文件，且在施工过程中不断充实设计变更文件；5.3.4在工程竣工后，工程管理中心须督促区域公司组织设计、施工、监理等单位的技术人员、专（兼）职档案员在30天内完成对项目竣工档案的整理、核实、确认、立卷、归档等工作；5.3.5各区域公司必须要求勘察、配套、材料设备供应、施工、监理等单位完成其工作任务或阶段性任务后按合同或相关规范规定的时间提交经立卷的工程文件、资料，并组织各专业技术人员、管理人员和专（兼）职档案员在30天内完成核实、确认、立海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号SHSS-JT/GC.WI-003版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件--515卷、归档工作；5.3.6各职能部门、区域公司宜同时留存工程文件、资料的电子文件，若来文中系重要的纸质工程文件、资料除复印外宜形成电子版以备使用；5.3.7各区域公司应按照建设当地档案管理机构的要求对竣工资料进行装订和立卷。5.4工程档案的移交、保管5.4.1移交工程档案应编制清单目录，并符合下列规定：a.工程档案必须完整、准确、系统；b.工程档案必须符合归档的质量要求；c.工程档案必须与清单目录保持一致；d.工程档案必须有交接、签字、盖章。5.4.2区域公司须根据建设当地档案管理机构和竣工验收意见及时对工程档案进行整改，并根据建设当地工程档案移交时限规定移交；5.4.3区域公司须在竣工验收并对工程档案文件整改完成后及时向物业管理部门移交相关工程档案；5.4.4区域公司须在完成大产证的办理或在移交物业管理部门的同时向集团行政管理部移交工程档案；5.4.5行政管理部和物业管理部门须对移交的工程文件、资料进行鉴别，剔除无历史保存价值的文件、资料，确保不遗漏关键性的文件、资料；5.4.6工程档案资料移交前的保管工作由各职能部门、区域公司承担；5.4.7行政管理部须按照集团制定档案相关管理办法和《建设工程文件归档整理规范》的要求保管工程档案资料。5.5工程档案的安全、保密5.5.1集团各职能部门、区域公司以及企业员工对工程档案的安全和保密工作都有不可推卸的义务和责任；5.5.2凡属密级的工程档案，应由集团行政管理部统一保管；5.5.3对泄露工程档案机密的，应按有关规定视情予以处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.6工程档案的查阅、利用、销毁海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号SHSS-JT/GC.WI-003版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件--5165.6.1行政管理部部应制定工程档案检索体系，并指导各职能部门及区域公司制定相应的文档检索系统方便工程档案的查阅和利用；5.6.2行政管理部应制定工程档案查阅利用制度，各职能部门和区域公司应按制度查阅或利用工程档案；5.6.3行政管理部须定期对工程档案逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见；5.6.4需销毁的档案必须编制销毁清册，经部门领导和公司领导鉴定批准后，由行政管理部具体负责销毁，并要严格遵守监销制度，应有两人负责监销，销毁清册应存档备查。5.7工程档案的指导、检查5.7.1行政管理部应在项目立项后，制定工程档案归档计划，指导、督促、检查各职能部门和区域公司按计划归档；5.7.2行政管理部应指导和定期检查职能部门、区域公司工程档案制度建设、完善情况；5.7.3各职能部门应按部门职责和部门内部档案管理制度的要求指导区域公司作好工程档案管理工作，并定期进行检查；5.7.4工程管理中心应结合现场检查工作的内容，对区域公司、施工监理的工程档案文件和资料的收集、整理、归档、保管等工作进行抽查，对不符合要求的应提出整改意见并予以跟踪。6.支持性文件6.1《建设工程文件归档整理规范》GB-T50328-20017.相关表格及记录7.1《建设工程文件归档范围》海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件--517建设工程文件归档范围序号归档文件保存部门项目公司归档前保存部门综合协调部城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书√区域公司永久√2项目建议书审批意见及前期工作通知书√区域公司永久√3可行性研究报告及附件√投资发展中心永久√4可行性研究报告审批意见√投资发展中心永久√5关于立项有关的会议纪要、领导讲话√投资发展中心永久√6专家建议文件√投资发展中心永久√7调查资料及项目评估研究材料√投资发展中心长期√二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书√区域公司永久√2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书√区域公司永久√3拆迁安置意见、协议、方案等√区域公司长期√4建设用地规划许可证及其附件√区域公司永久√5划拨建设用地文件√区域公司永久√6国有土地使用证√财务部永久√三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告√工程管理中心永久√2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查√工程管理中心永久√3建设用地钉桩通知单（书）√研发设计中心永久√4地形测量和拔地测量成果报告√研发设计中心永久√海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件--5185申报的规划设计条件和规划设计条件通知书√研发设计中心永久√6方案设计图纸和说明√研发设计中心长期7初步设计图纸和说明√工程管理中心长期8审定设计方案通知书及审查意见√区域公司长期√9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议。√区域公司永久√10施工图及其说明√工程管理中心长期11设计计算书√工程管理中心长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见√区域公司永久√四招投标文件1勘察设计招投标文件√区域公司长期2勘察设计承包合同√区域公司长期√3施工招投标文件√区域公司长期4施工承包合同√区域公司长期√5工程监理招投标文件√区域公司长期6监理委托合同√区域公司长期√五开工审批文件1建设项目列入地方年度计划的申报文件√区域公司永久√2建设项目列入地方年度的批复文件或年度计划项目表√区域公司永久√3规划审批申报表及报送的文件和图纸√区域公司永久4建设工程规划许可证及其附件√区域公司永久√5建设工程开工审查表√区域公司永久6建设工程施工许可证√区域公司永久√7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明√区域公司长期√8工程质量监督手续√区域公司长期√六财务文件海尔地产(集团)有限公司制度汇编文件编号版本/修订试行海尔地产（集团）有限公司管理体系文件--5191工程投资估算材料√成本管理中心短期2工程设计概算材料√成本管理中心短期3施工图预算材料√成本管理中心短期4施工预算√成本管理中心短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单√区域公司长期√2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单√区域公司长期√3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单√区域公司长期√监理文件1监理规划（1）监理规划√区域公司长期√（2）监理实施细则√区域公司长期√（3）监