采购与供应商管理程序

文件种类采购与供应商管理程序文件编号（页）共同标准BNS/QP/业011/8A01.目的对采购过程及供方进行控制，确保采购的产品符合规定要求。2.适用范围适用于对生产所需的原材料采购、外协加工及供方提供服务的控制；对供方进行选择和评价。3.职责3.1业务部a.负责供方的选择，组织对供方进行评价，编制〈合格供方名册〉，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案；.b.负责制定采购计划，执行采购作业。3.2技术部负责编制采购物资技术标准及〈采购物资分类明细表〉。3.3质量部负责对采购物资的进货验证，参与供方的评价。4.程序4.1采购产品分类技术部负责制定采购产品技术标准及〈采购产品分类明细表〉，根据其对随后的产品实现或最终产品的影响，将采购产品分为三类。4.1.1重要产品：构成最终产品的主要部分或关键部分，直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物资。4.1.2一般产品：构成最终产品非关键部位的批量物资，它一般不影响最终产品的质量或即使有影响，但可采取措施予以纠正。4.1.3辅助产品：非直接用于产品本身的起辅助作用的产品，如一般包装材料。4.2对供方的认定和评审4.2.1新供方的认定（表1，表2，表3）a．业务部根据采购产品的技术标准、生产需要、〈采购产品分类明细表〉的规定，依照〈供方评定记录表〉进行；北京北开日新电机高压开关设备有限公司质量管理部核准审查作成修订日：年月作成日：年月文件编号BNS/QP/业01A02/8b．〈供方评定记录表〉作成后，经业务部部长确认。审查结果根据评定表中综合评定，“合格”者为合格供方；c．评定合格的供方，由业务部列入〈合格供方名册〉。4.2.3供方的定期评价（表5）a.业务部每年组织对合格供方进行一次定期评审，填写〈供方业绩评定表〉；b.评价按百分制进行，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（价格、售后服务）占20%。评定总分低于60分（或质量评分低于48分），应取消其合格供方资格；因特殊情况留用，需经业务部部长批准，并加强对其供应物资的进货验证。4.3交期管理4.3.1供方的评审（表4）业务部于工程完工后对供方交货情况进行评价，填写〈供方按期交货评定表〉。4.3.2交货期的管理a.确定组装开始日期后，与供方共同确定交货期，以此交货期作为跟踪和考核供方是否按期交货的依据；b.如遇特殊情况，需更改交货期，应经双方协商后重新确定交货期，并以此作为新的跟踪和考核的依据；c.工程完成后，填写〈供方按期交货评定表〉，评定供方的交货情况。4.4采购管理4.4.1定单编制业务部根据〈制作指示书〉要求编制〈注文书〉。必要时，注明产品的外观的喷涂颜色（即色标代码）和涂料规格。4.4.2采购的实施a.业务部根据批准的〈注文书〉进行采购；必要时，业务部需签定采购合同，合同中需明确采购的品名、规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等；合同管理按照〈文件控制程序〉执行；b.业务部根据需要将相应的图纸、技术要求作为〈注文书〉或合同的附件提供给供方；提供前应核实提供给供方的图纸、技术要求是否为有效版本；c.设计变更时，业务部根据〈图纸修改通知单〉编制〈注文书〉，经批准后通知供方。必要时，提供图纸作为附件。4.4.3供方产品出现不合格时，根据〈不合格品控制程序〉执行。必要时，业务部应向供方发出〈纠正和预防措施处理单〉，如两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。业务部保存〈纠正和预防措施处理单〉作为对供方评审的依据。4.5对服务供方的控制。为公司提供服务的供方，如运输公司、包装公司等，也应经评审合格后，方可向公司提供服务。产品的包装和运输要求按〈生产和服务提供的控制程序〉执行。文件编号BNS/QP/业01A03/84.6采购信息4.6.1应包括拟采购产品的信息：a.对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；b.对产品的验收要求；c.其他要求，如价格、数量、交付期等。4.6.2必要时还应包括：a.对供方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方产品的安全认证的要求，对加工过程、设备及人员的要求、委托检测服务的要求等；b.适用的质量管理体系要求。4.7采购产品的验证4.7.1对采购的产品可以有如下几种验证方式：a.由质量部进行进货验证；b.由顾客在本公司现场实施验证；c.由本公司在供方现场实施验证；d.由顾客在供方现场实施验证。4.7.2验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等方式。根据〈进厂检验控制程序〉进行验证。5.质量记录〈采购物资分类名细表〉〈供方评定记录表〉〈合格供方名册〉〈供方业绩评定表〉〈纠正和预防措施处理单〉〈注文书〉〈供方按期交货评定表〉〈供方资料卡〉〈现场审查记录表〉〈验证报告〉〈材质单〉〈制作指示书〉〈图纸修改通知单〉〈供应厂商委托通知单〉〈供应厂商重新碰审报告〉文件编号BNS/QP/业01A04/8〈决裁书〉6.相关文件〈进厂检验程序〉〈发生不合格时处理程序〉〈文件控制程序〉〈生产和服务提供的控制程序〉文件编号BNS/QP/业01A05/8(表1)供方评价作业流程流程处理內容担任/职责记录．按照供方资料卡要求，准备认定资料．填写〈供方资料卡〉业务部〈供方资料卡〉．重要产品提供样件图纸等技术资料、现场考核人员准备、。．一般产品提供样件图纸等技术资料。业务部图纸相关技术资料．重要产品a.依指定的审查方式现场审查供方；b.样件验证，出具验证报告。样件不合格时需再次送样并验证；c.必要时，验证样件的材质单等技术资料。．一般产品a.样件验证，出具验证报告。样件不合格时需再次送样并验证；b.必要时，验证样件的材质单等技术资料。．辅助产品进货验证并出具验证报告。业务部质量部〈现场审查记录表〉〈验证报告〉〈材质单〉其他相关技术资料．完成〈现场审查记录表〉。．完成样件〈验证报告〉。业务部〈现场审查记录表〉．合格者登入〈合格供方名册〉。业务部〈合格供方名册〉(表2)供方审查的种类和条件审查类别审查内容对象a材料审查．供方资料卡①.公司簡介②.质量管理架构和人员设备的配备情况③.供方的服务和支持所有满足条件的供货方b样品审查审查样品的质量重要产品一般产品c现场审查．现场了解其生产设备，人员，品质量理等制度等。重要产品确定被选供方评价准备改善的实施实施评价结果评价完成不合格合格文件编号BNS/QP/业01A06/8（表3）进厂检查审查方式对象审查内容必要的资料判断基准a.材料审查所有满足条件的供货方审查供货方提供的资料①.公司簡介。②.质量管理架构和人员设备配备情况。③.服务和支持情况。满足顾客的需求b.样品审查重要产品一般产品质量部出具的样品验证报告.必要时，供方提供的技术资料①.验证报告②.必要时，审查出厂检验报告。材质单、工艺单等技术资料遵照图纸要求c.现场审查重要产品供方提供的资料与实际情况相符情况.生产、质量管理的现场考核①.供方资料卡②.现场审查表以现场审查表的合格情况判断（表4）交货管理．确定预定交货期业务部〈按期交货评定表〉依预定交货期催交，必要时，按新确定的交货期催交。业务部工程完工后，统计迟交数量业务部〈供方按期交货评定表〉业务部确定预定交货期調查交期預定表催交制作〈按期交货评定表〉统计迟交项数文件编号BNS/QP/业01A07/8(表5)供应商定期评价管理程序流程处理内容担任/职责参考文件/备注定期评审．收集各供应厂商的统计表(不良及交期迟延)，将其资料記入〈供方评定记录表〉，並予以评核。业务部质量部〈供应厂商不良统计表〉〈供方按期交货评定表〉〈供方评定记录表〉．需要改善时按照〝改善实施〞实施。业务部〈供应厂商改善委托单〉．评定总分低于60（或质量评分低于48），应取消其合格供方资格；因特殊情况留用，需经业务部部长批准，并加强对其供应产品的检验〈供应厂商重新评审报告〉．确认已完成供应厂商重新评核。．达60分者可交货。质量部改善实施．在工厂审查或定期评核实施时，若觉供应厂商有改善之必要时，应发行〈供应厂商改善委托单〉，要求供应厂商改善之。制造部〈供应厂商改善委托单〉．审核〈供应厂商改善委托单〉的内容。制造部．针对委托单的内容提出对策，並将其记入于委托单内后，复印1份交本公司。供应厂商．改善实施。供应厂商．按既定对策改善完成后，应备书面报告交本公司。供应厂商．确认改善结果。．向生产管理部经理报告。制造部（表6）决裁权限规定决裁事项决裁者起草者协商者决定手段￥2000.00以上总经理制造部部长、副部长副总经理、总经理助理、总工程师决裁书￥500.00以上总经理制造部部长、副部长总工程师制作指示书不足￥500.00总经理副部长总工程师制作指示书供应商评价综合评价重新评价的审查重新评价的确认改善的实施发行改善委托单有問題审核委托单内容决定改善方法改善实施改善结果反馈改善结果确认合格厂商已改善达60分未达60分资源、购买、采购关系原材料请购文件编号BNS/QP/业01A08/8(表7)外购件采购流程流程处理內容担任/职责参考文件/备注采购单发行（国内）采购单发行（国外）货品验收（本公司）货品验收（顾客）根据工程所需的零件图或组装图的材料表确定采购清单，并发出采购单。业务部采购单要求有明确的规格表示。确认采购单内容，并盖章。业务部部长裁决权限按（表6）规定执行。发送给供应厂商（经评审合格者）。业务部如需图纸表示时同时将图纸一同发送根据工程所需的零件图或组装图的材料表确定采购清单，并制作采购明细单以传真形式发行。业务部〈采购明细单〉确认采购单内容，并盖章。业务部部长裁决权限按（表6）规定执行。以传真形式发送给供应厂商（经评审合格者）。业务部国外采购品所附采购清单可同时作为进厂验收、货品核对及入库操作使用。本公司的采购品均以供应商提供的〈外协件进货单〉作为检验依据。业务部如顾客有要求验收外购零部件要求时，必须在合同中加以说明。如合同中有要求验证供应商条件时，必须在采购单中加以注明。业务部质量部按照合同内容作为验收标准与顾客之间的联络由营业部负责。具体验收方法及内容由质量部负责。营业部质量部接待顾客由营业部负责。具体验收工作由质量部负责。营业部质量部验收后的物品交货时仍需执行〈进厂检验控制程序〉进厂检验员发行采购单采购单确认发送发行采购订单采购单确认发送由本公司验证由本公司验证在采购单註明验证內容的检讨验证的实施交货