1材料设备采购管理办法

鄂尔多斯锦道集团企业管理标准材料设备采购管理制度（试行）1锦道集团经营管理部（讨论稿）1.0总则1.1为了规范公司的采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司开发项目正常施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资成本。提高对供应商的谈判能力，以获得较优性价比的采购物资，特制定本制度。1.2本制度中招投标小组是指在材料（设备）采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构。1.3子公司设有采购部的，材料（设备）采购工作由采购部门负责；子公司未设采购部的应在工程部下设采购人员（兼职）负责材料（设备）采购事宜。1.4本制度所称采购人员包括集团经营部采购人员、各子公司采购人员及其它部门直接或间接参与采购工作的人员。1.5材料（设备）采购的具体流程和细则在《材料（设备）采购实施细则》中予以明确。1.6单宗采购总额预计10万以上（含）或统一采购能够获得较优惠的材料（设备）由集团经营部实施采购工作，单宗采购总额预计10万以下（不含）由子公司实施采购工作。2.0组织机构和职责2锦道集团经营管理部2.1材料（设备）采购组织架构：集团招投标小组集团经营部子公司总经理子公司采购部（或工程部）采购人员2.2集团招投标小组由董事长、总经理助理、财务总监、经营部负责人、财务部负责人、工程管理部负责人和项目部（或子公司）负责人等组成。2.3公司监事会有权对集团、子公司采购及采购招标工作进行监督和指导。2.4招投标小组职责：2.4.1对集团及子公司所有采购工作实施指导和管理；2.4.2依据经营部提供的报告确定长期战略合作伙伴；2.4.3负责对子公司权限之外的材料（设备）采购招标形式、正式投标人、招标文件的审批及中标人的确定；2.4.4对子公司权限之外的材料（设备）采购招标工作实施监督；2.4.5负责对经营部提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；2.4.6对经营部上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；2.4.7监督经营部的运行方式、工作方法及相关文件下发；2.4.8其他必须由招投标小组完成的工作。2.5子公司总经理职责2.5.1对子公司的材料（设备）采购工作实施指导和管理；2.5.2对子公司采购人员所上报的《请购单》做出批复；3锦道集团经营管理部2.5.3子公司权限内的采购工作的监督和实施；2.5.4委派（或兼职）采购人员；2.5.5对子公司权限范围内的材料（设备）采购形式、招议标文件及定购合同的初步评审；2.5.6对子公司采购人员所上报的文件和报告做出批示；2.5.7对子公司采购人员的工作情况进行考核评定；2.5.8对供应商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出每年度的诚信评定；2.5.9其他必须完成的工作。2.6材料（设备）采购涉及到招标时，按公司《招议标管理办法》的规定。2.7集团经营部职责：2.7.1监督各子公司对《采购管理制度》及其《实施细则》的执行情况，并做出客观评价；2.7.2负责材料（设备）信息库的建立和维护，并依据子公司提供的供应商年度评定结果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰；2.7.3负责对长期战略合作供应商的沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；2.7.4对各子公司材料（设备）采购提供咨询和指导；2.7.5负责合同范本制定和对子公司招议标文件的评审；2.7.6权限内的招议标采购工作的实施及招议标文件的制定；2.7.7对子公司采购人员上报的有关材料（设备）文件做出批复；2.7.8物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作。2.7.9对子公司采购人员反应的情况和问题及时给予答复和解决，不能解决的应及时向集团领导汇报；2.7.10定期与各级采购人员做思想沟通，了解现场基本情况；2.7.11定期向主管领导汇报工作情况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率；2.7.12对子公司的采购行为实施检查指导。2.7.13完成上级领导交给的其它任务。2.8子公司采购人员职责：2.8.1采购管理制度的执行和实施；2.8.2配合集团经营部信息库的建立；2.8.3根据工程进度和工程部《材料使用计划书》制定《采购计划》；4锦道集团经营管理部2.8.4根据《采购计划》要求，提前做出《材料（设备）请购单》；2.8.5完成子公司权限范围内的采购招议标文件的拟定；2.8.6负责甲供材料的现场验收；2.8.7负责认质认价材料（设备）的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认；2.8.8有责任对乙供材料（设备）是否符合质量要求和设计要求情况的监督；2.8.9在工作过程中发现对公司或工程质量不利的问题和情况（如材料（设备）质量不合格，施工单位不按操作规程安装材料（设备）等）及时向主管领导上报相关情况；2.8.10负责对供应商诚信度初步审核；2.8.11协助工程部、经营部进行材料（设备）询价工作；2.8.12拟定月采购计划，并上报集团经营部；2.8.13完成上级领导交给的其它任务。3.0工作准则3.1在材料（设备）供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比较，并以报告形式上报集团招投标小组批准，方能入库。3.2所有员工均有权推荐优秀的供应商，经集团经营部审核，由招投标小组批准，可纳入集团材料设备信息库。3.3采购方式主要以邀请招标、议标、询价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。3.4子公司采购人员根据《材料（设备）采购实施细则》要求，必须提前做好《采购计划》和《单项材料（设备）请购单》。3.5子公司采购人员制定的《单项材料（设备）请购单》无论金额大小，经总经理批复后必须提交公司经营部。3.6在选择供应商时，应在公司信息库中提取，但区域性较强的材料（设备）除外。3.7采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。5锦道集团经营管理部3.8集团公司或子公司采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报；单宗采购总额预计10万元以上（含）报集团公司经营部审核分管助理审签董事长批准；单宗采购总额预计10万元以下（不含）报子公司总经理预审后报集团经营部审核分管助理批准。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。3.9报告得到批复后，依照集团公司领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。3.10集团公司或子公司采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的原则。包括子公司的零星采购。五不购：①不提供书面采购计划且未经招投标委员会批准的不购；②材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；③无材质证明和产品合格证的不购；④凡考评不合格的产品不购；⑤现场、仓库能够代用的材料不购。三比一算：比质量、比价格、比售后服务、算成本。3.11材料（设备）单宗采购总额预计在30万元以上（含），应以招投标形式来完成。3.13在采购招标过程中必须坚持以下原则：3.13.1在材料（设备）招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。3.13.2在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。3.13.3在招投标采购活动中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。3.13.4招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。3.14在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益的，一经查出，公司将依本制度严肃处理。3.15采购材料（设备）时必须签订《订货合同》，原则一式四份，供需双6锦道集团经营管理部方各执一份，一份提交经营部备案，一份留子公司保存。4.0采购人员职业规范4.1采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。4.2采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。4.3采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。4.4采购人员只有经主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。5.0罚则5.1采购人员有下列情形之一（不仅限于此），给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及200-10000元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：5.1.1采购人员私自接收或向供应商索取财、物的。5.1.2采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。5.1.3采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：5.1.3.1泄露其它供应商对同类产品的报价；5.1.3.2招投标中泄露其它参与的供应商名称；5.1.3.3泄露标底的。5.1.3.4泄露其它对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。5.1.4故意规避本制度或未按本制度规定及《材料（设备）采购实施细则》执行的。5.1.5隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。5.1.6因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；5.1.7在供应商年度考评中徇私舞弊的；7锦道集团经营管理部5.1.8其它有损于公司形象或不利于公司行为的。6.0附则6.1本制度由公司采购部负责解释、修订和补充。6.2本制度由公司监事会监督各级采购部门实施。6.3本制度自签发之日起开始实施。