3-费用管理制度

××资讯[中国]有限公司2004年1月1日版第1页共8页××资讯[中国]有限公司费用管理制度目的。为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益，特制定本制度。管理方法。公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先列支，后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时扣除该费用金额。管理方法①：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有：业务单位的交际费、运输费、所有部门的手机费、办公费。管理方法②：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有：总部职能部门的交际费、所有部门的差旅费、广告费、其他相对变动费用。管理方法③：除此之外的相对固定费用采用预算管理。对“广告费”项目公司单独制定管理制度。预算管理1.1定义预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下期本部门所有费用的计划（金额≥1,000元的大额财产购置、修理、装璜，需另单独预算申请），财务部统一报预算委员会或会同相关部门讨论、审核，经总经理批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时，财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理。1.2具体实施1.2.1目前公司对所有费用按月预算，之后，将逐步向季度预算、年度预算目标迈进。1.2.2每月25日前，各职能部门、各业务单位向财务部提交下月的《费用预算表》，审批核准后的预算在月底前发回各单位。1.2.3各职能部门、各业务单位未能在规定时间内提交《费用预算表》，则该部门的费用报支顺延一个月。1.2.4总部由财务部建立统一格式的《费用报销手册》，对报支的费用逐笔登记，并在内部局域网络上共享，供各部门查询本部门费用使用情况。1.2.5总部之外由业务单位会计自行建立《费用报销手册》，每周一向总部费用会计传送《费用报销手册》。1.3超预算部分审批权限1.3.1部门本期费用合计数超预算≤500元，或单项费用超预算≤10％，由各部门、各业务单位经理审批。1.3.2部门本期费用合计数超预算≤2,000元，或单项费用超预算≤30%，总部由胡继遵审批，南区由归海审批，北区由钟薇审批。1.3.3部门本期费用合计数超预算＞2,000元，或单项费用超预算＞30%，由总经理审批。额度管理2.1定义额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。2.2具体实施2.2.1根据销售额确定额度的费用项目是交际费、运输费。交际费超额度本期内不予报销，运输费超额度需向总部相关部门提出书面报告，经批准后方可报销。2.2.2根据工作职务确定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部分不予报销。2.2.3根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办公费超额度部分本期内不予报销。行政管理3.1定义行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。××资讯[中国]有限公司2004年1月1日版第2页共8页3.2具体实施3.2.1单项费用金额≥200元必须采用书面申请。无批准的书面申请，在报销时财务部门作退回处理。3.2.2行政领导级次：职员→部门经理→总经办→总经理。3.3行政管理审批权限3.3.1单项费用≤500元，由各部门、各业务单位经理审批。3.3.2单项费用≤2,000元，总部由胡继遵审批，南区由归海审批，北区由钟薇审批。3.3.3单项费用＞2,000元，由总经理审批。其他变动费用其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他通讯费。相对固定费用除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方法。费用内容及管理分类。管理方法费用项目费用内容预算管理额度管理业务单位的交际费招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等手机费因工作需要而实际已支付的手机费办公费-其他办公用品日常办公支出，如购买纸笔、印制名片等运输费公司承担的发货费、取货费、送货费、维修运费等预算管理行政管理职能部门的交际费招待客人的餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等差旅费出差的在途车费、住宿费宿、市内交通费、出差生活补贴交通费市内出差、办事所花费车费车管费车辆花费费用，如：汽油、养路费分摊、过桥路费等会务费参加各种会议而单独列明的费用（费用由总部负担的除外）装修费办公场地、仓库等的装修费用佣金支付的代理费用其他通讯费除移动通讯费之外的其他通讯费广告费支付媒体广告；宣传用资料、小礼品、展示摊位费等预算管理除上述变动性费用项目外的所有费用项目均列入相对固定费用费用报销单填列规范。费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。报销的原始发票要求是正规发票，确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明原因，且金额不得超过100元。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部门经理签字的,费用记入经办部门账。报销单据4.1使用说明单据名称使用说明《差旅费报销单》差旅费报销（车、船、飞机票、住宿费等）。《支出证明单》非差旅费的日常费用的报销。出差过程中的交际费和手机费补贴也分别××资讯[中国]有限公司2004年1月1日版第3页共8页单独填写《支出证明单》。《原始凭证粘贴单》对小票较多，按类别分层次粘贴，附在前2种报销单后面。《借支（暂付）单》个人差旅费暂借款。《请款单》各类货款和代垫款项的支付，其他金额较大的日常费用支付。4.2《请款单》使用注意事项4.2.1各项货款的请款必须附加采购合同、入库单、费用明细清单作为审核依据。4.2.2办公场地、仓库等租赁合同必须报财务部备案，作为租赁费支出依据。4.2.3《请款单》的审批权限，等同于“二、费用管理方法”中的权限。总部下达的直接支付给供应商的《付款通知书》除外。4.2.4《请款单》的大额日常费用（≥1,000元）支付，以支票形式为主。费用报销的步骤和流程。总部所有报销的费用均须由总经办主任胡继遵审批签字，其中：业务部、拓展部、各办事处的差旅费、交际费还须营管部经理张浩洲审批签字。步骤2.1判断所发生的费用：有无预算？无预算或超预算，走“超预算部分审批权限”。2.2判断所发生的费用：属哪种管理方法？2.2.1如属“管理方法①”判断是否超额度，若超额度不予报销。2.2.1如属“管理方法②”判断是否经过“行政管理”，单项费用金额≥200元是否有批准的书面申请？流程详见费用报销流程附件借支规定。公司不开放除差旅费外的其他各种个人借款。个人差旅费借款，需凭批准后的《出差申请单》进行申请。2.1个人差旅费借款的审批权限，按“二、管理方法----行政管理”中的“行政领导审批权限”执行。2.2职员差旅费借款，最高限额为1,500元。2.3部门主管差旅费借款，最高限额为2,500元。差旅费。差旅费采用预算管理和行政管理两管理种方法。所谓差旅费的行政管理是指①是否填写《出差申请单》，并经相应行政级别批准（公司统一组织的出差除外）；②产生的费用是否按行政级别审批。外埠出差1.1外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市内交通费。1.2出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行单独填写《支出证明单》，与差旅费同时报销。若出差期间的交际费，不与差旅费同时报销，在另行报销时，财务部门作退回处理。1.3对不享受手机费月报销额度≥100元/月的人员，出差期间的手机费补贴，也另行单独填写《支出证明单》，与差旅费同时报销。1.4外埠出差，必须先填《出差申请单》，根据需要，凭批准后的《出差申请单》和《借支（暂付）单》借支差旅费。1.5出差回公司后，在2个工作日内，持《出差申请单》，到财务部门办理报销手续，无特殊原因未在2天内报销差旅费的，其差旅费节约部分不再补贴给出差人，返回公司时间以回程车、船票时间为准。1.6在途交通费1.6.1乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机和软卧；乘火车5小时内可到达的，以硬座为准，不得乘坐硬卧。未经批准，超标部分个人自理。××资讯[中国]有限公司2004年1月1日版第4页共8页1.6.2在途交通费按路途时间、职务级别的乘坐标准，给予报销。乘坐火车、长途汽车，符合乘坐卧铺条件而不买卧铺的，给予票价的40%补助。1.6.3在途交通费还包括：飞机场至宾馆的往返出租车费。机场建设费、保险费。1.7出差生活补贴出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。1.7.1出差天数以中午12:00为界限，以车、船票的时间为标准。1.7.2出发时间≤12:00的，出差天数为1天，反之为半天。1.7.3到达时间＞12:00的，出差天数为1天，反之为半天。1.7.4部门主管以上级别人员到公司业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予发放。1.7.5参加各种会议、培训，期间的生活补贴、市内交通费不予发放。1.7.6出差期间如有餐费支出，则该天的出差生活补贴减半发放，判断的标准是餐费发票号是否相连，如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。1.8住宿费住宿费按地区标准、职务级别给予报销。节约或超过标准的部分，公司个人均四六分担，（即公司40%，个人60%）。1.8.1出差同行人员中职务级别不一致，其他同行人员可享受最高级别人员的住宿标准。但超过最高级别住宿标准的部分仍须四六分担。1.8.2出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿费可以按标准乘以2的范围内报销，超出部分四六分担，如住宿包间未超过住宿标准，则出差人员仍可享受节约归己部分。1.8.3住宿费按实际住宿天数平均计算，以车船票的时间为准。1.9市内交通费市内交通费（含出租车费）按地区包干使用，不再凭据报销。市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关机场费、保险费以外的所有交通费用，未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。1.9.1出差人员因病在外地住院，期间的市内交通费不再发放，生活补贴视同出差。1.9.2长期驻外人员（指在同一城市、连续出差≥15天），期间的市内交通费不实行包干制，按实报销。1.9.3公司人员自备车外埠出差，期间的市内交通费不再发放。1.10出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的出差生活补贴、住宿费和市内交通费。1.11出差人员因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用均个人自理。本市出差（列入“交通费”费用项目）2.1本市出差（或办事）仅有市内交通费，无在途交通费、出差生活补贴、住宿费项目。在会计费用科目中列入“交通费”，报销人填写《支出证明单》。2.2市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。2.3因工作需要而加班或外出办事的，时间在8:00前或22:00后，可乘坐出租车。2.4乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处，写明①乘坐原因②起讫地点，不写明①②两项内容的，在报销时财务部门作退回处理。2.5公司自备车本市出差的，无市内交通费。2.6本市出差享有公司各地标准的“员工餐费”补贴。工作外派3.1根据公司需要派往外地业务单位工作的人员，其往来的在途交通费按外埠出差标准执行。××资讯[中国]有限公司2004年1月1日版第5页共8页3.2对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务单位统一安排，据实际情况由总部与业务单位结算，出差人员不再享受期间的出差生活补贴及住宿费的节约归己部分，住宿费若超标四六分担。3.3工作外派期间的市内交通费不实行包干制，按实报销。出差费用标准（单位：元/天、人）参见下表：职务级别项目总经理副总经理总经理助理大区经理总监部门经理副经理部门助理部门主管业务经理职员在途交通飞机按实报销按实报销控制报销火车、汽车软卧硬卧轮船二等舱位三等舱位四等舱位出差生活补贴京沪穗深60省会、单列市45其他城市30住宿费标