物资采购管理制度

-1-第一章供方管理第二章采购管理第三章材料验收第四章现场管理第五章材料领用第六章材料盘点第七章剩余材料和废旧材料的管理第八章材料核算附：物资部工作职责物资部经理职责材料员职责仓库保管员职责附表：1——21-2-第一章供方管理第一条、物资供应商的引进物资部采购人员通过物资市场的了解，收集供应商的营业执照，生产许可证，检验报告等资质进行分析汇总并报公司物资部经理。物资部经理组织相关人员对供应商进行考察并填写“物资供应商考察报告”（附件1）并报公司主管领导审批。经考察审批合格的供方登记备案入公司的“合格物资供应商信息表”（附件2）并可参与公司项目的材料供应或公司组织的物资招标。第二条、物资供应商的评价每年元月，公司物资部对上一年度合作过的物资供应商进行复评并填写年度“物资供应商评价表”（附件3），评价表中出现一个“不好”或两个及以上“一般项或出现物资合格率为95%以下的即视为该供应商部合格，不得参与公司项目的材料供应或公司组织的物资招标。第三条、物资供应商的使用所有项目使用的物资供应商必须优先选择公司《合格物资供应商信息表》中的供方。第二章采购管理第一条、项目应在进场后30天内组织项目部有关人员，按公司成本部提供的项目材料预算量及公司成本部、工程部制定的耗损控制标准，以及经审批的施工进度计划，在材料使用前15天内编制完成项目“物资需用总计划”（附件4）报公司物资部。第二条、项目生产部门根据月度施工计划或施工节点计划等编制“月度物资需用计划”（附件5），经项目经理审批后，在每月底30日前报公司物质部。供货时间根据项目部提交的“月度物资需用计划”分别为非加工件15天，加工件30至60天。业主供应材料的计划，由项目部按合同规定的途径和时限报业主确认。-3-第三条、项目提供的物资计划应明确材料名称、规格、型号、单位、数量、质量标准、进场时间等主要内容，定制加工材料应提供图纸、技术标准及其要求，必要时提供样板图。第四条、项目“月度物资需用计划”原则上不得突破项目“物资需用总计划”。如业主设计变更或项目施工计划调整，项目需将“月度物资需要增补计划”（附件6）报公司物资部经公司领导审批后实施。第五条、公司物资部对各项目部“月度物资需用计划”进行审核、汇总，平衡后每月编制“项目材料月度采购申请表”（附件7）报公司领导审批后，公司物资部填写“物资采购计划单”（附件9）有公司物资部集中采购，物资供应商必须优先选择公司《合格物资供应商信息表》中的物资供应商并进行质量、价格、付款方式、供货时间、维修、安全等方面进行综合评定后确定供应商，C类材料由项目自行采购，采购金额仅限5000.00以内。第六条、物资采购合同中，应明确采购材料种类、规格、数量、质量与检验标准、价格、提供时间、运输责任、结算与付款方式，包装要求以及所需的售后服务等内容，并经公司各部门及公司领导评审会签后，方能签署。除特殊情况外，同种材料不允许和多家供应商签订采购合同。第七条、公司物资部按公司与供应商签署的物资采购合同审核项目与供应商办理的材料款结算、支付审批手续，项目物资人员应编制“供应商付款台账”（附件10）。第八条、对劳务合同明确由分包队伍自购的物资，项目不得代购。如确有极特殊的情况需代购的，分包队伍必须出具其法人代表人签字、盖章的代购申请书，且经项目经理同意，方可代购。项目代购金额权限为5000.00以内的材料，超过5000.00的材料则由公司代购。代购的材料必须立即以“拨料单”（附件11）的形式拨给分包队伍。分包队伍必须每月5日前将上月代购的总金额开具收款收据给公司财务部，否则，项目必须停止代购。-4-第三章材料验收第一条、项目物资人员应按照材料采购进场安排，组织项目现场生产主管、试验人员、仓管人员及相关验收监督人员共同进行验收。对需要检验确认的材料应及时现场取样，并报送具有检验资质的单位进行检验。对业主提供或业主控制材料，项目部应及时通知业主单位和监理单位参加材料验收检验。第二条、材料验收原则上在项目现场内进行，材料验收内容包括：“项目材料月度采购申请表”，发货票据，数量、包装、材质证明和产品合格证，随行技术资料及相关质量、安全、环保标准资料等。需要在货源地对所采购材料进行验证时，在物资采购合同中应明确验证安排和材料放行方法，公司物资部或项目部负责组织技术、质量等方面人员对材料进行验证并做好记录。第三条、材料验收合格后项目仓管人员根据供应商提供的“送货单”及时填写“材料验收单”（附件12），材料验收单必须连续编号，经项目物资人员及生产经理签字确认后入库，并编制“物资采购台账”（附件13），于每月25日前上报公司物资部。第四条、项目现场内所有材料出场必须由责任人员，单位提交出场申请，项目物资人员审核并经项目经理批准后方可出场。第四章现场管理第一条、项目部按照《施工组织设计》及“项目材料月度采购申请表”实施现场储存管理，按照施工平面布置及储存、运输、使用加工、吊装要求提供储存位置和设施，保证材料安全和质量完好，无论是我方自行采购，还是业主提供材料或分包采购材料，按计划进场，按材料性能、形态分类，合理堆码，分类存放，保持库区整齐规范，便于使用。第二条、对于有毒、有害、易燃易爆、腐蚀性等危险品和化学品应分类贮存，设置安全警示标志，采取防护、隔离等预防措施，制定泄露，着火等应急预案。-5-第五章材料领用第一条、项目仓管人员应掌握各种材料的保质期限，按“先进先出”的原则发放，使用材料。项目使用人员凭“领料单”（附件14）领料。周转材料在办理进场验收手续后，同时将材料点交给分包队伍并办理领料手续。仓管人员和使用人员共同核对领料单，复核、点交实物。经双方签认的出库材料，由现场使用人员负责运输、保管，项目仓管人员依据“领料单”每月汇总编制“材料领料单分析汇总表”（附件15），并于每月25日前上报公司物资部和财务部。已领出库材料需办理退存手续的，填写“材料退库单”（附件16）后重新办理入库手续。第二条、分包队伍应明确专人负责办理材料领用手续，并出具书面“材料领用委托书”（附件17）和身份证复印件。第六章材料盘点公司物资部每年统一安排年中（终）盘点工作。项目部库管人员应加强实物盘点及材料、财务账面核对工作，查清二者不一致的原因，及时调整填写“物资盘点表”（附件18）并报公司物资部。经公司物资经理审核后转交公司财务部。第七章剩余材料和废旧材料的管理第一条、剩余材料管理剩余材料由公司物资部门统一处理。属分包方剩余材料由项目监督分包方自行处理。项目之间剩余材料调拨经公司物资部审批后方可调拨。项目之间剩余材料调拨凭“调拨单”（附件19）入账。调出项目冲减项目成本，调入项目增加项目成本。调拨材料的加工费、修理费、运费全部计入到材料的调拨成本中。项目之间不能达成一致时，由公司物资部确定调拨单价。项目废旧材料再利用应一次性摊销入账。-6-第二条、废旧材料管理废旧材料由公司物资部门统一处理。工程完工不能调拨到其他项目部的原材料、半成品、回收的电线电缆、配电柜、模板、木枋等变现处理的材料及损失的周转料具没得到劳务队许可的，项目经理、技术员、库管员共同填写“物资报损（废）申报表”（附件20），报项目经理批准后上报公司物资部。公司物资部根据各项目上报的“物资报损（废）申报表”编制“废旧材料处理审批单”（附件22）上报公司主管领导审批统一处理。第八章材料核算第一条、材料采购成本：核算采购成本降低率，实际采购价格与同期市场价格对比，项目材料员每月填写“材料采购成本表”（附件23）并于每月25日前上报公司物资部。第二条、主要材料消耗：核算材料节约率，材料实际消耗量与预算材料消耗量对比。第三条、项目材料成本：核算材料成本降低率，实际材料成本与预算材料成本对比。-7-物资部工作职责1、负责对分公司物资供方的引进、评价进行检查2、审批项目物资采购方案（包括周转料具的购置和租赁）3、审批物资招议标计划，组织或授权项目组织招议标采购4、对项目物资采购工作进行指导、监督、检查和督促整改5、审核项目物资采购合同6、项目物资系统基础工作的综合检查和整改督促7、项目废旧材料处理的审批8、项目报损（废）物资的审批9、建立公司物资系统文件和记录清单10、项目各类业务报表、台账的审核汇总11、负责定期对项目库存材料进行盘点12、完成好上级交办的其他任务-8-物资部经理职责1、负责汇总、编制物资材料采购计划，制订和完善无聊定额控制和管理办法，并监督实施。2、熟悉主要建筑材料的产品特点和质量要求，掌握采购管理制度和采购管理流程。3、选择和评估供应厂商，包括新产品、新材料供应商的寻找，资料收集及开发。4、负责工程材料、设备采购合同的拟订、审批与签署工作及工程有关材料、设备的价格审查，组织采购合约或协议的拟写、生意洽谈和相关事项的跟进、管理。5、负责工程材料、设备采购、租赁合同执行情况的监督与贷款支付审查工作，按照计划组织采购，保证物料采购的适时、适地、适量、适质和适价。6、根据工程施工生产计划进度安排，做好物料采购计划和安排。7、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化情况，建立和完善物料供应资料库，以提升产品品质及降低采购成本。8、做好各种物、采购报表的编制审核工作，及时、准确地上报各种物料、采购业务报表。9、做好各种物料价格、供应商资料、合同、报表及单据的存档保管，同时切实做好相关资料的保密工作。10、完成公司领导交办的其他与采购业务相关的工作任务。-9-材料员职责1、在项目经理的领导下，负责项目材料的管理工作，认真贯彻执行质量标准。2、掌握所需要的主要材料的品名、规格、数量、质量。配合施工部门编制好施工材料计划，确保施工现场的材料供应。3、把好原材料、成品、半成品、构配件的进场质量验收关。做好现场材料的堆放、保管工作。4、掌握各施工点、段材料消耗的节、超情况，向项目经理提供分析资料。5、配合现场施工员负责材料到场的计量收方工作。6、搞好对内、对外结算，建立各种台账，账面整洁、清晰，账物相符，盈亏有原因、损坏有报告，记账有凭证，调整有依据。7、负责各种材料原始凭证、计量凭证、核算凭证质量证明书等资料收集，按程度准确及时地传递和反馈，并装订成册，专项保管。8、忠于职守，实事求是，全面、准确、及时地收方、结算、报统计资料。9、完成上级交办的其他工作。-10-仓库保管员职责1、遵守公司的各项规章制度，服从上级的工作分配与工作调动。2、负责按照材料管理规定办理物品入库、出库、摆放、标识等工作。3、做好所管仓库库内物料整理，保持仓库整洁有序。4、做好库存物料的核查、核对工作。5、负责定期对库存材料进行盘点，并交盘点表给上级主管。配合财务部做好库存盘点抽查工作。6、负责库内材料的安全管理。7、认真做好仓库的防潮、防盗、防火等安全措施与现场的整理、整顿、清扫、清洁、保养等管理工作。8、不得将仓库材料挪作私用或据为己有。9、对施工操作人员使用的工具，设备要认真入账，作为工资发放的依据。10、完成好上级交办的其他任务。-11-附件：物资供应商考察报告合格物资供应商信息表物资供应商评价表物资需用总计划表月度物资需用计划表（月报表）月度物资需用增补计划表（月报表）项目材料月度采购申请表（月报表）物资采购计划单（月报表）A、B、C类材料划分表供应商付款台账（月报表）拨料单（月报表）材料验收单（月报表）物资采购台账（月报表）领料单（月报表）材料领料单分析汇总表（月报表）材料退库单（月报表）材料领用委托书物资盘点表调拨单（月报表）物资报损（废）申报表废旧材料处理审批单材料采购成本表（月报表）注：月报表必须在每月25日前上报公司物资部