820080901档案管理制度

档案管理制度1广州珠江工程建设监理公司档案管理制度目录第一章档案管理制度………………………………………1第二章档案综合管理分类方案……………………………30第三章档案综合管理实施细则……………………………34第四章附则…………………………………………………42档案管理制度2为加强监理公司的档案管理工作，更好地为监理公司生产经营工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》及《广州市企业档案工作业务建设规范》，特制定本制度。第一章档案管理制度第一节工程档案管理制度依据【建设工程文件归档整理规范】（GB/T50328-2001）和项目管理/监理信息管理要求，制定本制度。一、工程项目管理公司的档案管理工作由工程项目管理公司负责人主管，并由一名专职或兼职的档案员负责工程档案的收集整理。二、工程项目管理公司的文件和图纸以工程项目为单位，由档案员统一登记和发放。三、工程项目管理公司的工程项目监理文件的归档范围：（一）、需长期保存的文件（标注□表示强制性归档工程资料，未标注□表示一般性归档工程资料）：1、房建监理工程□(1)项目监理招标文件、监理投标文件、中标通知书、监理合同、补充协议书□(2)工程项目监理机构及负责人名单、总监任命书、总监代表委托书档案管理制度3□(3)开工报告□(4)监理月报□(5)项目监理协调会议纪要、专题会议纪要□(6)工程开工/复工报审表﹙GD2202001﹚□(7)监理工程师通知回复单﹙GD2202006﹚□(8)监理工程师通知单﹙GD2202011﹚□(9)监理工作联系单﹙GD2202017﹚□(10)地基与基础分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(11)桩基础分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(12)地下结构分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(13)主体分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(14)钢结构分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(15)建筑屋面分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(16)幕墙分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(17)建筑装饰装修分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(18)给排水分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(19)建筑电气分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(20)通风空调分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(21)建筑智能分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(22)电梯分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(23)单位(子单位)工程验收记录及纪要（GD3014）□(24)质量评估报告﹙GD3004、市政监--26﹚□(25)安全评价书□(26)竣工验收报告（GD3015）档案管理制度4□(27)工程项目监理工作总结报告□(28)竣工验收备案表（GD3017）□(29)建设工程施工质量验收监督意见书□(30)工程竣工结算书汇总表（提供经第三方审核的结果）□(31)监理业务手册（工程竣工后由项目项目管理公司交业主填写监理工作评价，交档案室保管）(32)施工许可证(33)施工合同（包含建筑面积、高度、基坑深度、钢结构工程用钢量、幕墙面积及幕墙高度内容的施工合同）(34)施工单位中标通知书（钢结构工程及幕墙工程）(35)工程量清单（钢结构工程用钢量）(36)图纸（包含建筑面积、高度、基坑深度、钢结构工程用钢量、钢结构跨度、悬臂长度、幕墙面积及幕墙高度内容的图纸）2、市政监理工程：□(1)项目监理招标文件、监理投标文件、中标通知书、监理合同、补充协议书□(2)工程项目监理机构及负责人名单、总监任命书、总监代表委托书□(3)开工报告□(4)监理月报□(5)项目监理协调会议纪要、专题会议纪要□(6)工程开工/复工报审表﹙市政监--1﹚□(7)监理工程师通知回复单﹙市政监--6﹚档案管理制度5□(8)监理工程师通知单﹙市政监--11﹚□(9)监理工作联系单﹙市政监--17﹚□(10)地基与基础分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(11)桩基础分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(12)软基处理分部验收记录及纪要﹙GD25002﹚□(13)单位(子单位)工程验收记录及纪要（GD3014）□(14)工程质量评估报告（含质量等级评定附表）﹙市政监--26﹚□(15)安全评价书□(16)交工证书□(17)竣工报告（含质量等级评定附表）﹙市政施管--4﹚□(18)工程竣工验收报告﹙市政备--1﹚□(19)工程项目监理工作总结报告□(20)竣工验收备案表﹙市政备--3﹚□(21)建设工程施工质量验收监督意见书□(22)建筑工程验收意见书□(23)竣工结算审核意见书（提供经第三方审核的结果）﹙市政监—25﹚□(24)监理业务手册（工程竣工后由项目项目管理公司交业主填写监理工作评价，交档案室保管）(25)施工许可证（二）、短期保存的文件□1、监理规划□2、监理实施细则档案管理制度63、监理工作运行记录四、工程项目管理公司的工程项目管理文件的归档范围：1、房建代建工程（长期）□(1)立项申请报告及批复□(2)可行性研究报告（项目投资建议书）及批复□(3)环境影响报告书或报告表或登记表□(4)固定资产投资项目年度计划□(5)建设用地批准书□(6)国有土地使用证及附图□(7)拆迁补偿安置协议□(8)建设用地规划许可证□(9)初步设计方案批复意见□(10)施工图审查合格证（及备案）□(11)有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议□(12)项目管理服务合同及中标通知书□(13)勘察设计承包合同及中标通知书□(14)施工承包合同及中标通知书□(15)监理委托合同及中标通知书□(16)建设工程规划许可证□(17)建设工程报建审核书□(18)建设工程施工许可证□(19)工程质量、安全监督登记表□(20)各责任主体及分包单位资质文件档案管理制度7□(21)电梯安装工程监督登记表□(22)工程质量验收申请表□(23)工程质量评估报告□(24)勘察文件质量检查报告□(25)设计文件质量检查报告□(26)单位工程施工安全评价书□(27)电梯安装分部质量验收登记表□(28)消防验收文件或准许认可使用文件□(29)燃气工程验收文件□(30)房屋建筑工程质量保修书□(31)商品住宅《住宅质量保证书》和《住宅使用说明书》□(32)单位（子单位）工程质量验收记录、纪要□(33)建设工程质量监督验收意见书□(34)建设工程规划验收认可文件□(35)环保验收文件或准许认可使用文件□(36)建设工程竣工验收档案认可书□(37)建设工程竣工验收报告□(38)房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表(39)汇总目录2、市政代建工程（长期）□(1)立项申请报告及批复□(2)可行性研究报告（项目投资建议书）及批复□(3)环境质量报告及批复档案管理制度8□(4)建设用地批准书□(5)国有土地使用证及附图□(6)拆迁补偿安置协议□(7)建设用地规划许可证及附图□(8)有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议□(9)初步设计方案批复意见□(10)施工图审查合格证（及备案）□(11)项目管理服务合同及中标通知书□(12)勘察设计承包合同及中标通知书□(13)施工承包合同及中标通知书□(14)监理委托合同及中标通知书□(15)建设工程规划许可证□(16)建设工程报建审核书□(17)建设工程施工许可证□(18)工程质量安全监督登记表□(19)工程项目管理机构及负责人名单□(20)工程项目监理机构及负责人名单□(21)工程项目施工管理机构及负责人名单□(22)竣工报告（含质量等级评定附表）□(23)工程质量评估报告（含质量等级评定附表）□(24)勘察文件质量检查报告□(25)设计文件质量检查报告□(26)市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料档案管理制度9□(27)质量保修书□(28)单位工程施工安全评价书□(29)工程竣工验收报告□(30)建设工程施工质量验收意见书□(31)建设工程规划验收合格证□(32)环保验收文件□(33)建设工程竣工验收档案认可书□(34)竣工验收备案表(35)汇总目录3、具体内容按市档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南(试行)】进行立卷装订。4、工程投资超过1.8亿元、住宅建筑面积超过8万平方米以上的项目按公司档案收集范围收集整理，其它项目由设计技术部统计工程项目名目表，根据公司资质申报、年检和经营这几方面确定该类项目哪些项目需要进一步收集，并返回综合档案室执行。五、归档工程文件的质量要求1、归档的工程文件应为原件，不可以在原件上进行涂改；2、工程文件的内容及其深度必须符合国家的技术规范、标准和规程；3、工程文件的内容必须真实、准确；4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红丝墨水、纯蓝墨水、档案管理制度10圆珠笔、复写纸、传真纸、铅笔等。5、工程文件应文字清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。竣工资料（分部工程验收记录及纪要、单位工程竣工验收记录及纪要、竣工验收报告）要提交原件，竣工验收备案表没有原件的必须加盖甲方红章予以确认，安全评价书可以提交复印件。6、工程文件的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面，图纸采用国家标准图幅。7、工程文件的立卷、文件的排列、案卷的编目和装订按城建档案馆和【建设工程文件归档整理规范】的规定办法执行。六、文件归档的时间和份数项目管理/监理部各专业人员在工程完工后或调离本项目前应将所管辖的专业技术文件收集整理后交档案员，一般不超过一个月，文件为一式一份。七、项目管理/工程监理文件整理、移交归档在工程竣工后三个月内，由工程项目管理公司档案员将全部工程项目管理/工程监理文件收集后按城建档案馆的有关要求进行分类整理、立卷，并列出移交文件清单，经工程项目管理公司负责人审核签认，并办理移交、签收手续，由档案室归档。在工程竣工后半年内，应归档的①强制性工程资料因某种原因未收集齐，须缴纳一定的保证金（从部门当季度提成工资总额中扣除），最高不超过2万元，最低不超过5千元。②一般性工程资料，由负责该工程资料的项目管理公司以书面形式将原因阐明报分管领导，分管领导审批送总经理，经总经理批准后方可交档案管理制度11综合档案室存放。③其他情况经分管领导审批报总经理。④欠缺资料的工程在档案室存放一年内能补齐资料的，可退还保证金。如超过一年尚未补齐资料的，公司除没收保证金外，并按绩效考核有关规定执行，报总经理批示。八、凡上级对工程质量评定等级证书以及奖状，有关项目管理公司应及时办理证书及奖状领取手续，证书及奖状领回后移交综合档案室归档，工程获奖证书作为工程质量统计凭证。九、上述各项材料的收集整理应与工程进度同步进行，分阶段及时完成。项目管理公司档案员每季度进行检查。十、对工程项目管理/监理机构需向市城建档案馆及建设单位提交的工程项目管理/监理文件资料，由工程项目管理公司资料员按【建设工程文件归档整理规范】（GB/T50328-2001）、市城建档案馆【广州市建筑档案编制指南（试行）】及【广州市市政基础设施工程档案编制指南(试行)】的规定和要求整理、装订及汇总，向市城建档案馆和建设单位移交。第二节文书档案管理制度为了加强我公司文书档案的科学管理，适应企业的改革、开放和搞活经济的需要，更好地为我公司各项工作服务，特制订本办法。一、文书档案管理职能：1、党政工团档案是我公司党、政、工、团部门，在企业的政治、行政、经营工作活动中形成的有保存价值的文件材料。它包括我公司的行政管理工作、经营管理、党工团管理工作。档案管理制度122、文书档案工作的主要任务是：对公司的行政、经营、党、团档案材料的收集、整理、保管、鉴定和统计，为企业各项活动提供利用。二、文书档案的归档范围：1、行政管理(1)监理公司工作安排、总结；(2)机构设置、人员任免、福利待遇、调动、退休；(3)管理制度、规定；(4)公司资质年审、工商年检；(5)大事记；(6)会议纪要；(7)评先材料；(8)职工名册、合同考核、晋升工资；(9)职工技术职称；(10)职工工伤、养老、待业保险；(11)防火