上海绚利特家居用品公司财务管理--kobe007

财务管理一、费用管理（一）管理方法公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政审批管理三种方法。除公司特别规定的项目外，严禁先开支，后报销。单项费用金额≥200元必须采用书面申请。无批准的书面申请，财务部门退回报销人。审批级次：职员→部门经理→副总经理（或总监）→财务经理→总经理→董事长。审批权限：单项费用≤2，000元，由副总经理（或总监）审批。单项费用≤10，000元，由总经理审批。单项费用＞10，000元，由董事长审批。（二）借支规定1.个人差旅费借款，需凭批准后的《出差申请单》进行申请。2.个人宴请申请借款，需凭批准后的《客情申请单(客情费借支凭证)》进行申请。3.其他事项原则上不办理个人借款。4.员工个人借款，由其上级主管自动担保。5.前账不清，后账不借。6.对借款后无特殊情况不办理报销冲账或还款，经催收无效后，财务有权在最近发薪时直接扣除。（三）差旅费1.外埠出差1.1外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市内交通费。1.2出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行单独填写《客情申请单(客情费借支凭证)》，与差旅费同时报销。若出差期间的交际费不与差旅费同时报销，在另行报销时，财务部门作退回处理。1.3外埠出差，必须先填《出差申请单》，根据需要，凭批准后的《出差申请单》和《借支（暂付）单》借支差旅费。详细注明出差事由、地点、起至时间及预计费用。1.4出差回公司后，在2个工作日内，持《出差申请单》，到财务部门办理报销手续，无特殊原因未在2天内报销差旅费的，其差旅费节约部分不再补贴给出差人，返回公司时间以回程车、船票时间为准。超过一周不报销的，其实报金额按应报的95%支付，以后每超一天再加扣1%。1.5在途交通费1.5.1乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机和软卧；乘火车5小时内可到达的，以硬座为准，不得乘坐硬卧。未经批准，超标部分个人自理。1.5.2在途交通费按路途时间、职务级别的乘坐标准，给予报销。1.5.3在途交通费还包括：①飞机场至宾馆的往返车费。②机场建设费、保险费。1.6出差生活补贴及电话费补贴出差生活补贴按地区标准、出差天数给予补助。1.6.1出差天数以中午12:00为界限，以车、船票的发车（船）时间为标准。1.6.2出发时间≤12:00的，出差天数为1天，反之为半天。1.6.3到达时间＞12:00的，出差天数为1天，反之为半天。1.6.4部门主管以上级别人员到公司业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予发放。1.6.5参加各种会议、培训，期间的生活补贴、市内交通费不予发放。1.6.6出差期间如有餐费支出，则该天的出差生活补贴减半发放，判断的标准是餐费发票号是否相连，如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。1.7住宿费住宿费按地区标准、职务级别凭住宿给予报销。1.7.1多人出差原则上应两人住一标准间，住宿费按最高职别单人计算。1.7.2出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿费可以按标准报销。1.7.3住宿费按实际住宿天数平均计算，以车船票的时间为准。1.8市内交通费市内交通费（含出租车费）按地区在限额内凭发票报销。市内交通费包括除飞机票、火车票、轮船票、长途汽车票及有关机场费、保险费以外的所有交通费用，未能认定为长途汽车票的一律视同市内交通费。1.8.1出差人员因病在外地住院，期间的市内交通费不再发放，生活补贴视同出差。1.8.2公司人员自备车外埠出差，期间的市内交通费不再发放。1.9出差人员趁出差之便，事先经主管经理批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。1．10长期驻外人员，出差时间≧15天30天），市内交通费、伙食费减半执行，超过≧30天的，不再报销市内交通费、伙食费、住宿费，但可向公司单独申请驻外补贴。2.本市公出（列入“交通费”费用项目）2.1市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。2.2因工作需要而加班或外出办事的，时间在8:00前或20:00后，可乘坐出租车。2.3乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票正面空白处，写明①乘坐原因②起讫地点，不写明①②两项内容的，在报销时财务部门作退回处理。3.工作外派3.1根据公司需要派往外地业务单位工作的人员，其往来的在途交通费按外埠出差标准执行。3.2对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务单位统一安排，据实际情况由总部与业务单位结算，出差人员不再享受期间的出差生活补贴及住宿费。4.出差费用标准（单位：元/天、人）参见下表：职务级别项目总经理副总经理总监总经理助理大区经理业务部门经理副经理部门课长部门助理业务经理职员在途交通飞机按实报销按实报销控制报销火车、汽车软卧硬卧轮船二等舱位三等舱位四等舱位出差生活补贴京沪穗深605040省会、单列市504030其他城市403020住宿费标准京沪穗深300250200180120省会、单列市250220180150100其他城市20018015012080市内交通费京沪穗深1005530省会、单列市803525其他城市502520电话费3530252015说明①省会城市还包括天津、重庆两个直辖市，自治区政府所在城市。②单列市主要是指经济发达城市，包括：大连、青岛、宁波、厦门、珠海、苏州。（四）交际费1.定义交际费是指招待客人而产生的的支出，包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等。总部职能部门的交际费采用预算管理和行政管理相结合的方法；业务单位的交际费实行预算管理和额度管理相结合的方法。所谓交际费的行政管理是指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政领导提出本次费用计划，单次费用金额≥200元必须采用书面申请，申请内容包括①事由②参加人数③发生次数④预计金额。所谓交际费的额度管理是指交际费的总额不得超过销售额的1‰，超额度部分本期内不予报销。1.额度2.1整个公司的交际费控制在销售净额的1%额度内使用。2.2业务单位最大额度是销售净额的5‰。2.3总部职能部门的交际费总额控制在销售净额的5‰额度内使用。2.交际费必须单独填列《支出证明单》，并在摘要栏内简要列明①事由②参加人数③发生次数，不写明①②③三项内容的，在报销时财务部门作退回处理。出差期间的交际费须与差旅费同时报销。3.如有高一级别主管人员参加，须由最高一级主管作为报销人。（五）办公费1.定义办公费是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品等。2.办公用品分类2.1办公用品按会计核算项目分为专用办公品、快递费、其他办公品具体如下：2.1.1专用办公品：打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材和销售业务专用的单据。2.1.2快递费：是指邮局的邮寄费、市内快递费。2.1.3其他办公品：包括①消耗品：购增值税票，帐本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复印纸、信纸、信封、订报刊等。②管制消耗品：签字笔、修正液、电池、笔记本等。③管制品：剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、各类书籍资料等。2.2其他办公用品按使用可分为个人领用与部门领用2种。个人领用：由个人使用保管的物品，如铅笔、胶水、橡皮等。部门领用：是指打孔机等管制品，由部门指定人员领用、保管、集体使用2.3所有办公用品（除财务部门专业用品外）由行政部门统一负责购买、保管和发放，各部门不得任意购买。特殊活动支付的费用可提出申请计划，报请批准后购买。（二）单据格式及填制说明1.目的：规范公司借支、费用报销等款项支付及应收账款核销行为。2.单据填写规定：单据填写基本要求：各单据应按要求用蓝、黑水笔填写，同一单据大小写金额须完全一致（不得涂改），并注明附件张数。报销发票必须按顺序用胶水（不得使用订书针、别针、回形针等代替）粘帖在垫底纸上，垫底纸不大于封面；粘帖时以垫底纸左上角为准从左往右错开粘贴，以便于装订；若附件纸张较大（如A4大小），须竖向粘帖；3.单据填写及流程说明3.1差旅费用单据填写及说明：3.1.1使用单据及用途：出差前需要填写《出差申请单（差旅费借款凭证）》，出差后报销费用填写《差旅费报销单》。3.1.2《差旅费报销单》附件一般为车票、机票、住宿发票、市内交通发票、订票费用发票等。3.1.2流程图：1、出差时填写：出差申请单/差旅费借款凭证（共三联）第一联：借款联用途：出差前借款，待费用发生以后附于《差旅费报销单》第二联后留存处：借款人保留第二联：考勤联用途：人事考勤登记留存处：人力资源部留底两联2、差旅费发生后填写：3.2日常性费用单据填写及说明：3.2.1使用单据及用途：需要填写《请款单(费用报销单)》。用于报销除差旅费、资产购置费、客情费之外经常发生的费用，包括电话费、交通费、添置日常办公用品费用、资料费、培训费、展览费、预付公司往来款等费用报销；3.2.2流程图：说明：①费用发生前借款与实际发生费用核销均在该单据上据实填写；②借款时，在“借款/预付项目”栏填写预计支出内容及金额，并在填写后由借款人保留第一联，第二联交财务入账；费用发生后，在借款时保留的第一联上填写实际发生金额及内容，及时交财务部核销记账；3.3招待等客情费用单据填写及说明：3.3.1使用单据及用途：需填写《客情申请单（客情费借支凭证）》，用于招待客户支出。3.3.2流程图：说明：①费用发生前借款与实际发生费用核销均在该单据上据实填写；②在借款时填写“预计费用”，并在填写后将第一联交财务记账，第二联由借款人保留；费用发生后，在第二联据实填写实际发生费用，及时交财务部核销记账。若第三联：核销联用途：差旅费预支时财务入账留存处：财务部第一联：报销部门/个人用途：报销已发生差旅费留存处：报销部门留存备案第二联：核销联用途：用以核销差旅费及原借款留存处：会同《出差申请单》第一联交财务部核销差旅费报销单（共两联）财务部汇总请款单（共两联）第一联：核销联用途：事前预支/事后报销留存处：借款人保留第二联：借款联用途：预付及个人借支时财务记账留存处：财务部财务部款项发生后实际报销客情申请单/客情费借支凭证（共两联）第一联：申请/核销联用途：申请及预支客情款/事后报销留存处：借款人保留第二联：借款联用途：预支时财务记账留存处：财务部财务部费用发生后实际报销发生费用超过预计借款，需经上级主管审批；③客情应酬费事先须有行政申请，并经相关权限人员审批，否则不予报销。④有票发票兑奖联不得撕下，否则该发票金额不予报销。3.4资产请购、入账费用单据填写及说明3.4.1使用单据及用途：需要填写“资产请购单”及“资产请购明细单”，用于请购及资产入库管理。3.4.2流程图：说明：①资产购置发生前请购款与资产购置后实际发生费用核销均在该单据上据实填写；②在请购时先填写“预计费用”，并在填写后将第三联交财务记账，第一、二两联由行政部保留；采购结束后，在第一、二两联据实填写实际发生费用，并及时将第一联交行政部入库存底，将第二联交财务部核销入账；③“资产请购明细单”为“资产请购单”附件，两种单据均为三联，并且两种单据联次必须互相对应；④若购置资产类型较多，“资产请购单”上无法一一填写，可只在“资产请购明细单”请购资产类型及数量金额；新购置资产的最终使用人（或部门责任人）需在“资产明细单”上签收确认；4．其他4．1以上各表中栏目均为必填项，申报审批顺序遵循从左至右、从上至下的原则；4．2各费用报销单据需连续编号，不得擅自销毁，查询借款/费用报销记录时，依据报销单号查询（报销单号在各报销单右上角）；4．3票据交据时交票人提供清单并要求收票人签收，收票人不得拒绝。若无签收记录，票据丢失，由交票人承担损失。5．附件：FORM.FT-F001至F007各单据。资产请购单（共三联）第一联：行政入库联用途：请购时行政部审核留存处：行政部第二联：请购联用途：请购资产时