56工作简报PPT的制作技巧

工作简报（PPT）-制作技巧Presenter’sName：宋剑/finlysongDepartment：MLCCL2PDate：8/6/09Tel：1620课程大纲——Agenda●什么是工作报告？●为何要做工作报告？●工作报告的流程？●成功的工作简报（PPT）应具备的要素●PowerPoint制作与播放技巧※定义指向上级汇报本单位、本部门、本地区的工作进展、工作情况、做法、经验以及问题的报告。※使用场合汇报例行工作、临时工作情况时使用※主要特点：主动性、阶段性什么是工作报告？※什么人需要做简报简报绝对不是业务员、企划人员的专利！每一种职位的人员都有机会做简报。简报不是演讲，不需要长篇大论，只要精简扼要的重点说明，好的简报也可以弥补口才的不足※工作报告的实质成功报告的重点是：求得领导对你方案的批准（工作认可）决不是：问你的上司如何解决问题！成功报告的原则是:事实求是、不夸大成绩、不缩小缺点※成功工作报告的好处1、在汇报工作中，能够得到领导最直接、最及时的指导，自我有更快的成长；2、在汇报工作中，能够与主管建立起牢固的信任关系；更好的协调上下级关系；为何要做工作报告？成功的工作报告所考量的流程（1）确认简报目的分析听众内容布局开场白结论呈现方式肢体语言环境分析事先演练主体(起)(承)(合)(转)(转)策略目标内容布局呈现方式成功的工作报告所考量的流程（2）载体？PPT一、工作简报（PPT）应具备的要素二、工作简报（PPT）制作技巧三、工作简报（PPT）播放技巧PPT课程重点——Agenda一、成功的工作简报应具备的要素1.逻辑良好（logic）2.细节考量（detail）（1）良好的逻辑——PDCA「PDCA」又称「戴明循环」，于1950年代由品管大师「戴明」于日本大力推广而著名。目前已被国际标准组织收录在ISO9001:2000标准规范中，如今是最广泛运用于实务界的持续改善手法。（1）良好的逻辑——8D品管圈活动依据PDCA的循环逻辑，展开形成了更为严谨的改善八大步骤（2）考量的细节保持简洁使用适当的字体限制要点和文本数量避免错别字每页都要有结论可适当使用切换与动画所用数字的格式需一致使用适当的图表所有数据均有来源及时间段使用好色彩我们的做法：（1）留有大量的空白空间，或实体周围的空间（上下左右）。（2）不要被迫用妨碍理解的标识或其它不必要的图形或文本框来填充这些空白区域。1、保持简单、力求简洁PPT本身不是演示的主角，不要让其喧宾夺主。（2）考量的细节KISS原则(KeepItSimpleandStupid)2、使用适当的字体（2）考量的细节这是10号字，您看的到吗？这是12号字，您看的到吗？这是14号字，您看的到吗？这是16号字，您看的到吗？这是18号字，您看的到吗？这是20号字，您看的到吗？这是22号字，您看的到吗？这是24号字，您看的到吗？这是26号字，您看的到吗？这是28号字，您看的到吗？这是30号字，您看的到吗？建议：1.正文使用20号字体2.结论或需要强调的部分可使用24号或28号字体我们的做法：（1）除了PowerPoint以外，最好还要准备一份书面资料，强调并详细说明演示中的内容，在演示完成以后，再向观众发放。（2）说明细节时，只要涉及到文本，决不能将背朝向听众，逐字阅读PPT上的文字。3、限制要点及文本数量记住：PPT的目的在于支持解说者的叙述，而不是使解说者成为多余的人。（2）考量的细节4、避免错别字（2）考量的细节植树造“零”白“收”起家勤“捞”致富选“霸”干部任人唯“闲”择“油”录取“得财”兼“币”检查“宴”收大力支“吃”为民“储”害提“钱”释放“攻官”小姐爱“名”如子“酒精”考验“明”主选举两袖“勤俸”（清风）一代“痿”人秉“贡”执法“私”而后已领导特“色”一字之差，含义全变！关键——细心5、每页都要有结论（2）考量的细节1.听众专业知识局限2.演讲者发表时逻辑不够清晰3.简报内容繁复4.论点较多各种原因，会造成听众未能及时了解该页简报所要传达的信息，故需有结论加以强调和明示.6、可适当使用切换和动画（2）考量的细节1.使用切换可是播放形式多样，给人新鲜、生动的感觉注意：不可过度使用，一个简报使用3种即可2.使用动画可使表达更为形象，便于理解铜膏浸镀机工作示意图7、所用数字格式需一致，单位需明确标示（2）考量的细节QCC&QITActivity(Rev.6)P18P18Step3现况掌握/目标设定Analysisofcurrentsituation/Targetsetting（2）统计两种机型，生产一班所有加膏损失和生产产量，换算为每K损失量产品端头加膏损失JIG板粘膏掉板子浸镀不良废膏回收清机损失铜膏去哪了——加膏损失1.陆海机台（1）铜膏罐中残余铜膏（2）铲刀粘铜膏（3）加膏过程洒落2.友厚机台铜膏罐中残余铜膏铜膏++铜膏机型产量（K）使用铜膏罐数每罐损失重量加膏损失（g）每K损失量（g）陆海22346.9498.680394.7200.018友厚18415.2372.100216.3000.01178、使用适当的图表（2）考量的细节文不如字，字不如表，表不如图育才中学三一班语文成绩，低于60分10人，60分到70分的26人，70分到80分的29人，80分到90分的13人，90分到100分的6人。成绩（分）低于6060-7070-8080-9090-100人数102629136育才中学三一班语文成绩统计表育才中学三一班语文成绩统计柱状图10262913605101520253035低于6060-7070-8080-9090-100分数人数其中考试语文成绩分布：明确的数据来源和收集时间段可传达以下信息：1.数据真实，有据可查2.数据的有效性区间，避免误解3.尊重知识产权9、所有数据均有来源及时间段（2）考量的细节2008年6-11月耗材费用柏拉图9482141141007467531120%56%69%76%82%86%90%93%100%02004006008001000120014001600OutPaste陶瓷粉PET膜锡球NIpaste镍发泡胶其他0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%耗材金额累计比例单位：万资料来源：DFSMaterialMonthlyreport颜色理论：冷色（如蓝和绿）和暖色（如橙或红）两大类。（1）冷色：最适合做背景色，因为它们不会引起我们的注意。（2）暖色：最适于用在显著位置的主题上（如文本），因为它可造成扑面而来的效果。使用小贴士：（1）在暗室（如大厅）中进行演示：深色背景（深蓝、灰等）+白或浅色文字处理（2）将灯打开（明亮的地方）进行演示：白色背景+深色文字处理10、使用好色彩色彩激发情感。颜色可传递感情。合适的颜色具有说服与促进能力。（2）考量的细节色相环红紫紫蓝紫蓝蓝绿绿绿黄黄黄橙橙红橙红类似色暖色系：华丽或温暖冷色系：稳重中性色系互補色中性色系（2）考量的细节二、工作简报（PPT）制作技巧14.页眉页脚15.幻灯片母板16.隐藏幻灯片17.动画18.动画播放方式19.设置动画退出20.动画路径21.动画播放的顺序22.设置背景音乐23.动作按钮24.强调动画25.字幕式动画26.超级链接1.新建一份空白演示文稿2.插入文本框3.直接输入文本4.插入图片5.插入声音6.视频文件添加7.插入Flash动画8.插入艺术字9.绘制出相应的图形10.引用其他演示文稿11.输入批注内容12.插入图表13.插入Excel表格1.新建一份空白演示文稿默认情况下，启动时，系统新建一份空白演示文稿，并新建1张幻灯片。我们可以通过下面三种方法，在当前演示文稿中添加新的幻灯片：方法一：快捷键法按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。方法二：回车键法在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。方法三：命令法执行“插入→新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。二、工作简报（PPT）制作技巧通常情况下，在演示文稿的幻灯片中添加文本字符时，需要通过文本框来实现1、执行“插入→文本框→水平（垂直）”命令，然后在幻灯片中拖拉出一个文本框来2、将相应的字符输入到文本框中3、设置好字体、字号和字符颜色等4、调整好文本框的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可注意：也可以用“绘图”工具栏上的文本框按钮来插入文本框，并输入字符。2.插入文本框二、工作简报（PPT）制作技巧如果演示文稿中需要编辑大量文本，直接输入文本的方法：在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，切换到“大纲”标签下。然后直接输入文本字符。每输入完一个内容后，按下“Enter”键，新建一张幻灯片，输入后面的内容。注意：如果按下“Enter”键，仍然希望在原幻灯片中输入文本，只要按一下“Tab”键即可。此时，如果想新增一张幻灯片，按下“Enter”键后，再按一下“Shift+Tab”键就可以了3.直接输入文本二、工作简报（PPT）制作技巧为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作1、执行“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框2、定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中3、用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动方向键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的4.插入图片二、工作简报（PPT）制作技巧为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果1、执行“插入→影片和声音→文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框2、定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮注意：演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。5.插入声音二、工作简报（PPT）制作技巧我们可以将视频文件添加到演示文稿中，来增加演示文稿的播放效果1、执行“插入→影片和声音→文件中的影片”命令，打开“插入影片”对话框2、定位到需要插入视频文件所在的文件夹，选中相应的视频文件，然后按下“确定”按钮注意：演示文稿支持avi、wmv、mpg等格式视频文件3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中4、调整处视频播放窗口的大小，将其定位在幻灯片的合适位置上即可6.视频文件添加二、工作简报（PPT）制作技巧要想将Falsh动画添加到演示文稿中，的操作稍微麻烦一些1、执行“视图→工具栏→控件工具箱”命令，展开“控件工具箱”工具栏。2、单击工具栏上的“其他控件”按钮，在随后弹出的下拉列表中选“ShockwaveFlashObject”选项，然后在幻灯片中拖拉出一个矩形框（此为播放窗口）3、选中上述播放窗口，按工具栏上的“属性”按钮，打开“属性”对话框，在“Movie”选项后面的方框中输入需要插入的Flash动画文件名.SWF及完整路径，然后关闭属性窗口注意：建议将Flash动画文件和演示文稿保存在同一文件夹中，这样只需要输入Flash动画文件名称，而不需要输入路径了4、调整好播放窗口的大小，将其定位到幻灯片合适位置上，即可播放Flash动画了7.插入Flash动画二、工作简报（PPT）制作技巧Office多个组件中都有艺术字功能，在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果1、执行“插入→图片→艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框2、选中一种样式后，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字”对话框3、输入艺术字字符后，设置好字体、字号等要素，确定返回4、调整好艺术字大小，并将其定位在合适位置上即可注意：选中插入的艺术字，在其周围出来黄色