工程项目档案整理

工程项目档案整理基本方法灵台县档案局曹建忠一、基本概念工程项目文件根据国家档案局发布的行业标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，工程项目又称基建项目，是指在工程建设活动中直接形成的，经过鉴定、整理并归档，具有查考价值的真实记载项目建设过程的各种记录。工程项目文件构成工程项目文件项目前期文件项目竣工文件竣工验收文件项目施工文件项目竣工图项目监理文件项目开工前及准备阶段项目试运行及竣工验收阶段施工及竣工阶段二、工程项目档案整理的程序文件收集卷内编目组卷文件鉴定清整制定分类方案案卷目录装订装盒入库上架编页号编目录备考表案卷封面填背脊第一步：工程项目文件收集一是主动移交；二是被动掌控。（一）工程项目文件收集责任：1.项目前期准备阶段收集责任2.项目施工阶段收集责任3.项目试运行阶段收集责任（二）项目文件收集种类和范围1.可行性研究、任务书2.设计基础文件3.设计文件4.项目管理文件5.施工文件6.监理文件7.工程设备文件8.科研项目9.涉外文件10.生产技术准备、试生产文件11.财务、器材管理文件12.竣工验收文件（三）项目文件收集时间要求：工程技术文件：进展——分阶段——竣工验收后一般要求竣工验收后三个月内其它文件：管理性文件：办理完后第二年上半年归档；会计文件材料：会计年度终了后归档，会计部门保管一年后移交；照片、录音、摄像产生的电子文件可每季度归档一次。专题研究、学术考察和会议文件材料，在活动完后一个月内归档；合同文本合同签字前招标、投标、评标等准备文件在签字后半月内归档。（四）工程项目文件收集质量要求1.完整、准确2.原件3.清晰、整洁4.签章完备5.书写材料符合要求6.装订要求7.其它要求：第二步：编制分类方案（一）分类原则：1.遵循工程项目档案形成规律2.便于保管利用3.维持职能导向。按职能；按部门。4.兼容其它5.可扩展6.标准统一（二）工程项目档案分类方案编制工程项目档案分类方案编制流程图项目档案内容分析类目划分类目表编制类目排序类目编号分类方案编号规则平等类目之间关系一级二级以上类目一级类目（三）档案分类方案内容1.分类说明；2.使用介绍；3.类目表。一般可分九个基本类目（一级类目）：前期工作、工程设计、项目管理、基本建设、合同管理、科技管理、设备管理、质量安全、财务管理。第三步：文件材料的鉴定、清整鉴定清整原则：及时准确完整系统规范请使用统一格式，标准化档案用具用品第四步：组卷组卷原则：内在联系性。合理性。数量、分类合理。齐备性。（二）组卷方法1.项目施工类文件一般按照单项工程、单位工程进行组卷，也可按装置、阶段、结构、专业进行组卷。2.项目竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序进行组卷。3.设备类文件按照专业、台件组卷。4.管理类文件按照问题、时间组卷，或按文件类别进行组卷。5.监理类文件按照文种进行组卷。6.原材料试验按照单项工程、单位工程组卷。（三）卷内文件排列顺序排列原则：1.管理性文件。按问题、时间或重要程度排列，一般以问题为主，结合时间或重要程度。也可以时间为主，结合问题或重要程度排列。2.施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。3.设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。4.竣工图按专业、图号排列。5.卷内文件排列时，图文混合的，文字材料在前，图样在后，翻译文字在前，原文在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿草稿在后。（四）常见工程项目文件组卷1.合同文件组卷——属管理性，按问题、时间组卷合同文本合同前期文本合同执行文件立项文件投标文件评标文件各类函件开发标件招标文件其它文件支付文件2.设计文件组卷分：按项目组卷；按专业组卷。3.顺序工艺设备文件组卷按设备购置、安装、使用、附件增减、人员变动、维护、调拔、报废等顺序组卷。4.竣工文件组卷监理文件按文种组卷。如监理大纲、供应商资质审核、施工组织设计、开工令、监理通知、监理日志、施工设计变更等文种组卷。项目施工文件夹按单项工程、单位工程（或装置）、阶段、结构、专业组卷。项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、、环保等顺序组卷，也可参考设计文件排列顺序组卷。5.文书材料组卷按问题组卷：将反映同一问题或同一事物的相关文件组成一卷；按时间组卷：将属于同一年度、季度或月份的文件组成一卷；按重要程度排列组卷。一般建设按问题组卷。将同一性质或问题相近的文件组成一卷，按时间或重要程度排列：重要在前，次要在后；批复在前，请示在后；结果在前，查证材料在后；总表在前，分表在后；也可按件组卷。6.其它介质材料组卷声像光盘岩土芯样第五步：编目编目编页码编卷内目录备考表（一）页码编写从1开始，用自然数，也可用打号机，单页标在右下角，双面标在左下角；图样标在右下角或标题栏外右上方。对于成套图样或成册有页码的不编。各卷独立编页码，卷间不连续。（二）卷内文件目录编制序号文件编号文件题名责任者日期起止页号备注工程项目档案卷内文件目录工程项目档案备考表本卷共页，其中文字材料件页，照片张。组卷部门对本卷完整情况说明：组卷人：检查人：日期：保管或使用中出现的情况及卷内文件变化情况说明：负责人：日期填写备考表第六步：案卷装订1.卷皮、卷内表格规格：卷盒310*220MM，2.案卷装订先检查，除去金属物和杂物，按卷内目录、文件材料、备考表顺序装订。可成卷，也可单份文件装订，图纸可不订。三孔法，装订夹、线绳均可。按件装订要在每份文件上加盖填写档号章3.案卷装盒及封面编制全宗号：档号：档案馆号：案卷题名立卷单位：起止日期：保管期限：密级：档案盒、案卷封面保管期限档号案卷题名（关键词）背脊式样第七步：编制案卷目录序号分类号档案号案卷题名起止时间卷内张数保管期限备注工程项目档案案卷目录第八步：入库上架档案柜密集架